在电子文档中创建、插入和复用文档组成部分的方法、系统和计算机可读介质

摘要

提供了一种在电子文档中创建、插入和复用文档组成部分的方法、系统和计算机可读介质。依照一系统，一文字处理应用程序接收对文档组成部分类别的选择。响应于文档组成部分类别的选择，一文档组成部分库在用户界面中显示。接收一个从库中选择的文件组成部分并插入到电子文档中而无需额外格式化。文档组成部分库为电子文档定义页面布局。可在用户界面中通过更改之前建立的文档组成部分来创建新的文档组成部分。

说明书

背景技术

现代文字处理器使用户可以容易地创建电子文档。许多现代文字处理器包含模版以便于用已经嵌入其中的版式和样板文件文本创建新文档。有些还能插入“文档组成部分”，这种“文档组成部分”通常表示那些与特殊类型的文档有关的可复用的样板文件内容片段。这些要素通常包括诸如商业信函的问候语，或适于包含在页眉或页脚中的内容，像页数或章节标题等等。文字处理应用程序的用户通常从模版作者创建的模版中选择想要的文档组成部分，然后将选择的文档组成部分插入文档。然而，现代文字处理器的文档组成部分的创建和插入向模版作者以及终端用户都展示了许多改进的机会。

与用于现代文字处理器中的文档组成部分模版的创建相关联的一个缺陷是：对于什么可以包括在文档组成部分之中以及一旦被插入文档它要扮演什么具体角色有一定的限制。例如，尽管现今可以做一个含有可包含于页眉中的内容的所有需要的片断的可复用的文档组成部分，现今却不可能容易地将它标记为页眉类型，以致当用户选择它时，应用程序会知道这组成部分被期望作为页眉使用，而不是仅仅作为在用户插入点被插入的富文本。本发明的一个益处是对文档组成部分增加了额外的语义学，定义其在文档中的功能，当其被用户使用时影响其在何处和如何被插入，而不是如目前典型的“文档组成部分”之类那样，仅作为样板文件内容的容器。

当前文字处理器实现的另一个缺陷是很大程度上依赖于模版作者和用户定义有用的文档组成部分并为之提供相关内容。这往往要求用户和模版作者花费时间、付出努力并掌握技巧。有许多有用的专业设计的、超出应用程序提供的范围的文档组成部分和表现用程序支持的文档结构的具体要素(例如页眉、页脚、页数、封面和目录)的能力，是本发明的另一个方面，旨在极大地减轻用户负担。

与文档组成部分由终端用户插入相关的另一个缺陷是：为在文档中达到某些效果，终端用户必须经常执行一系列手工步骤，以使文档组成部分符合其所插入的文档的尺寸和布局又与周围的内容的格式相称，如果需要的话。例如，为插入一张封面页，用户可执行以下的耗费时间的一个或多个步骤：1.在文档顶部插入一个分页符；2.使用空段落标记将文本垂直居中，以使标题正确显示；3.增大标题的字号；4.增加空格符将文本推至页尾处显示作者名称及日期的地方；5.右对齐并缩小文本。

另一个缺陷在于组织文档组成部分并以使之以易于被用户发现的方式在用户界面批露的能力中。目前，预定义的文档组成部分通常可通过用户界面的单个通用入口点得到而不管其属于何类别型。本发明提倡一种能力，即根据其类型的不同，在附加的适当用户界面上下文中展现预定义文档组成部分的具体列表。例如，包含预定义表格的文档组成部分将在为任意表格插入的用户界面旁被展示，这样用户就可以在从草稿画一张新表格跟从旁边的即有清单中复用一张预定义的表格之间做出选择。同样地，类型为“页眉”的文档组成部分将在文档中为编辑页眉的用户界面旁展示。

目前的预定义的文档组成部分的另一个缺陷是它们不提供将辅助信息与其相关联的方法，诸如描述文档组成部分或其应于何时被使用的信息性文本。没有此类描述，用户不得不依赖于文档组成部分的内容去猜测其要如何被使用。本发明的一个部分是一种将文档组成部分的任意描述于个别文档组成部分相关联从而使用户在将文档组成部分插入文档正确能更多地了解文档组成部分的能力。这种描述不会插入文档，而是只有文档组成部分的内容会被插入。

