一种管理体系活动记录的归档系统及方法

摘要

本发明公开了一种管理体系活动记录的归档系统及方法，系统包括管理体系文件模块，用于上传管理体系文件目录及附件；管理体系活动记录设置模块，用于设置活动记录任务和选择关联管理体系文件模块的文件目录及附件；管理体系活动记录执行模块，用于不定期创建及定期接收管理体系的活动记录任务；管理功能模块用于为企业各个部门提供日常工作操作的功能，以及随着企业员工的操作产生工作记录；管理体系活动记录归档设置模块，用于设置活动记录的关联方式；管理体系活动记录归档模块，用于将所有管理体系的活动记录进行归档；其有益效果是：可归档不同管理体系下的活动记录，并按照不同管理体系的格式要求来存档，减少重复操作。

说明书

技术领域

本发明涉及体系管理技术领域，具体涉及一种管理体系活动记录的归档系统及方法。

背景技术

为了加强企业管理，并实现某个管理目标，现在的企业都会建立一些管理体系。例如质量管理体系(ISO9000)，环境管理体系(ISO14001)，信息安全管理体系(ISO27001)，安全管理体系(中华人民共和国船舶安全营运和防止污染管理规则)等。每个企业建立的管理体系虽然会基于某一个共同规范或标准，但都会因为企业自身管理的需求和框架，编制具备自己的管理特色的管理体系文件，体现出来的作业程序和管理记录表格完全不一样。而为了验证自己管理体系的有效执行，其管理体系下的各项管理记录需要完整存档，每年呈递给监管单位审阅，如果未按照管理体系里面所要求的程序步骤和管理记录表格进行记录，则就无法验证管理体系的有效执行，有可能导致管理体系的证书失效。概要来讲：每个企业都有自己特色的管理体系，需要将自己的日常工作痕迹(统称管理体系活动记录)按照管理体系中的要求记录存档下来，呈递给监管单位审核。

现有的管理体系活动记录，主要有以下几个问题：

1、每个企业的管理体系活动记录的格式完全不一样，在传统方式下，就靠企业各员工自己对照管理体系的要求来记录日常工作，工作量很大。

2、每个企业的管理体系贯彻实施的程度不一样，还因为员工的变动、各类工作环境的变化等原因，员工可能在便利性工作过程中，产生了一些自己舒服的工作方式，其工作记录并没有按照管理体系的管理记录表格要求来做。这就导致了日常管理工作与管理体系活动记录是分开的，企业为了满足管理体系的审核工作，需要额外补充满足管理体系格式要求的管理体系活动记录，重复工作量也很大。且这些额外补充管理体系活动记录仅仅是为了满足体系审核，并没有实质管理意义。

3、有的企业建立了几个管理体系，例如安全管理体系和质量管理体系，一些工作的记录既要满足安全管理体系要求，也要满足质量管理体系要求。导致很多工作，需要制作多个管理体系活动记录，来满足多个管理体系的管理审核要求。这也是重复工作。

4、管理体系不是一成不变的，需要根据最新法律法规要求、监管单位审核意见及企业自身管理要求，不断修改。这就导致了管理体系的活动记录样式也在变更，给企业的再次培训宣贯、更改工作记录等带来很大工作量。

5、现有企业的信息化系统，是为了某个企业的某个管理体系而开发的定制化模板，只能满足这家公司的临时的某一个管理体系需求。当企业的管理体系是多个，或者这些管理体系发生调整时，信息化系统要更改的工作量大。而且信息化系统要去解决每家企业的管理体系格式问题，投入的成本也非常大，企业需要付出的购买费用也很高，这严重制约了传统企业的信息化管理改造升级进程。另外，现有信息化系统的功能分布相互独立，与管理体系是脱节的，需要非常熟悉操作的人员来调取各个功能模块，找到合适的材料来进行管理体系活动记录审核工作，操作麻烦，且容易遗漏。

发明内容

本发明的发明目的在于：提供了一种管理体系活动记录的归档系统及方法，旨在解决现有技术中所存在的大量重复工作的缺陷。

第一方面：一种管理体系活动记录的归档系统，所述系统包括管理体系文件模块，管理体系活动记录设置模块，管理体系活动记录执行模块，管理功能模块，管理体系活动记录归档设置模块和管理体系活动记录归档模块；

