一史馆计算机辅助档案整理的实践探索

摘要

本文首先分析了计算机辅助档案整理初期的两次整理流程调整，而整个计算机辅助档案整理操作模式的核心是乙方公司在双机双录与封套、卷签、备考表打印程序的基础上开发的一套整理软件平台。整个软件分为与各整理环节相匹配的模块以全程辅助整理，同时软件还兼具数据统计与维护等高级管理功能，应用较为全面。在软件平台的开发过程中，一史馆监管团队与乙方公司兼顾了一史馆档案信息系统相关的标准，并有接口与其链接，使其具有高度的兼容性。具体来说，调整后的整理流程包括以下八个环节：分件翻拍、双机看图摘录、目录比对修改、目录质检与排序、封套、卷签、备考表打印、组卷、组卷质检、乙方成品抽检。总之，目前来讲，新的整理操作流程对于大部分档案来说还是比较适用的，对于整理过程中的档案安全保护，提升档案整理质量与速度也有一定的效果。计算机辅助档案整理的模式对于拥有大量纸质档案馆藏的档案馆来说，对其档案整理有一定的借鉴作用。纵观档案馆数字资源建设，纸质档案电子化是其中一个重要来源。而档案整理又是纸质档案电子化的前端工作，其基础性与重要性不言而喻。档案整理质量如何，并在一段时间内取得规模效应，直接关系数字资源的长期建设。计算机辅助档案整理模式从大规模档案整理的实践中来，具有一定的科学性，值得进一步探索与改进。但人们在档案整理过程中，并不应囿于某种模式或流程，一定要根据档案的实际情况与操作方式，适时创新调整，找出最适合人们的档案整理方法来。