数字档案管理系统及方法

摘要

本发明公开了一种数字档案管理系统及方法，涉及信息管理领域。本发明包括工作台模块，文件管理模块，档案分类模块，档案管理模块，档案鉴定模块；文件管理模块与档案分类模块信号连接，档案分类模块与档案管理模块电性连接；档案鉴定模块与档案管理模块电性连接；工作台模块与文件管理模块、档案分类模块、档案管理模块、档案鉴定模块分别信号连接。本发明能够提高文件及档案管理的效率。

说明书

技术领域

本发明涉及技术信息管理领域，更具体的说是涉及一种数字档案管理系统。

背景技术

在信息技术全面快速发展的今天，档案管理的手段得到了全面的创新与优化，依托于信息化管理系统。档案管理实现了从传统的人工管理模式向信息管理转变。数字化档案管理能够在很大程度上优化档案管理的效率与质量，同时也能够整体优化档案的利用价值。传统的档案管理对于人、空间等需求比较大，需要耗费较大的人力物力财力。但数字化档案管理则实现了“人机结合”，依托于计算机系统，人可以快速实现对档案的各项处理，同时也能够整体提升档案的利用率。但数字化档案管理中还存在着较为突出的问题，直接影响档案管理的安全效益。因此，推动数字化档案管理的发展以及应用，应该采用科学的应对策略。

发明内容

有鉴于此，本发明提供了一种数字档案管理系统。

为了实现上述目的，本发明采用如下技术方案：

一种数字档案管理系统，包括工作台模块，文件管理模块，档案分类模块，档案管理模块，档案鉴定模块；所述文件管理模块与所述档案分类模块信号连接，所述档案分类模块与所述档案管理模块电性连接；所述档案鉴定模块与所述档案管理模块电性连接；所述工作台模块与所述文件管理模块、档案分类模块、档案管理模块、档案鉴定模块分别信号连接；所述工作台模块用于对档案进行检索，消息提醒以及对档案进行统计；所述文件管理模块用于管理档案的转入转出以及归档审批；所述档案分类模块用于档案的预归档以及对档案门类细分类；所述档案鉴定模块用于对档案的秘密等级，档案日期进行鉴定并记录；所述档案管理模块用于对档案按权限进行审批和记录。

优选的，所述档案鉴定模块包括档案鉴定记录模块，档案销毁模块；所述档案鉴定模块与档案销毁模块信号连接；所述档案销毁模块用于将废弃档案进行销毁。

优选的，所述档案分类模块内设置有字典管理模块和档案审批预归档模块，所述档案审批预归档模块与所述字典管理模块信号连接；所述档案审批预归档模块用于审批档案是否合格，所述字典管理模块用于将合格的档案归档到对应的档案门类。

优选的，所述字典管理模块还用于添加档案的小类，特定单位的档案管理以及配置相应单位的全宗号。

优选的，所述档案管理模块包括借阅模块和审批模块，所述借阅模块与审批模块信号连接；所述借阅模块用于借出实物档案、电子档案以及对外查询借阅档案；所述审批模块用于审批借阅是否合法。

优选的，所述文件管理模块包括归档审批模块和文件转入转出模块，所述档案审批模块与所述文件转入转出模块信号连接。

优选的，所述审批预归档模块、所述审批模块和所述归档审批模块均用于达流程节点的时候，给对应的审批人发送审批消息。

一种数字档案管理方法，包括以下步骤：

工作台获取文件，生成文件转入记录，对所述文件进行预归档；

若所述文件没有通过所述工作台的审批，则转出文件，并生成转出记录；

若所述文件通过所述工作台的审批，则对文件进行档案归类；

所述档案归类完成后，对档案进行管理，并实时更新档案。

优选的，还包括所述工作台对档案进行鉴定的过程，若工作台审批失败，则对档案进行销毁。

优选的，通过工作台查看审批消息信息，对当前信息进行出处理。

经由上述的技术方案可知，与现有技术相比，本发明公开提供了一种数字档案管理系统及方法，具有以下有益效果：

本发明实现了文件及档案管理的高效运作，提高行政管理水平和业务管理能力，面向针对文件创建和文件处理过程。档案管理在一定程度上是文件处理环节的延续，对归档的文件进行进一步管理，其在有价值公文的长期保管，价值挖掘，信息开发方面发挥着重要作用。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据提供的附图获得其他的附图。

图1附图为本发明的结构示意图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

本发明实施例公开了一种数字档案管理系统，如图1所示。

具体的，一种数字档案管理系统，包括工作台模块，文件管理模块，档案分类模块，档案管理模块，档案鉴定模块；文件管理模块与档案分类模块信号连接，档案分类模块与档案管理模块电性连接；档案鉴定模块与档案管理模块电性连接；工作台模块与文件管理模块、档案分类模块、档案管理模块、档案鉴定模块分别信号连接；工作台模块用于对档案进行检索，消息提醒以及对档案进行统计；文件管理模块用于管理档案的转入转出以及归档审批；档案分类模块用于档案的预归档以及对档案门类细分类；档案鉴定模块用于对档案的秘密等级，档案日期进行鉴定并记录；档案管理模块用于对档案按权限进行审批和记录。

其中，工作台包括我的消息、我的项目、档案统计、数字化统计、利用统计六部分组成。具体的，包括消息提醒：个人申请与审批相关消息列表；档案检索：首页提供全文检索便捷入口；档案统计：显示出系统中所有档案的文件数量占比的饼形图；数字化统计：显示无原文文件数与有原文文件数量占比的饼形图；利用统计：显示出所有档案利用的柱形统计图。