所述管理体系文件模块，用于：

上传管理体系文件目录及附件，其中，所述管理体系包括多个管理体系，所述目录及附件包括对应的管理体系文件及管理表格；

以及内容设置，其中，所述内容设置包括适用部门范围权限设置和活动记录有无设置；

所述管理体系活动记录设置模块，用于设置管理体系的活动记录任务和选择关联所述管理体系文件模块中的文件目录及附件；

所述管理体系活动记录执行模块，用于不定期创建及定期接收管理体系的活动记录任务，并将执行该任务所产生的记录存储至所述管理体系活动记录归档模块；

所述管理功能模块包括系统内的其他各个功能模块，用于：

为企业各个部门提供日常工作操作的功能，以及随着企业员工的操作产生工作记录；

所述管理体系活动记录归档设置模块，用于：

设置好不同管理体系下的活动记录存储内容、格式和周期，并存储到管理体系活动记录归档模块；

设置活动记录的关联方式；其中，所述关联方式包括关联所述管理功能模块，或关联所述活动记录任务；

所述管理体系活动记录归档模块，用于将所有管理体系的活动记录进行归档，并按照管理体系的格式要求呈现。

作为本申请一种可选的实施方式，所述的一种管理体系活动记录的归档系统，还包括公司设置模块，所述公司设置模块用于提供公司信息，并根据所述管理体系活动记录归档设置模块中的关联设置，将其展示到各功能模块输出具体的管理体系活动记录中。

作为本申请一种可选的实施方式，若没有在所述管理体系活动记录设置模块中，选择关联所述管理体系文件模块中的附件，则在所述管理体系活动记录执行模块中，可选择本地上传其他模板来进行在线编辑并提交。

作为本申请一种可选的实施方式，所述将所有管理体系的活动记录进行归档，具体包括：

首先将所述管理体系文件模块中存储的管理体系文件引用过来，形成一个清晰的文档目录；

然后在每个设置为有活动记录的体系文件下面，通过所述管理体系活动记录归档设置模块的设置来关联生成管理体系活动记录。

作为本申请一种可选的实施方式，进行归档时，包括两种归档方法：

一种是利用所述管理体系活动记录执行模块的活动记录任务来归档；

另一种是通过所述管理功能模块来归档。

第二方面：一种管理体系活动记录的归档方法，应用于第一方面所述的一种管理体系活动记录的归档系统，所述方法包括：

利用管理体系文件模块上传管理体系文件目录及附件，以及内容设置；

通过管理体系活动记录设置模块，设置管理体系的活动记录任务和选择关联所述管理体系文件模块中的文件目录及附件；

通过管理体系活动记录执行模块，不定期创建及定期接收管理体系的活动记录任务，并将执行该任务所产生的记录存储至管理体系活动记录归档模块；

通过管理功能模块为企业各个部门提供日常工作操作的功能，以及随着企业员工的操作产生工作记录；

通过管理体系活动记录归档设置模块设置好不同管理体系下的活动记录存储内容、格式和周期，并存储到管理体系活动记录归档模块；

设置活动记录的关联方式；其中，所述关联方式包括关联所述管理功能模块，或关联所述活动记录任务；

由管理体系活动记录归档模块将所有管理体系的活动记录进行归档，并按照管理体系的格式要求呈现。

作为本申请一种可选的实施方式，所述方法还包括：

通过公司设置模块提供公司信息，并根据所述管理体系活动记录归档设置模块中的关联设置，将其展示到各功能模块输出具体的管理体系活动记录中。

作为本申请一种可选的实施方式，所述方法还包括：

在所述管理体系活动记录执行模块中，可选择本地上传其他模板来进行在线编辑并提交。

作为本申请一种可选的实施方式，所述将所有管理体系的活动记录进行归档，具体包括：

首先将所述管理体系文件模块中存储的管理体系文件引用过来，形成一个清晰的文档目录；

然后在每个设置为有活动记录的体系文件下面，通过所述管理体系活动记录归档设置模块的设置来关联生成管理体系活动记录。

作为本申请一种可选的实施方式，进行归档时，包括两种归档方法：

一种是利用所述管理体系活动记录执行模块的活动记录任务来归档；

另一种是通过所述管理功能模块来归档。

采用上述技术方案，具有以下优点：本发明提出的一种管理体系活动记录的归档系统及方法，通过管理体系文件模块企业可以建立多个管理体系，上传多套体系文件，在管理体系活动记录归档模块可以归档不同管理体系下的活动记录，并按照不同管理体系的格式要求来存档，满足多个管理体系的管理审核要求，减少重复操作；

根据管理体系活动记录归档设置模块设置后，自动按照管理体系中的格式内容要求排版存档到管理体系活动记录归档模块，不需要员工二次重复操作，员工的操作培训成本也大大降低；

