新形势下如何加强电子文档的管理与利用

摘要

计算机的普及和广泛应用,为人们提供了方便、快捷、轻松的工作和学习平台,为企业节约了成本,带来了工作效益和提高了工作效率.而电子文件就是这个时代的产物,它产生于社会生活的各个领域,很多企业都利用计算机网络建立了自己的办公平台,实现办公自动化.电子档案的长处在于便于操作，减轻档案管理人员的劳动负荷，便于随时修正错误、补充遗漏，便于档案的开发利用。电子档案为人们提供便利的同时，也存在着诸多的不利因素，如电子档案的原始出处难以确认，电子档案内容的完整性很难保障，电子档案完全依赖设备，内容不能直接阅读，存在较大的安全隐患等。针对电子文件存在的利弊，在收集整理电子文件时，必须以有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性为原则。收集整理后的电子文件经立卷归档后就成了电子档案，如何对它进行管理和利用，就要从人员、软硬件条件和制度等方面加强。随着档案信息由封闭的内向型管理向开放的服务型管理的转变，电子档案越来越发挥出了它的独特功能，对电子档案的合理开发和安全利用比传统档案更具有实用性。