一种文秘档案整理装置及整理系统及整理方法

摘要

本发明公开了一种文秘档案整理装置，包括具有打印机构、压平机构、粉碎机构及档案整理展示机构的机体，所述档案整理展示机构具有收纳部和展示部，收纳部包括安装于机体侧壁上的文件档案收纳箱，所述文件档案收纳箱具有多个并排设置的供收纳盒插入的插槽，收纳盒用于收纳多个文件，展示部形成于文件档案收纳箱的侧壁上，本发明公开的文秘档案整理系统及整理方法为基于整理装置来实现，其实现智能化、系统化地对文秘档案进行整理。本发明实现了将打印粉碎、文件抹平等功能合而为一，并实现了将文件系统化整理，便于文件的浏览、取放及展示的目的。本发明适用于文秘领域中文秘档案的整理的技术领域。

说明书

技术领域

本发明属于文秘档案的技术领域，具体地说，涉及一种文秘档案整理装置及整理系统及整理方法。

背景技术

目前，由于文件的繁杂，在文秘办公的过程中经常会出现目标文件很难短时间内找到，且即使在作出标记的前提下，想要找到也要花费一些时间，或者目标文件使用结束后不易找到原来的放置位置，需要重新记录，没有一个较好的智能整理措施来实现文件内容的记录及原文件的实体取拿、归还。当需要将无用的、避免泄密的文件进行销毁时，一般的方法是手动撕毁或者采用粉碎机进行粉碎，手动撕毁较易于被还原，粉碎机粉碎的话需要另一购入并安装粉碎机，占用办公位置，同时增大了资金的投入。当需要将褶皱的文件、纸张等变得平展，尤其是合同等重要文件，一般是通过手将褶皱的文件抻平，并用手掌将其抹平，这样存在的缺陷是：无法充分地将文件的褶皱完全抹平，对后续的使用、存放及扫描等造成影响。

发明内容

本发明提供一种文秘档案整理装置及整理系统及整理方法，用以实现将打印粉碎、文件抹平等功能合而为一，并实现将文件系统化整理，便于文件的浏览、取放及展示的目的。

为实现上述目的，本发明所采用的技术方案如下：

一种文秘档案整理装置，包括具有打印机构、压平机构、粉碎机构及档案整理展示机构的机体，所述档案整理展示机构具有收纳部和展示部，收纳部包括安装于机体侧壁上的文件档案收纳箱，所述文件档案收纳箱具有多个并排设置的供收纳盒插入的插槽，收纳盒用于收纳多个文件，展示部形成于文件档案收纳箱的侧壁上。

进一步的，所述收纳盒内收纳有多个文件夹，各所述文件夹包括由聚乙烯材料制成的外框，于外框内形成有内置板，文件放置于内置板上并经构造于外框与内置板之间的夹子固定于内置板上。

进一步的，所述展示部包括构造于文件档案收纳箱侧壁下部的卡槽，及构造于文件档案收纳箱相对应侧壁上部的多个夹头，所述夹头沿文件档案收纳箱侧壁的长度方向间隔设置，所述文件夹的下端插装于卡槽内，文件夹的上端被相对应的夹头夹持。

进一步的，于所述收纳盒的下部与文件档案收纳箱相对应的位置处构造有锁定机构，于所述插槽的底部构造有弹性件，当收纳盒经锁定机构锁止时，所述弹性件被收纳盒顶压而弹性蓄能。

进一步的，所述压平机构包括沿褶皱纸张的运动方向依次设置于机体内的预压对辊、加湿对辊、过渡对辊及加热定型对辊，所述预压对辊、加湿对辊及加热定型对辊分别为多组。

进一步的，构成加湿对辊的加湿辊包括具有内腔的第一辊体，于所述第一辊体上开设有多个均匀内腔连通的连通孔，于第一辊体的轴向一端安装有与内腔连通的进液管，于第一辊体的周面上套设有渗透层，于所述渗透层内且沿第一辊体的周向均匀地安装有第一电加热丝，于渗透层外铺设有一层渗透膜。