正是鉴于以上及其它考虑才做出了本发明。

发明内容

依照本发明，以上以及其他问题由在电子文档中创建文档组成部分的方法、系统和计算机可读介质、及插入和复用文档组成部分的方法解决。依照本发明的一个方面，提供了一种方法，用于在文字处理应用程序中创建的电子文档中插入和复用文档组成部分。该方法包括接收一个文档组成部分的类别的选择，显示与所选文档组成部分类别相关联的文档组成部分库，接受来自库中的文档组成部分的选择，及插入选择的文档组成部分到电子文档中。当选择的文档组成部分被插入，其格式可与周围文本的格式相匹配。文档组成部分库为电子文档定义一个页面布局。在显示与文档要素类别相关联的文档组成部分库时，该方法包括显示库中的每个文档组成部分的预览和显示库中每个文档组成部分的描述。该方法可进一步包括接收用户数据以更改文档组成部分和将用户数据转换为所选择的文档组成部分的预有格式。本方法也可包括从选择的文档组成部分中的用户界面选择一个新的文档组成部分。

依照发明的另一方面，提供了一种用于创建定义电子文档的布局的文档组成部分的系统。该系统包括一用于执行耗用数据的文字处理应用程序的客户端计算机。该文字处理应用程序进一步可用于生成用户界面，用于接收用户数据创建以创建一个定义电子文档的布局的文档组成部分；基于用户数据创建该文档组成部分；并将创建的文档组成部分保存到文件中。在基于接收到的用户数据创建文档组成部分时，文字处理应用程序向用户数据施加用户选择的格式，向用户数据施加一描述，并为用户数据接收一文档库的选择。该文字处理应用程序进一步可用于检索一先前创建的文档组成部分库，接受从先前创建的文档组成部分的库中做的选择，并将从库中选择的文档组成部分插入到用户创建的文档组成部分。用户创建的文档组成部分可以以多重格式保存到文档组成部分库。

本发明可作为计算机进程、计算机系统或诸如计算机程序产品或计算机可读介质的制品来实现。计算机程序产品可以是计算机可读并编码有计算机程序指令以执行计算机进程的计算机存储介质。计算机程序产品也可以是在计算机可读并编码有计算机程序指令以执行计算机进程的载波上的传播信号。

这些以及其他各种表征了本发明的特征和优势，将通过阅读以下的详细描述和回顾相关的附图而显而易见。

附图说明

图1是说明在本发明各种实例中使用和由本发明各种实例提供的计算机系统的计算机系统体系结构图。

图2是依照发明的说明性实施例，由在附图1的计算机系统中的文字处理应用程序执行的用于在电子文档中插入和复用文档组成部分的说明性例程。

图3-5是依照本发明各种实施例，说明本发明提供可供用户在电子文档中插入和复用文档组成部分的工具的一个方面的屏幕图。

图6是依照本发明的各种实施例，说明本发明提供可供用户在电子文档中更改插入的文档组成部分的工具的一个方面的屏幕图；以及

图7是依照本发明的各种实施例，说明本发明提供可供用户创建在电子文档中使用的文档组成部分的工具的一个方面的屏幕图。

图8是依照本发明的各种实施例，说明本发明提供可供用户创建在电子文档中插入创建的文档组成部分来使用的工具的一个方面的屏幕图。

具体实施方式

现在参照附图对本发明的各方面进行描述，在图中相同的标号表示相同的元件。特别地，图1和相应的讨论旨在提供对实现本发明的实施方案的合适的计算机环境的简要的一般性描述。虽然本发明将在与运行在个人计算机操作系统上的程序模块协同执行的程序模块的一般上下文中描述，所属领域的技术人员应当领会，本发明也可以结合其它类型的计算机系统和程序模组实现。

一般地，程序模块包括例程、程序、组件、数据结构、及其他类型的执行特定任务或实现特定数据类型的结构。此外，本领域的技术人员将会明白，本发明可用其他的计算机系统配置来实践，包括手持设备、多处理器系统、基于微处理器的或可编程的消费电子、小型计算机、大型计算机、等等。本发明还能在分布式计算机环境中实践，在分布式计算机环境中，任务是由通过通信网络连接的远程处理设备执行的。在分布式计算环境中，程序模块可以位于本地的和远程的记忆存储器设备中。