同时将所有管理体系的活动记录进行归档，方便校验管理体系活动记录的实施完整性和有效性，企业能清晰判断公司的管理体系是否完整正常在执行。

附图说明

图1是本发明实施例所提供的一种管理体系活动记录的归档系统的结构示意图；

图2是本发明实施例所提供的一种管理体系活动记录归档方法的流程图。

具体实施方式

下面将详细描述本发明的具体实施例，应当注意，这里描述的实施例只用于举例说明，并不用于限制本发明。在以下描述中，为了提供对本发明的透彻理解，阐述了大量特定细节。然而，对于本领域普通技术人员显而易见的是：不必采用这些特定细节来实行本发明。

在整个说明书中，对“一个实施例”、“实施例”、“一个示例”或“示例”的提及意味着：结合该实施例或示例描述的特定特征、结构或特性被包含在本发明至少一个实施例中。因此，在整个说明书的各个地方出现的短语“在一个实施例中”、“在实施例中”、“一个示例”或“示例”不一定都指同一实施例或示例。此外，可以以任何适当的组合和、或子组合将特定的特征、结构或特性组合在一个或多个实施例或示例中。此外，本领域普通技术人员应当理解，在此提供的示图都是为了说明的目的，并且示图不一定是按比例绘制的。

下面结合附图，对本发明作详细的说明。

参考图1所示，一种管理体系活动记录的归档系统及方法，所述系统包括管理体系文件模块，管理体系活动记录设置模块，管理体系活动记录执行模块，管理功能模块，管理体系活动记录归档设置模块和管理体系活动记录归档模块；其中，所述管理功能模块是指系统的其他各个功能模块；

所述管理体系文件模块，用于：

上传管理体系文件目录及附件，其中，所述管理体系包括多个管理体系，所述目录及附件包括对应的管理体系文件及管理表格；

需要说明的是，多个管理体系包括安全管理体系、质量管理体系和环境管理体系等；

目录内容包含了体系类型名称(某某公司安全管理体系，某某公司质量管理体系、某某公司环境管理体系等)、体系文件编号、体系文件名称、文件分类、主办部门、生效日期、文件描述和附件等；管理体系文件分类包含了管理记录表格，是各部门工作记录应该遵守的格式。

以及内容设置，其中，所述内容设置包括适用部门范围权限设置和活动记录有无设置；

所述适用部门范围权限设置，用来给不同管理体系下的管理体系文件设置适用部门范围；

所述活动记录有无设置，用来给管理体系文件设置是否存在活动记录要求，从而给需要活动记录的管理体系文件做后续筛选关联；

实施时，权限范围包括选定适用部门及船舶；所述活动记录设置包括：设置了有活动记录，则后面就必须关联到某功能模块，或关联到某体系活动记录任务。如果设置了“有活动记录”，则该体系文件将在管理体系活动记录归档设置模块中，提示用户操作设置活动记录的关联方式。

所述管理体系活动记录设置模块，用于设置管理体系的活动记录任务和选择关联所述管理体系文件模块中的文件目录及附件；

具体地，设置管理体系活动记录任务，包含活动记录类型(属于什么管理体系)、文件编号、表格编号、表格名称、生效日期、上传周期、首次上传时间、上传责任人，审批流程节点及各节点审批者，预警时间，责任部门，报送部门，适用范围等，并选择关联“管理体系文件模块”中的管理体系文件及管理表格；管理体系活动记录设置模块可以设置多个管理体系，例如安全管理体系和质量管理体系，用户在设置时，根据活动记录类型，将在“管理体系文件模块”中找到对应管理体系类型的管理体系文件进行关联。

所述管理体系活动记录执行模块，用于不定期创建及定期接收管理体系的活动记录任务，并将执行该任务所产生的记录存储至所述管理体系活动记录归档模块；

具体地，根据管理体系活动记录设置模块里面设置好管理体系活动记录任务后，责任部门的上传责任人可以在管理体系活动记录执行模块中定期收到管理体系活动记录任务。上传责任人打开任务后，会看到这个任务详情，并看到其关联的管理体系文件及管理表格。该系统引入在线文档编辑技术，则上传责任人可以点击关联的管理表格模板，直接在线填写工作记录，点击保存后，系统会将其自动存储到执行附件下面，上传责任人可以进一步修改，直至提交。提交后，处于审批流程节点上的后续审核者会在管理体系活动记录执行模块中收到待验收任务，点击打开后，会看到该管理体系活动记录待验收任务的详情及附件，后续验收者可以直接点击附件，通过在线文档编辑技术，打开附件，填写验收说明后，提交，该附件会自动存储到验收者的验收附件下；依次类推，直到最后一个人验收，这个管理体系活动记录任务的验收附件将是以管理体系的格式要求存储的最新活动记录，满足管理体系审核要求。