进一步的，构成加热定型对辊的加热定型辊包括内部注满热介质的第二辊体，于第二辊体内的热介质中伸入有多根第二电加热丝。

进一步的，所述粉碎机构包括构造于机体内的粉碎箱，所述预压对辊为两组并构造于粉碎箱内部的上部位置处，各预压对辊包括上下设置的预压辊，位于上方两预压辊和位于下方的两预压辊被驱动而相对转动，于两预压对辊的下方安装有由粉碎辊构成的粉碎对辊，竖向同侧的两预压辊和粉碎辊的转轴经弹性杆依次连接，各转轴上转动连接有与粉碎箱侧壁滑动连接的滑块，于粉碎箱上构造有沿竖向设置并设置于两预压对辊及两粉碎辊之间的弹性形变件，各所述滑块固连于弹性形变件相对应的部位处，所述粉碎箱的下部构造成渐缩的喇叭状结构，于所述喇叭状结构的小径端安装有抽风机，所述抽风机出口安装有收集袋。

本发明还公开了一种文秘档案整理系统，包括分别与打印机构、压平机构、粉碎机构及档案整理展示机构电连接的PLC，PLC与PC连接并经相应的程序控制。

本发明还公开了一种文秘档案整理方法，包括如下步骤：

S1、将各收纳盒的信息通过相应的程序录入于PC上；

S2、将收纳盒内的文件信息录入PC上，并将文件的内容通过打印机构的扫描功能登记入PC；

S3、当需要查询具体文件的具体内容时，在PC的相应程序的索引栏内输入关键词，该文件的扫描录入PC内的内容即可显示出来，以供查阅；

S4、当需要拿取目标文件时，在PC的相应程序的索引栏内输入关键词，并使PC控制PLC动作，使得PLC控制锁定机构对收纳盒解锁，收纳盒在弹性件的作用下，上部弹出文件档案收纳箱，之后，打开文件档案收纳箱，并将相应的文件夹内的文件取出；

S5、当需要展示目标文件时，重复步骤S4，将文件夹内的其他文件取出，将目标文件随文件夹卡置在展示部处，其中，文件夹为透明材料制成，展示部所依附的文件档案收纳箱上安装有展示灯，用于显示目标文件的内容；

S6、当需要将褶皱的纸张复原时，PLC经PC控制粉碎机构动作，使得纸张经预压对辊进行预压，将纸张上的大部分的大幅度的褶皱压至为小幅度的褶皱，之后，纸张通过加湿对辊进行加湿，使得纸张变得潮湿，最后，通过加热定型对辊将潮湿的纸张滚压烘干并使其平展；

S7、当需要将文件粉碎时，将文件伸入粉碎机构的进料口，两预压对辊中位于上方的预压辊相对转动，并将文件逐渐滚压入粉碎箱内，根据文件的厚度不同使得这两个预压辊的转轴上的滑块在文件的支撑下相互远离或相互靠近，且文件在预压辊的作用下向下运动，位于下方的两预压辊和两粉碎辊在弹性杆的作用下相互远离或靠近，且远离或靠近的程度小于位于上方的预压辊，这样文件被位于上方的两预压辊进行初压送料，被位于下方的预压辊进行次压送料并防止文件发生窜动，被粉碎对辊粉碎并由抽风机抽送至收集袋内。

本发明由于采用了上述的结构，其与现有技术相比，所取得的技术进步在于：本发明的打印机构与市售的打印扫描一体机的内部结构相同，其作用是对文件进行打印、扫描，压平机构将褶皱的纸张滚压平展，粉碎机构将需销毁的文件进行粉碎，档案整理展示机构用于将文件分类整理保存，并通过智能控制将目标文件取出或放回原位，实现准确、快速取放目标文件，而且，可根据需求将目标文件放置固定在展示部处进行展示；本发明通过PC端将所存储、整理的文件内信息及具体内容录入，并可直接在PC端进行浏览，当需要将原文件拿取或展示时，通过PC使PLC控制相对应的收纳盒弹出，将该收纳盒内的文件取出，当该原文件无需再收入收纳盒内时，只需将所收录的信息转移至其他位置，并将新的文件信息填入即可，或者保持空白状态，待新的文件需放置收纳盒内时，将该新的文件信息及内容录入PC的相对应程序中即可；综上可知，本发明实现了将打印粉碎、文件抹平等功能合而为一，并实现了将文件系统化整理，便于文件的浏览、取放及展示的目的。