现在参照图1，将描述用于实践本发明的各种实施方式的计算机2的说明性计算机体系结构。图1中所示的计算机体系结构图示了一个常规的桌上型或膝上型计算机，包括中央处理器5(“CPU”)、系统存储器7-包括随机存取存储器9(“RAM”)和只读存储器11(“ROM”)、和把存储器耦合到CPU 5的系统总线12。在ROM 11中存储有基础输入/输出系统，此系统包含辅助在计算机元件之间传送信息的基础例程，比如在启动时。计算机2还包括大容量存储器设备14，用于存储操作系统16、应用程序、和其它程序模块，这些将在下文中更详尽地描述。

大容量存储器设备14通过连接到系统总线12的大容量存储器控制器(未示出)连接到CPU 5。大容量存储器设备14及其相关联的计算机可读媒质给计算机2提供非易失性存储器。虽然此处关于计算机可读媒质的描述是指大容量存储器设备，诸如硬盘或者CD-ROM驱动器，但本领域的技术人员应当明白，计算机可读媒质可以是任何能被计算机2访问的可用设备。

作为例子而非限制，计算机可读媒质可包括计算机存储器介质和通信媒质。计算机存储器介质包括以任何方法或技术实现的用于诸如计算机可读指令、数据结构、程序模块或其他数据等信息的保存的易失性和非易失性、可移动式和不可移动式介质。计算机存储器介质包括但不限于：RAM、ROM、EPROM、EEPROM、闪存或其他固态存储器技术、CD-ROM、DVD、或其他光学存储器、卡式磁带、盒式磁带、磁碟存储器或其他磁性存储器设备、或任何其它可以用来保存想要的信息并能被计算机2访问的介质。

根据本发明的各种实施例，计算机2可以在使用通过网络18如因特网到远程计算机的逻辑连接的网络化环境中操作。计算机2可以通过连接到系统总线12的网络接口单元20连接到网络18。应当领会，网络接口单元20也可以用于连接到其他类型的网络或远程计算机系统。计算机2也可以包括输入/输出控制器22，用于接收并处理来自众多其它设备，包括键盘、鼠标、或电子笔(附图1未示出)的输入。同样地，输入/输出控制器22可以提供输出到显示屏、打印机或其他类型的输出设备。

正如上文简要提到的，众多的程序模块和数据文件可以存储在计算机2的大容量存储器设备14和RAM 9中，包括适于控制网络中的个人计算机操作的操作系统16，比如华盛顿州Redmond的微软公司出产的WINDOWS XP操作系统。大容量存储器设备14和RAM 9也可以存储一个或多个应用程序。特别地，大容量存储器设备14和RAM 9可以存储文字处理应用程序40。如本领域内的技术人员所知，文字处理应用程序40用于提供创建和编辑电子文档如文档24的功能性。依照本发明的一个方面，文字处理应用程序包括微软公司的WORD文字处理应用程序。然而，应当领会，其它厂商的文字处理应用程序可以用于体现本发明的各个方面。进一步应当领会，本发明的各方面并非局限于文字处理应用程序，而是也可以使用其它可处理文本的应用程序。

在对文字处理文档进行编辑的同时，文字处理应用程序40提供允许用户在文档24的不同位置创建、插入、和复用“文档组成部分”的功能性。如此处所定义，文档组成部分是预先格式化的结构性要素或是布局在文档中增加结构的布局，包括而非限于以下类别：封面页、数学等式、索引和表格(例如，目录、图表目录和引文目录)、页眉和页脚、页和小节(如空白页和双栏页)、个人联系信息(如姓名和地址信息)、图片、表格和水印。文字处理应用程序40所使用的文档组成部分可作为类别储存储到可存于大容量存储设备14中的文档组成部分库26中。应当领会，除以上讨论的类别之外，本发明的各种实施例也可以包括一个“一般文档组成部分”库，此库包括用户创建的文档组成部分和表示其它库组合而成的文档组成部分的修改过的文档组成部分。

