Rancang Bangun Sistem Informasi Personalia Daerah (siperda): Studi Kasus di Badan Kepegawaian Daerah Kab. Kotawaringin Barat

摘要

HARYO PRABOWO, 2004. Rancang Bangun Sistem Informasi Personalia Daerah (SIPERDA) (Studi Kasus di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Kotawaringin Barat). Dibawah bimbingan KUDANG BORO SEMINAR dan HENDRI TANJUNG.udududSumber daya manusia merupakan salah satu aset organisasi yang menjadi tulang punggung suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya dan sangat berpengaruh terhadap kinerja dan kemajuan organisasi. Teknologi informasi sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumberdaya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Organisasi pemerintah memiliki jumlah pegawai yang relatif besar, terdiri dari banyak eselon, jenjang jabatan yang bertingkat-tingkat dan terdistribusi dalam berbagai dinas.ududBanyak sekali aspek yang tercakup dalam hal kepegawaian yang harus diperhatikan, dimulai dari saat pegawai diterima, jenjang karir, pendidikan, mutasi, kesejahteraan hingga masa pensiun. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka diperlukan sistem informasi personalia daerah yang dapat memenuhi kebutuhan proses / analisa dan informasi kepegawaian. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada setiap kegiatan penyelenggaraan pemerintahan tidak dapat dihindari lagi untuk menuju good governance serta mempercepat penyelenggaraan otonomi daerah.ududBadan Kepegawaian Daerah Kabupaten Kotawaringin Barat pada saat ini belum memiliki Sistem Informasi Personalia / Kepegawaian yang terpadu, terintegrasi dan dapat mengelola data serta menghasilkan suatu informasi kepegawaian yang mudah dan sesuai dengan kebutuhan. Pengelolaan data masih menggunakan sistem manual dan file based dimana pengelolaan serta penyajian informasi masih sangat sederhana yang pada dasarnya hanya merekam data, tetapi tidak dapat memanfaatkan data yang telah dimiliki tersebut.ududPenelitian ini bertujuan untuk menghimpun dan menganalisis sistem informasi manajemen SDM yang ada pada Kabupaten Kotawaringin Barat dengan berorientasi pada aliran data yang menerapkan sebagian tahapan System Development Life Cycle (SDLC) dan membuat rancang bangun sistem informasi personalia daerah sebagai dasar pengambilan kebijakan dalam pengelolaan kepegawaian, baik kebutuhan pegawai, perencanaan karir, penempatan maupun pengembangan kualitas pegawai Kabupaten Kotawaringin Barat.ududRuang lingkup penelitian ini adalah : Sistem Informasi Personalia Daerah pada BKD Kabupaten Kotawaringin Barat, Sistem Informasi Personalia Daerah yang dibangun berupa prototype, proses pengambilan keputusan berdasarkan informasi dan aturan yang ada dalam Pegawai Negeri Sipil dan penggunaan Decision Support System dalam SIPERDA disini ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dalam pengelolaan PNS Struktural.ududPenelitian dilaksanakan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Kotawaringin Barat Propinsi Kalimantan Tengah, pada bulan Januari hingga Mei 2004. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan studi kasus, yang menjadi pertimbangan utama dalam hal ini adalah studi kelayakan baik secara organisasi (manajerial), teknis, maupun operasional. Pengumpulan informasi dilakukan dengan cara konsultasi dan wawancara dengan pegawai dan pejabat yang berkaitan langsung dengan pengelolaan dan pengurusan kepegawaian. Selain itu juga menggunakan data sekunder yang dapat mendukung dan berhubungan dengan obyek penelitian.ududAlat analisis yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah Flowchart Diagram, Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram. Sedangkan pembuatan rancang bangun prototype SIPERDA menggunakan software Ms. SQL Server 2000, Visual Basic 6.0, Adobe Photoshop 7, Crystal Report 8.5, Dreamweaver MX 6.0 dan Namo Web Editor 5.0.ududPembangunan dan pengembangan SIPERDA bertujuan untuk mempermudah proses pegelolaan dan pengolahan data kepegawaian serta menyajikan informasi kepegawaian secara mudah, relevan, lengkap, tepat waktu, akurat, proporsional dan sesuai dengan kebutuhan user. Berdasarkan investigasi yang dilakukan diperoleh gambaran, antara