所述管理功能模块包括系统内的其他各个功能模块，用于：

为企业各个部门提供日常工作操作的功能，以及随着企业员工的操作产生工作记录；

具体地，各个功能模块包括设备保养模块、库存管理模块、采购管理模块、人事管理模块等，这些功能模块会随着企业员工的操作产生工作记录。然后通过管理体系活动记录归档设置模块，来设置好不同管理体系下的活动记录存储内容、格式和周期，存储到管理体系活动记录归档模块。

所述管理体系活动记录归档设置模块，用于：

设置好不同管理体系下的活动记录存储内容、格式和周期，并存储到管理体系活动记录归档模块；

设置活动记录的关联方式；其中，所述关联方式包括关联所述管理功能模块，或关联所述活动记录任务；

具体地，所述关联管理功能模块方式，用于将所述管理功能模块与体系文件模块的对应体系文件名称及附件关联起来，并设置好输出内容、格式、排版、节点和周期；

所述关联活动记录任务方式，用于呈现并再次核对该体系文件名称及附件下已通过所述管理体系活动记录设置模块设置的已关联活动记录任务。

进一步地，所述的一种管理体系活动记录的归档系统，还包括公司设置模块，所述公司设置模块用于提供公司信息，例如公司logo，全称、简称等；

并根据所述管理体系活动记录归档设置模块中的关联设置，将其展示到各功能模块输出具体的管理体系活动记录中。

所述管理体系活动记录归档模块，用于将所有管理体系的活动记录进行归档，并按照管理体系的格式要求呈现。

具体的，所述管理体系活动记录归档模块是将所有管理体系的活动记录进行归档，并按照管理体系的格式要求呈现；呈现时，会统计显示出归档情况和进度等信息。

首先将所述管理体系文件模块中存储的管理体系文件引用过来，形成一个清晰的文档目录；应用时，可采用是否有活动记录来进行筛选；

然后在每个设置为有活动记录的体系文件下面，通过所述管理体系活动记录归档设置模块的设置来关联生成管理体系活动记录；由于其设置方式包括两种，因此，在进行归档时，包括两种归档方法：

一种是利用所述管理体系活动记录执行模块的活动记录任务来归档；由于管理体系活动记录设置模块已经将管理体系活动记录任务关联到对应的管理体系文件，故管理体系活动记录任务在执行并验收后，其附件就是依照体系文件要求生成的；

另一种是通过所述管理功能模块来归档；即，用户点击此类型时，系统会提示该管理体系活动记录关联具体哪个管理功能，用户选中某个管理功能后，系统会进一步将该管理功能的所有内容字段全部罗列出来，用户可以基于公司的管理体系要求，选择使用哪些字段，并进行排序排版。设置好格式后，用户可以进一步设置归档条件(例如定期，或该功能的工作结束)后，则管理功能的操作数据会自动归档到这个管理体系活动记录归档模块，并按照管理体系的格式要求，呈现出该有的字段和排版。且页面眉头信息中的公司信息可以来自于公司设置模块，活动记录的文件编号来自于管理体系活动记录归档模块所引用的体系文件模块中的体系文件编号。

在其他实施例中，在上述方案的基础上，为提高使用的灵活性，实施时，若没有在所述管理体系活动记录设置模块中，选择关联所述管理体系文件模块中的附件，则在所述管理体系活动记录执行模块中，可选择本地上传其他模板来进行在线编辑并提交。

具体地，上传责任人可以选择本地上传其他模板来在线编辑提交。后面的验收者，仍可以通过点击上传责任人的执行附件，填写验收说明后，逐步往后提交，直至最终验收存储。

进一步地，为便于监管审核，该系统还提供第三方接口，用于与外部的平台的实现数据交互。

通过上述方案，具有以下优点：

企业可以建立多个管理体系。管理体系文件模块可以上传多套体系文件，在管理体系活动记录归档模块可以归档不同管理体系下的活动记录，并按照不同管理体系的格式要求来存档。

不同企业都可以使用这套系统，信息化系统的研发及推广成本大大降低。有利于行业创新。

可以将员工的在管理功能模块中的日常操作工作，根据管理体系活动记录归档设置模块设置后，自动按照管理体系中的格式内容要求排版存档到管理体系活动记录归档模块，不需要员工二次重复操作。员工的操作培训成本也大大降低，管理体系以后更新，系统的超级管理员也只要到管理体系活动记录归档设置模块做调整即可，不涉及到企业各部门员工的工作变更，其他部门员工只需要清楚他的职责范围，并做好自己的工作即可，而不是需要特别注重格式，因为员工操作好后，这些工作记录会自动按照这些设置好的格式按期或按照工作状态存储到不同管理体系的活动记录归档模块中。