应当领会，关于本发明的各种实施例讨论的文档组成部分可以由专业模版设计者设计或由终端用户在文字处理应用程序40中创建。进一步应领会，文档组成部分库26中的每一个文档组成部分都可含有与之相关联的动作：插入、格式化、和从文档中移走文档组成部分。文档组成部分库26和其中的文档组成部分将在下文就附图2-7更详尽地讨论。

现在参照图2，描述一种示例性例程200，用于说明由文字处理应用程序40执行的在电子文档中插入和复用文档组成部分的进程。应当领会，虽然这里讨论的发明实施例是在文字处理应用程序40中给出的，但本发明可用于支持文本处理的其他类型应用程序。

当阅读这里给出的例程时，应当领会本发明的各种实施方案的逻辑操作是(1)作为计算机实现动作的序列或运行于计算机系统上的程序模块实现的，和/或(2)作为互连的机器逻辑回路或计算系统内的回路模块实现的。这种实现是取决于实现本发明的计算系统的性能要求所做的选择。因此，在图2中示出的逻辑操作和拟定在此描述的本发明的实施方案以不同的名称被称之为操作、结构性方案、动作和模块。本领域内的技术人员应当了解，这些操作、结构性方案、动作和模块可以以软件、固件、专用数字逻辑和它们的任意组合来实现，而不会背离在所附权利要求书中所述的本发明的精神和范围。

现在参照图2，例程200从操作210开始，其中文字处理应用程序40接收从文档库26对文档组成部分库的选择。特别地，用户可以从由文字处理应用程序生成的用户界面中选择一个文档组成部分库，此界面显示许多文档库供用户选择。例如，文字处理应用程序40可接受一个封面页库的选择，这样用户可以在文档中插入一个封面页。

例程200从操作210继续到操作220，在此文字处理应用程序40生成一个所选文档组成部分库的文档组成部分清单。然后例程200继续到操作230，在此文字处理应用程序40接收一个从选择的文档组成部分库中对一文档组成部分的选择。特别地，用户可从由文字处理应用程序生成的用户界面中显示的文档组成部分的图库中选择一个特定的文档组成部分。

例程200从操作230继续到操作240，在此文字处理应用程序40把选择的文档组成部分插入文档24。特别地，选择的文档组成部分可依照预定义的格式插入到文档中。例如，一个插入的封面页文档组成部分可以包括置中的占位符，以便让用户输入标题和副标题以及作者和日期信息。应当领会，在插入选择的文档组成部分到电子文档之前，文字处理应用程序40可测定现有文档的周围文本的格式并插入选择的文档组成部分去匹配现有的格式。

然后例程200从操作240继续到操作250，在此文字处理应用程序40使用用户数据更改插入的文档组成部分。特别地，文字处理应用程序40可经由在图形用户界面中生成的菜单接收用户指令，来更改文档组成部分的格式、在文档24的另一节重新插入该文档组成部分、移走该文档组成部分、或改变该文档组成部分的结构。然后例程200结束。

应当领会，在改变文档组成部分的结构时，用户可以增加诸如定制备注的额外数据或插入来自其它文档组成部分库中的文档组成部分。以这种方式，现有的文档组成部分可以被更改并与其它文档组成部分一起被复用。用于在文字处理应用程序40中插入和复用文档组成部分的各种本发明的实施方案中使用的示例性用户界面将在下文参照图3-6做更详尽的讨论。

现在参照图3，将描述允许用户在文档24中插入和复用文档组成部分的示例性用户界面。图3展示了一个包括用于插入文档组成部分的众多用户界面组件的用户界面窗口300。特别地，提供一插入按钮42，用于选择可用的文档组成部分库44，在用户界面窗口300中文档组成部分库44以图像显示可供用户选择的各种文档组成部分。例如，如图3所示，在用户界面窗口300中显示了用于选择出版(Issue)、封面页(Cover Page)、页眉/页脚(Header/Footer)、水印(Watermark)、一般组成部分(General Parts)(可包括用户创建组成部分)、和自动文本(AutoText)的文档库。

现在参考图4，显示的是用户选择了封面页文档库后的用户界面300。特别地，选择了封面页文档库后，显示一个清单56，用户可从这个清单选择是显示库中所有可用封面页还是最近被使用过的封面页。如图4所示，库中可用的封面页的缩略图连同每个封面页的相关说明被显示出来。同时在图4中也显示了选择的封面页58，其中有置中的标题和副标题以及作者信息。应当领会，在本发明的一个示例性实施例中，作者信息和诸如当前日期等其他信息，可使用以前储存的与文字处理应用程序40相关联的文件属性自动地插入到预览图中。