lain : 1). Secara organisasi, organisasi belum memandang penting tentang perlunya pengelolaan dan pengolahan data pegawai, hal ini ditunjukkan dengan sedikitnya jumlah personil yang mengelola di bidang pengolahan data, sementara pengelolaan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual, 2). Secara teknis dapat dikatakan perangkat keras (hardware) yang tersedia belum mencukupi. Software yang tersedia dapat dikatakan belum dapat mendukung pengembangan sistem informasi personalia secara optimal, karena software yang ada hanya berupa software sistem operasi, sistem aplikasi dan sistem utilitas. Sedangkan software bahasa pemrograman belum ada sama sekali terdapat didalamnya, 3). Secara operasional, terdapat beberapa kendala utama dalam pengelolaan dan pengolahan data serta informasi kepegawaian, yaitu kemampuan teknologi dan kualitas sumberdaya manusia (SDM) yang tidak seimbang. Keterbatasan sumber daya manusia, khususnya berkenaan dengan aspek kualitatif, meliputi pengetahuan dan keterampilan, serta persepsi dan sikap terhadap teknologi informasi yang ada.ududPengembangan teknologi informasi dilakukan dengan menggunakan pendekatan user centered. Berdasarkan investigasi yang dilakukan, diketahui kebutuhan user terhadap SIPERDA antara lain : memiliki sifat yang dinamis, memiliki format yang sama ditingkat Kabupaten maupun Instansi, menyajikan informasi yang lengkap tentang data-data yang dimiliki PNS dari sejak masuk (awal berkarir) hingga keadaan terakhir, dapat diaplikasikan pada hardware yang dimiliki oleh Dinas / Instansi dan dapat dioperasikan dengan mudah serta murah, selain berfungsi sebagai tools untuk pengelolaan data kepegawaian juga berfungsi sebagai informasi tentang aturan-aturan kepegawaian serta dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja PNS, mempermudah pengelolaan dan pengolahan data serta perencanaan kepegawaian.ududBadan Kepegawaian Daerah adalah perangkat daerah yang melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil. Manajemen PNS Daerah adalah keseluruhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajiban kepegawaian. Sistem informasi personalia atau SIM-PEG dapat dikembangkan untuk membantu kegiatan personalia dan unit-unit organsasi, baik dalam hal perencanaan SDM maupun pelaksanaan tugas dan fungsinya. Sistem informasi kepegawaian sebagai sebuah paket aplikasi kepegawaian dirancang sesuai kebutuhan yang ada hubungannya dengan informasi kepegawaian Pemerintah Daerah. Informasi kepegawaian tersebut berdasarkan kriteria tertentu dan merupakan solusi penataan manajemen pegawai yang efektif, efisien dan modern, yang sangat dibutuhkan dalam pengelolaan manajemen pegawai yang profesional. SIPERDA adalah suatu sistem yang terdiri dari software dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi pegawai. Aplikasi Sistem Informasi Personalia ini mempunyai peranan penting dalam menyiapkan Sumber Daya Aparat secara efektif dan efisien melalui tersedianya informasi personalia yang cepat, lengkap, dan akurat.ududHasil dari penelitian ini berupa prototype SIPERDA yang dapat menampilkan informasi / laporan kepegawaian sesuai kebutuhan yang pada umumnya terdapat dalam sistem kepegawaian PNS antara lain : Daftar Urut Kepangkatan (DUK), Data Nominatif dan Bezzeting, Biodata Pegawai, Kenaikan Pangkat Reguler, Waktu Kenaikan Gaji Berkala, Waktu Pensiun dan informasi kepegawaian berdasarkan klasifikasi tertentu ( Nama, NIP, Tanggal dan Tempat Lahir, Agama, Jenis Kelamin, Golongan Darah, Golongan/Pangkat, Jabatan, Eselon, Instansi, Jenjang dan Spesialisasi Pendidikan, Status Kepegawaian dan Diklat Struktural). Selain itu di dalamnya terdapat juga program Decision Support System untuk rekrutmen PNS, Penempatan PNS, Kenaikan Pangkat, Penentuan Diklat (Prajabatan, Struktural dan Teknis/Fungsional), Penentuan Jabatan dan Penentuan PNS untuk mengikuti Tugas Belajar. Decision Support System ini berfungsi untuk membantu para pengambil keputusan dalam melakukan manajemen dan perencanaan PNS, dengan demikian pengambilan keputusan tidak lagi ditunjang hanya oleh intuisi pimpinan (management) melainkan juga ditunjang oleh hasil analisis dari kumpulan data dan model yang ada.