档案鉴定模块包括档案鉴定记录模块，档案销毁模块；档案鉴定模块与档案销毁模块信号连接；档案销毁模块用于将废弃档案进行销毁。

该模块是自动检查到期档案，通过归档年度及保管期限来判定，将过期档案生成列表，并提交重新鉴定或销毁申请操作。每天会有定时任务扫描系统内的档案，根据保管期限和归档年度两个维度判断档案是否过期，只有这两个字段完备且和当前时间比较后缺失过期了，才会生成到期档案信息。同时这个档案就不会在档案管理中显示了。到期的档案可以进行鉴定和销毁，档案鉴定时，可以修改保管期限，表单提交后进入审批流程，同时在鉴定情况列表中生成一条记录。审批通过后，鉴定后的档案会出现在档案管理列表中，在到期档案列表中消失。如果选择销毁，提交销毁表单后，则会在销毁情况列表中生成一条记录，同时会进入销毁审批流程中，审批完成后，档案就会销毁，系统中不会找到。

存放所有已经鉴定的档案，对于未通过的档案，可以再次提交鉴定申请的功能。录入要修改成的“保管期限”等数据，提交鉴定申请到“鉴定情况”模块中，等待审批。

其中，待审批档案，操作为审批、删除；未通过档案，操作为查看、重新销毁、删除；已通过档案，操作为查看、删除；销毁信息：返显鉴定时填写信息；鉴定档案列表：返显档案信息；审批记录：根据审批流显示各审批人审批情况。

档案分类模块内设置有字典管理模块和档案审批预归档模块，档案审批预归档模块与字典管理模块信号连接；档案审批预归档模块用于审批档案是否合格，字典管理模块用于将合格的档案归档到对应的档案门类。

字典管理模块还用于添加档案的小类，特定单位的档案管理以及配置相应单位的全宗号。

档案管理模块包括借阅模块和审批模块，借阅模块与审批模块信号连接；借阅模块用于借出实物档案、电子档案以及对外查询借阅档案；审批模块用于审批借阅是否合法。

文件管理模块包括归档审批模块和文件转入转出模块，档案审批模块与文件转入转出模块信号连接。建立文件类别，文件类别是文件的基础性质，在文件类别下，配置文件类别的数据字段(灵活配置),这样，每个文件类别下面的文件的字段就是灵活、确定、可不一样的了。在文件管理下，通过选择不同的文件类别，可以新增、录入、修改、删除文件，实现对文件的数字化管理。文件管理下，可以发起文件的的预归档审批，文件可以经过预归档审批变成预归档文件，失败就重新发起。

审批预归档模块、审批模块和归档审批模块均用于达流程节点的时候，给对应的审批人发送审批消息。

在本实施例中，

1针对文件

1.1建立文件类别，文件类别是文件的基础性质，在文件类别下，配置文件类别的数据字段(灵活配置),这样，每个文件类别下面的文件的字段就是灵活、确定、可不一样的了。

1.2在文件管理下，通过选择不同的文件类别，可以新增、录入、修改、删除文件，实现对文件的数字化管理。

1.3文件管理下，可以发起文件的的预归档审批，文件可以经过预归档审批变成预归档文件，失败就重新发起。

1.4在预归档列表，可以对预归档文件进行增删改查操作，也可以发起归档审批。成功之后，该文件就变成了档案，会存在于档案列表中，文件列表中会消失，失败需要重新发起。

2针对档案

2.1建立档案的门类，门类是一个档案的基础性质，在门类下，配置对应的数据字段(灵活配置)，这样，每个门类下的档案的字段就是灵活、确定、可不一样的了。

2.2在档案管理中，可以对系统内的档案进行新增、录入、修改、删除等操作，实现对档案的数字化管理。

2.3在档案管理中，可以对单个或者多个档案进行利用操作，也就是实物借阅、电子借阅、对外查询借阅。每个借阅都需要走审批流程，通过后，借阅生效，不通过，重新发起。实物借阅和对外查询借阅有借出状态，需归还后才可以再次借阅。电子借阅可同时申请借阅。

2.4系统每天会自动扫描计算档案文件，根据档案中的保管期限和保管日期得出的日期和当天比较，如果过期，会进入档案鉴定程序。可通过鉴定操作，修改保管期限使档案不过期，也可通过销毁操作，进行档案销毁，档案销毁后，档案就不存在这个系统了。鉴定操作和销毁操作，都有审批流程，通过对应操作才生效，失败需要重新发起。

2.5所有审批，会在到达流程节点的时候，给对应的审批人发送审批消息。

本说明书中各个实施例采用递进的方式描述，每个实施例重点说明的都是与其他实施例的不同之处，各个实施例之间相同相似部分互相参见即可。对于实施例公开的装置而言，由于其与实施例公开的方法相对应，所以描述的比较简单，相关之处参见方法部分说明即可。

对所公开的实施例的上述说明，使本领域专业技术人员能够实现或使用本发明。对这些实施例的多种修改对本领域的专业技术人员来说将是显而易见的，本文中所定义的一般原理可以在不脱离本发明的精神或范围的情况下，在其它实施例中实现。因此，本发明将不会被限制于本文所示的这些实施例，而是要符合与本文所公开的原理和新颖特点相一致的最宽的范围。