现在参照图5，显示的是在一个从封面页库中被选择的封面页插入文档24之后的示例性用户界面300。特别地，所选择的封面页包括用于添加文档24的标题和副标题的占位符文本62。

现在参照图6，显示的是用户在显示的封面页上选择了对象上(on-object)文档组成部分按钮73之后的示例性用户界面300。如图6所示，对按钮73的选择产生了菜单74，菜单74显示用于更改所选择的封面页的选项。这些选项包括：使封面页的格式与文档格式匹配(也就是，“Match Document Formatting(与文档格式匹配)”)、保持原始的文档组成部分格式(也就是，缺省)、在文档的另一个位置插入所显示的文档组成部分、及改变(也就是，更改显示的文档组成部分)。选择菜单74中的封面页选项生成二级菜单72，二级菜单72显示封面页库中的其他封面页的缩略图，以及移除当前显示的封面页的选项。应当领会，二级菜单72允许用户用封面页库中的其它封面页替换当前显示的封面页，而无需返回到文档组成部分库44(之前关于图3讨论过)。应当领会，菜单74和二级菜单72中的选项不但适用于封面页，而且适用于文件组成部分库中的其他文件组成部分。

现在参照图7，描述一个用于允许用户创建被插入文档24的文档组成部分的示例性用户界面。图7显示了用于创建文档组成部分的示例性用户界面窗口700。用户界面窗口700显示了选择用的“Page Layout(页面布局)”标签89，标签89显示用于把文档组成部分(例如水印)插入到现有文档中的附加选项。特别地，用户界面窗口700允许用户为将被创建的文档组成部分指定姓名82、类别84和描述86。应当领会，在创建文档组成部分的时候，用户可以组成部分指定一现有的文档库用于保存文档组成部分，或者，用户可以指定一般文档组成部分库。用户界面窗口700还允许用户通过“更多选项”按钮88为创建的文档组成部分指定其它选项，诸如指定创建的文档组成部分可以在文档的什么地方插入。

应当领会，文档组成部分也可以通过检索先前创建的文档组成部分库、从该库中选择一个文档组成部分、并在用户先前创建的文档组成部分中插入选择的文档组成部分来创建。进一步应该领会，在创建文档组成部分时，用户可以选择一种缺省的格式，以便组成部分文档组成部分在文字处理应用程序40的文档中显示时应用到其上。进一步应该领会，一旦文档组成部分通过用户界面700被创建，它可以以一种或多种文档格式被保存于文档组成部分库中。在一示例性实例中，所创建的文档组成部分可以一种本领域技术人员所熟知的方式同时以多种格式保存。特别地，文档格式可包括而非限于：文字处理或文本文件格式、超文本标记语言(“HTML”)、可扩展标记语言(“XML”)、二进制、或富文本格式(“RTF”)。这样，用户创建的文档组成部分和文档组成部分库不局限于单一的文字处理应用程序。

图8是张屏幕图，说明的是依照本发明的各种实施方案提供给用户可以在电子文档中插入所创建的文档组成部分时使用的工具的本发明的一个方面。

现在参照图8，一允许用户在文档24插入文档组成部分的示例性用户界面将被描述。图8展示的是在选择了“更多选项”按钮88之后的图7的示例性用户界面700。用户界面700显示了用于在文档24的当前文档位置插入所创建的文档的一个“Insert In(插入)”下拉框90。用户界面700也包括使用户能够选择备选区域来插入所创建的文档组成部分的复选框92组成部分。特别地，所创建的文档组成部分可被插入页眉、页脚、小节开头、小节结尾、文档开头、或文档结尾。

基于前述种种，应当领会，本发明的各种实施方案包括一种用于管理电子文档中特定内容类型的系统、装置以及计算机可读介质。以上的说明书、例子和数据提供了对本发明产品和用途的完整描述。由于可以对本发明实施方案做出许多变化而不背离本发明的精神和范围，本发明寄于所附权利要求书。