论文书立卷改革的基本因素和理论基础

摘要

我国现行的文书立卷工作,是由文书处理部门将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系组成特定案卷。这里所指的"案卷",是一组经过鉴定、分类、系统化整理与编目的有机联系的文件组合体。当文件形成发出或收到并运转处理完毕之后,便进入文书立卷阶段:将经过鉴定并确认具有保存价值的文件,按照既定的分类方案,分别纳入各自从属的类别中,然后经过系统化的组合整理,组成基本的保管与检索的单位,并以编目的方式固定其位置,排列上架进行保管,为机关各项工作提供利用。文书立卷的改革，也就是文件与档案管理在整理工作上的一体化。这种文档一体化的管理方法，既符合档案整理的原则和方法，同时，也是文件生命周期理论在中国档案学研究上的应用和发展。文书立卷改革，同样具有中外档案学的理论基础。由于办公自动化和档案管理现代化的需要，传统的文书立卷做法需要也是可以加以改革的，这既是这场改革的起因又是改革的基础。这一改革的实质内容是取消案卷，还档案以文件级实体管理的本来模式，这不仅是一种管理方法的改革，而是一种管理思想和观念的根本改变，它将影响到档案学的理论和档案管理的各个环节。它既是文档一体化管理的重要体现，又是文件生命周期理论的应用和发展，同时，与我国传统的档案学基本理论以及档案整理的原则与方法相一致，这一切说明了这一改革是必要和可行的。