电子文件的基本含义及管理原则

摘要

近年来,随着计算机的普遍应用和办公自动化系统建设的发展,电子文件日益成为档案界关注的热点.很多档案员为此很困惑,也经常问我们:什么是电子文件?我们单位有电子文件吗?电子文件怎么管?档案局有没有推荐使用的档案管理软件?我们单位要开发办公自动化系统,领导让我提档案管理的功能需要,我提什么…为此,本刊将在"档案课堂"栏目中逐步介绍电子文件和电子档案管理及功能需求编制的相关知识,希望对大家有所帮助.本期的主要内容是介绍电子文件的基本含义和电子文件管理的原则.电子文件是什么?用计算机起草的文件草稿、修改稿都是电子文件吗?是否都需要归档保存?《电子文件归档与管理规范》中对电子文件的界定是:电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件.由此我们可以得知:只要是在计算机中产生、运转的文件都是电子文件,用数码相机拍摄的照片、数码摄像机拍摄的视频、录音笔录制的音频、扫描仪扫描后的图像等也都是电子文件.但是,这些电子文件是否需要归档保存,就要看它是否具有凭证作用和参考利用价值.