如果管理功能模块未能包含企业信息化系统的日常办公，可以通过管理体系活动记录设置模块来直接关联体系文件模块中的体系文件及管理表格来直接生成管理体系活动记录任务，用户可以点击任务，打开关联体系文件模块的体系文件模板，利用信息化系统的在线文档技术，来操作提交，并通过逐步审核后，形成验收文件，归档到管理体系活动记录执行模块，然后关联存储在管理体系活动记录归档模块。故系统通过两种模块，让传统企业可以完整实施全部电子化。消除了纸质文档工作，大大提高了办事效率。

管理体系活动归档模块中将自动统计显示出归档情况和进度，包括未设置关联的体系文件，未归档到有效活动记录的体系文件，已经归档到有效活动记录的体系文件、应该归档多少份，实际归档多少份等，企业能清晰判断公司的管理体系是否完整正常在执行，如果没有执行，是谁没有执行到位。点击进去，能看到所有关联的活动记录，检索效率也更快。方便了监管单位的审核工作。如果监管单位有监管平台，该系统还可以提供接口，直接将企业存档的完整的活动记录提交到监管平台，加强了整个行业的监管效率，实现远程规范审核。在疫情防控下，也避免了疫情感染的可能性。

参照图2所示，基于同样的发明构思，本发明实施例还提供了一种管理体系活动记录的归档方法，应用于前文所述的一种管理体系活动记录的归档系统，所述方法包括：

S101，利用管理体系文件模块上传管理体系文件目录及附件，以及内容设置；

S102，通过管理体系活动记录设置模块，设置管理体系的活动记录任务和选择关联所述管理体系文件模块中的文件目录及附件；

S103，通过管理体系活动记录执行模块，不定期创建及定期接收管理体系的活动记录任务，并将执行该任务所产生的记录存储至管理体系活动记录归档模块；

S104，通过管理功能模块为企业各个部门提供日常工作操作的功能，以及随着企业员工的操作产生工作记录；

S105，通过管理体系活动记录归档设置模块设置好不同管理体系下的活动记录存储内容、格式和周期，并存储到管理体系活动记录归档模块；

S106，设置活动记录的关联方式；其中，所述关联方式包括关联所述管理功能模块，或关联所述活动记录任务；

S107，由管理体系活动记录归档模块将所有管理体系的活动记录进行归档，并按照管理体系的格式要求呈现。

具体地，首先将所述管理体系文件模块中存储的管理体系文件引用过来，形成一个清晰的文档目录；

然后在每个设置为有活动记录的体系文件下面，通过所述管理体系活动记录归档设置模块的设置来关联生成管理体系活动记录；进行归档时，包括两种归档方法：

一种是利用所述管理体系活动记录执行模块的活动记录任务来归档；

另一种是通过所述管理功能模块来归档。

通过管理体系文件模块企业可以建立多个管理体系，上传多套体系文件，在管理体系活动记录归档模块可以归档不同管理体系下的活动记录，并按照不同管理体系的格式要求来存档，满足多个管理体系的管理审核要求，减少重复操作；

根据管理体系活动记录归档设置模块设置后，自动按照管理体系中的格式内容要求排版存档到管理体系活动记录归档模块，不需要员工二次重复操作，员工的操作培训成本也大大降低；

同时将所有管理体系的活动记录进行归档，方便校验管理体系活动记录的实施完整性和有效性，企业能清晰判断公司的管理体系是否完整正常在执行。

需要说明的是，各方法的具体实施步骤，参照前述系统实施例中的具体实施方式，在此不再赘述。

进一步地，所述方法还包括：

通过公司设置模块提供公司信息，并根据所述管理体系活动记录归档设置模块中的关联设置，将其展示到各功能模块输出具体的管理体系活动记录中。

这样只需简单的设置，即可十分方便的利于不同的公司使用，无需再专门制作对应的公司模板，减少了相应的重复操作。

实施时，所述方法还包括：

在所述管理体系活动记录执行模块中，可选择本地上传其他模板来进行在线编辑并提交。这样可使得使用的灵活性得到了加强，更适应于不同的企业兼容使用。

最后应说明的是：以上各实施例仅用以说明本发明的技术方案，而非对其限制；本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分或者全部技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的范围，其均应涵盖在本发明的权利要求和说明书的范围当中。