Evaluasi kesiapan implementasi sistem informasi pada sistem informasi manajemen kepegawaian departemen luar negri republik indonesia (studi kasus: implementasi emloyee self service sebagai sistem informasi pada modul data prestasi dan kinerja pegawai)

摘要

Institusi pemerintah seperti Deplu telah melakukan berbagai upaya reformasi terhadap birokrasi internal maupun eksternalnya. Birokrasi internal berkaitan dengan pertukaran informasi dalam organisasi untuk mencapai keputusan-keputusan diantaranya yang berkaitan dengan kepegawaian. Ini memerlukan suatu sistem yang mampu mengelola informasi kepegawaian agar mendukung pembuatan keputusan yang cepat dan objektif. DPKP (Data Prestasi dan Kinerja Pegawai) adalah sub-sistem yang dapat mendukung keperluan yang bertugas mengelola data dan informasi kepegawaian tersebut. Dalam pengembangannya masih banyak yang dapat diperbaiki pada sub-sistem ini. Karena kebutuhan reformasi birokrasi dan potensi pengembangan yang dimilikinya, suatu konsep yang disebut Employee Self-Service atau ESS dapat memotong prosedur yang dibutuhkan dalam pengiriman data dan informasi kepegawaian, dan pada akhirnya pengambilan keputusan. Menerapkan ESS berarti menerapkan suatu perubahan organisasional yang berdampak terhadap cara kerja pegawai dalam bekerja dengan data dan informasi kepegawaian. Perubahan seperti ini membutuhkan persiapan terlebih dahulu yang dapat berupa evaluasi tingkat kesiapan implementasi perubahan Sistem Informasi (SI).udTujuan penelitian adalah menggunakan salah satu proses Cobit (Control Objectives for Information and Related Technologies) untuk melakukan penilaian tingkat kesiapan terhadap berbagai implementasi SI Deplu yang mendukung pengelola SI melaksanakan berbagai perubahan yang diperlukan sehingga sub-sistem DPKP dapat diakses oleh setiap pegawai. Tujuan kedua adalah melengkapi hasil penilaian Cobit pada tujuan pertama dengan melakukan penilaian tingkat kesiapan pegawai dalam menerima perubahan-perubahan yang dapat terjadi bila masing-masing pegawai nantinya diharuskan mengakses sub-sistem DPKP untuk memperoleh data dan layanan kepegawaian.udPenelitian dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif. Data yang didapat dari wawancara dengan responden ahli mengenai tingkat kesiapan proses AI6 adalah berupa daftar pilihan jawaban terhadap 68 pertanyaan mengenai kondisi proses pengelolaan perubahan SI berdasarkan proses AI6 (Manage Change) milik Cobit. Pertanyaan-pertanyaan ini terbagi dalam 4 kelompok variabel dan memiliki nilai untuk jawaban yang diberikan. Nilai tiap jawaban kemudian dirata-ratakan menurut kelompok variabelnya untuk kemudian diberi bobot yang sesuai dengan nilai tersebut. Bila terdapat bobot rata-rata yang dibawah 3 untuk suatu variabel, maka variabel tersebut digolongkan sebagai salah satu variabel proses AI6 yang cenderung tidak siap untuk mendukung perubahan. Data pengukuran persepsi berasal dari pemilihan jawaban menggunakan skala likert 1-6 mengenai 22 pertanyaan yang diambil dari OCRS (Organizational Change Resistance Scale). Tiap pertanyaan tersebut dijawab menggunakan pilihan skala jawaban “sangat tidak setuju” hingga “sangat setuju”, dimana tiap jawaban memiliki skala penilaian 1-6. Dalam analisis tingkat persepsi, dilakukan perhitungan rata-rata berdasarkan kelompok variabel, tiap responden, dan keseluruhan responden. Untuk penghitungan menurut kelompok variabel, nilai jawaban dari tiap responden dikelompokkan berdasarkan kelompok variabelnya, kemudian dijumlahkan, dan dirata-ratakan sehingga memunculkan nilai rata-rata untuk masing-masing responden dalam kelompok tersebut. Nilai rata-rata ini kemudian diberi bobot sesuai dengan interval nilainya masing-masing untuk kemudian dijumlahkan dan dirata-ratakan sehingga mendapatkan bobot rata-rata tiap variabel persepsi. Bila terdapat bobot rata-rata yang dibawah 3 untuk suatu variabel, maka variabel tersebut digolongkan sebagai salah satu variabel persepsi yang cenderung tidak siap menghadapi perubahan. Data pengukuran perilaku berasal dari pemilihan jawaban menggunakan skala likert 1-6 mengenai 12 pertanyaan yang diambil dari OCOS (Organizational Change Orientation Scale). Tiap pertanyaan tersebut dijawab menggunakan pilihan skala jawaban “hampir tidak pernah” hingga “hampir selalu”, dimana tiap jawaban memiliki skala penilaian 1-6. Semakin nilai jawaban dari tiap pertanyaan seorang responden mendekati nilai 6, semakin besar kemungkinan responden tersebut memiliki kecenderungan perilaku yang sama dengan pengelompokan variabel perilaku pertanyaan yang dijawabnya. Dalam analisis pengelompokan kecenderungan perilaku ini, dilakukan penghitungan kecenderungan perilaku pada tiap responden dan keseluruhan responden. Untuk penghitungan tersebut, nilai jawaban dari tiap responden dikelompokkan berdasarkan kelompok variabelnya, diberi pembobotan, kemudian dijumlahkan, dan dirata-ratakan sehingga memunculkan nilai bobot rata-rata untuk masing-masing responden dalam variabel tersebut. Bila terdapat bobot rata-rata yang dibawah 3 untuk suatu variabel, maka variabel tersebut digolongkan sebagai salah satu variabel kecenderungan perilaku yang cenderung tidak siap menghadapi perubahan.udHasil penelitian menunjukan bahwa tingkat kesiapan proses SI yang berkaitan dengan implementasi manajemen perubahan menurut Cobit cenderung siap mendukung perubahan. Dari dimensi persepsi dan kecenderungan perilaku, hasil penelitian juga menunjukan bahwa tingkat kesiapan responden juga cenderung siap menghadapi perubahan. Bila dilihat dari perbandingan bobot masing-masing dimensi pengukuran, terlihat bahwa tingkat kesiapan proses perubahan SI lebih cenderung siap daripada tingkat kesiapan persepsi dan perilaku pengguna akhir. Variabel-variabel di dalam dimensi kesiapan proses perubahan SI juga tidak menunjukan kecenderungan yang tidak siap mendukung perubahan. Sedangkan variabel-variabel di dalam dimensi persepsi maupun perilaku pengguna akhir menunjukan bahwa ada beberapa variabel yang menunjukan kecenderungan yang tidak siap menghadapi perubahan. Hasil ini memperlihatkan bahwa penerapan suatu perubahan Sistem Informasi tidak cukup hanya dengan menyiapkan proses yang mendukung perubahan sistem yang ada, tetapi juga perlu memperhatikan kesiapan dari segi pengguna akhir sistem tersebut agar perubahan berjalan lancar.ud