La facturación electrónica como herramienta para la mejora de la eficiencia en los procesos y el intercambio electrónico de información en el sector de automoción

摘要

Desde sus principios, las Tecnologías de la Información han contribuido a aliviar el enorme peso que suponen las tareas administrativas en la empresa, para cuya adecuada gestión es preciso destinar una gran cantidad de recursos. En este sentido, uno de los procesos más complejos y heterodoxos es el de facturación, el cual, debido a su naturaleza multidepartamental, involucra a distintas áreas de la empresa (comercial, logística, administración, contabilidad, financiero y sistemas), a la vez que afecta a la forma que tiene cada empresa de relacionarse con sus clientes y proveedores.Hasta ahora, el hecho de tener la factura en papel impedía optimizar el trabajo, puesto que era preciso manipular las facturas manualmente, mientras que la cantidad de personas involucradas y la variedad de formatos y tamaños provocaba fallos y dificultaba su conservación y recuperación.La clara voluntad de las empresas y de la Administración por transformar este sistema empresarial en uno más productivo y fiable, propició la aparición del marco legal que otorga validez definitiva a la facturación electrónica, completándose mediante el Real Decreto 1496/2003 la legislación que equipara, en términos fiscales y legales, la factura electrónica con su equivalente en papel. En términos generales, la facturación electrónica consiste en la transmisión de un documento electrónico que contiene todos los datos de la factura y que, mediante la inclusión de la firma digital avanzada, tiene total validez legal frente a los organismos oficiales. La firma, permite garantizar los principios básicos exigidos a la facturación: la autenticidad del origen de las facturas electrónicas y la integridad de su contenido (la no modificación desde su creación), lo que impide el repudio de la factura por su emisor.A la vista de estas características, se puede observar cómo la factura digital puede presentarse como un documento con mejores características de seguridad, incluso, que el tradicional papel impreso.Asimismo, la aprobación de la Ley que da plena vigencia a la facturación electrónica supone un avance muy importante hacia la materialización de un entorno B2B sin papeles con las ventajas que esto conlleva para la empresa (aumento de la productividad y reducción de costes), para el usuario (incremento de la calidad de servicio) y para la sociedad (respeto por el medio ambiente). Todas estas mejoras en el proceso de facturación tienen un claro reflejo en el aumento de la competitividad de las empresas, que podrán destinar sus recursos a las actividades estratégicas que constituyen el punto neurálgico de su negocio.Desde esta perspectiva y centrándonos en el sector de automoción español, aun siendo numerosas las compañías del sector que ya intercambiaban facturas electrónicas apoyándose en los estándares EDI recomendados por ODETTE, se seguía intercambiando la factura en papel como soporte legal a la transacción comercial efectuada. Bajo este marco de evolución hacia la mejora de la eficiencia de los procesos y el intercambio electrónico de información, se desarrolla el proyecto de referencia, fruto del trabajo del cual es este informe que, partiendo en un primer lugar de la definición de los objetivos del proyecto y alcance del mismo, pasará a analizar el marco legal y tecnológico que soporta el desarrollo de herramientas para la facturación electrónica entre empresas con efectos fiscales y legales.A continuación, se expondrá el plan de trabajo realizado, que se centrará principalmente en la descripción y cronograma de las actividades desarrolladas durante el proyecto, identificando a los agentes involucrados en la ejecución de las distintas acciones y su grado de participación en el mismo. Posteriormente y con motivo de su relevancia en el marco del proyecto y mayor grado de implicación del alumno, se procederá a una explicación detallada del desarrollo de la prueba piloto, que se centrará en la organización, planificación y ejecución del mismo.Una vez analizada la prueba piloto, se presentará la evaluación de los resultados obtenidos, particularizando en las valoraciones cuantitativas de ahorros alcanzados tras la implementación del sistema y finalizando con las conclusiones generales del proyecto.Por último, es necesario destacar, que atendiendo a la figura de ANFAC/ODETTE España como organismo para la normalización y mejora de las relaciones cliente-proveedor en el sector de automoción, el proyecto de referencia, no es un proyecto de desarrollo tecnológico meramente, sino que ha incorporado acciones de coordinación del desarrollo, interlocución entre los agentes participantes, implementación, difusión y evaluación de resultados.