浅析数字档案室建设应该把握的关键环节——以苏州市国土资源局相城分局创建5A级数字档案室为例

摘要

数字档案建设不仅投资费用大,而且技术难度高,在建设过程中,如何把握数字档案室建设的关键环节,提高建设的效率和效益,实现事半功倍的目标,是每一个建设单位必须思考的问题.本文以苏州市国土资源局相城分局数字档案室建设为背景,探讨基层档案室在数字化建设中应该把握的关键环节,档案的“数字化”建设，极大地拓展了档案服务领域。数字化档案的最大优点在于它可以通过网络传送，实现档案信息的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用；同时还可以通过大数据技术，对档案信息进行充分的、全面的自动检索，可以说，数字化使档案利用以最新的手段、在最大的范围发挥出最大的效益。在当今技术条件下，没有任何其他办法比这更便利于档案利用、更能有效地进行档案信息资源开发。把传统载体档案数字化，实质上是向数字化要便捷服务，用数字化促便捷服务。如今，相城国土资源分局各业务部门工作人员，只要坐在自己办公室的电脑前，轻轻点击一下鼠标，调出数字档案，就能进行查阅，尤其是各国土资源所，可以充分利用网络进行档案查询，享受远程服务，节省了上下来回往返的奔波时间，提高了工作效率。档案的“数字化”建设，为各项业务工作提供了快捷、准确的基础数据保障。目前，“数字化”档案在相城区国土资源管理事业发展中发挥了越来越大的作用，以其高效、便捷的特点，真正使档案从库房中“走出来”、“活起来”、“亮起来”。