商业电子邮件中的称谓研究——正式性及礼貌策略视角

摘要

本文首先阐述了电子邮件作为一种应用于商业交流领域的新型信息媒介出现的背景、历史沿革及发展趋势。作为一种以计算机为载体,通过网络进行传输的信息传递工具,它首先在技术层面上,具有一些显著区别于利用邮局投递进行传送的传统商业信函的特点。这些特点对电子邮件用户带来的影响有可能直接反映在用语方面。文章回顾了以往的研究者在该领域所进行的一些相关研究。这些研究中绝大部分是将电子邮件作为一个整体所进行的,而不是针对商业邮件这个特定的类型。
　　 商业邮件作为一种较为正式的交流方式,与私人邮件相比在称谓选择、用语及礼貌策略方面可能存在明显的差异。与传统商业信函相比,商业电子邮件具有传输速度快、通信频率高等特点,这些特点也会对用语方面带来一定的影响。较高的交流频率有可能给正式的商业通信用语增加一定程度的类似于网络聊天的口语化倾向,这与传统信函中高度的书面语化语言是有所不同的。口语化是影响用语正式性的一个重要方面,对该方面应当有恰当的、适度的把握,使以电子邮件为媒介的商业交流变得更加畅通、高效、富有成果。
　　 在电子邮件写作方面,目前还没有公认的固定格式及规范。商业邮件的语言、称谓等方面,在表象上具有一定的随意性,但这种随意性并不是随机的,称谓及用语选择的背后有潜在的决定因素。由于商业邮件,尤其是公司内部邮件具有一定程度的保密性,为商业邮件的收集增加了一定的难度,不利于语言学研究人员利用足够大数量的样本对该领域进行大规模、系统性的研究,并得出具有统计学意义的数据。我们对从各种渠道收集来的二百封商业电子邮件按照称谓类别进行了分类,主要分为“Hi”“Hello”、“Dear”、直呼其名、无称呼五大类及其它小类,并通过量化的方式分析了不同类型的称谓类别在商业邮件中的出现频率以及背后的各种影响因素。我们对每一类样本邮件的正式性及各自采用的礼貌策略进行了分析,来研究称谓类别的选择对这两个方面的影响,并对称谓类别与直接影响正式性和礼貌策略的方面——通信双方的关系(内部同事/外部联系人、上下级、熟悉程度等)及沟通频率的关联性进行了探讨。在研究礼貌策略的过程中,运用了“积极面子”和“消极面子”理论。
　　 通过研究发现,商业电子邮件的在用语方面的正式性普遍低于传统商业信函,但采用不同称谓类型的邮件,用语的正式程度一般也有所不同。其中,以“Dear”或“Hello”作为称呼的商业邮件用语正式程度普遍高于其它类型。与传统商业信函相比,在商业邮件中使用尊称的频率大幅降低,即使是在正式程度最高的以“Dear”作为称呼的电子邮件当中,采用尊称的邮件数量也远少于不采用的情况。而且直呼其名及省略称呼的类型在商业邮件中占有较大的比例,即使在正式程度最高的外部对外商业邮件中,也有相当数量可归入这两种类型。在口语程度最高的邮件中,称呼、结束语以及签名都做了相应的省略,使邮件在语言格式方面几乎完全等同于口头交流或网络聊天。这种口语化的情况在传统商业信函中是不存在的。这种语言特点的出现是与电子邮件的高速传输、瞬时送达的特性密切相关的。通过研究还发现,称谓类型的选择与用语正式性及礼貌策略的采用是密切相关的。随着邮件发送及接收方通信数量的增加和频率的提高,礼貌策略的采用通常会由“消极面子策略”向“积极面子策略”转移,但是在某些情况下也会出现反方向的转移,这种转移往往伴随着称呼的改变。从总体来看,商业邮件对工作效率、参与沟通所提出的更高要求也使在传统商业信函中普遍采用的某些礼貌用语及尊称变得不再像以前那样必不可少。综上,商业邮件的在语言、格式、正式性及礼貌策略方面普遍不再遵从传统商业信函的标准,具有更加灵活自由的特点。
　　 最后,文章指出了文化背景可能对称谓及礼貌策略选择具有某种影响,这个方向有待进行深入细致的研究。