纸质档案数字化质量的重要保证——档案前处理工作

摘要

档案数字化的根本目的是运用现代计算机和网络技术处理档案信息，实现可以公开的档案信息资源的高度共享和有效利用，以满足社会对档案利用的需求。也就是说利用优先是其基本原则，并间接达到减少传统档案调阅次数、切实捍卫传统档案实体安全的目标。根据档案数字化目的“用”“存”之争，档案数字化衍生出三大做法，即:全面的档案数字化战略、有选择的档案数字化战略、全面有选择的档案数字化战略。全面的档案数字化战略，即强调保持“原生态”，对馆、室藏各保管期限、各门类的档案不作任何处理，包括正文、定稿、草稿、修改稿甚至重复件等信息全面数字化。有选择的档案数字化，即对馆藏不同保管期限、不同门类的档案、控制(涉密)与开放卷，区分不同情况，有选择地进行数字化。全面有选择的档案数字化战略，“全面”即整体推进:按全宗群顺序，逐全宗、逐目录、逐卷(件)数字化;“有选择”即立足利用，冗余信息、短期和定期10年保管的档案原则不数字化。在这三种档案数字化战略中，选择哪一种战略，决定整个档案数字化的起点和全局，也决定投人成本和利用效果。湖北省选择的是“全面有选择的档案数字化战略”。