附图说明

附图用来提供对本发明的进一步理解，并且构成说明书的一部分，与本发明的实施例一起用于解释本发明，并不构成对本发明的限制。

在附图中：

图1为本发明实施例的结构示意图；

图2为本发明实施例档案整理展示机构的结构示意图；

图3为图2中A部位的结构放大图；

图4为本发明实施例收纳盒经锁定机构与文件档案收纳箱锁定状态的结构示意图；

图5为图4中B部位的结构放大图；

图6为本发明实施例收纳盒与文件档案收纳箱解锁状态的结构示意图；

图7为图6中C部位的结构放大图；

图8为本发明实施例收纳盒的结构示意图；

图9为本发明实施例文件夹的结构示意图；

图10为本发明实施例文件夹另一角度的结构示意图；

图11为本发明实施例压平机构的结构示意图；

图12为本发明实施例压平机构另一角度的结构示意图；

图13为本发明实施例加湿辊的径向结构剖视图；

图14为本发明实施例加热定型辊的径向结构剖视图；

图15为本发明实施例粉碎机构的结构示意图；

图16为本发明实施例粉碎机构的局部结构剖视图；

图17为本发明实施例弹性形变件的结构示意图；

图18为本发明实施例弹性形变件的结构侧视图；

图19为本发明实施例弹性形变件的弹性网的结构示意图；

图20为本发明实施例弹性形变件的伸缩板的结构示意图。

标注部件：100-打印机构，200-档案整理展示机构，201-文件档案收纳箱，202-隔条，203-收纳盒，2031-盒身，2032-盒盖，2033-扫描码，2034-限位孔，204-卡槽，205-夹头，206-锁定机构，2061-卡接头，2062-电磁铁，2063-弹性顶伸片，207-弹性件，208-外框，209-内置板，210-夹子，211-标识耳，212-标记，300-压平机构，301-预压辊，302-加湿辊，3021-第一辊体，3022-内腔，3023-进液管，3024-连通孔，3025-渗透层，3026-第一电加热丝，3027-渗透膜，303-加热定型辊，3031-热介质，3032-第二电加热丝，3033-导线，3034-第二辊体，304-过渡辊，305-带轮，306-第一皮带，307-第二皮带，308-第一齿轮，309-第二齿轮，310-纸张进口，311-纸张出口，400-粉碎机构，401-粉碎箱，402-粉碎进口，403-喇叭状结构，404-装配辊，405-粉碎刀片，406-抽风机，407-滑块，408-弹性网，409-伸缩板，410-弹性杆。

具体实施方式

以下结合附图对本发明的优选实施例进行说明。应当理解，此处所描述的优选实施例仅用于说明和解释本发明，并不用于限定本发明。

本发明公开了一种文秘档案整理装置，如图1所示，包括机体，该机体具有有打印机构100、压平机构300、粉碎机构400及档案整理展示机构200。其中，档案整理展示机构200具有收纳部和展示部，收纳部包括文件档案收纳箱201，该文件档案收纳箱201安装固定在机体的侧壁上，文件档案收纳箱201具有多个并排设置的供收纳盒203插入的插槽，收纳盒203用于收纳多个文件，展示部形成在文件档案收纳箱201的侧壁上，用于文件的展示。文件档案收纳箱201内间隔构造有多个隔条202，这些隔条202将文件档案收纳箱201的内部分成多个装配腔，该装配腔即为上述的插槽，以用于收纳盒203的装配。本发明的工作原理及优势在于：本发明的打印机构100与市售的打印扫描一体机的内部结构相同，其作用是对文件进行打印、扫描，压平机构300将褶皱的纸张滚压平展，粉碎机构400将需销毁的文件进行粉碎，档案整理展示机构200用于将文件分类整理保存，并通过智能控制将目标文件取出或放回原位，实现准确、快速取放目标文件，而且，可根据需求将目标文件放置固定在展示部处进行展示；综上可知，本发明实现了将打印粉碎、文件抹平等功能合而为一，并实现了将文件系统化整理，便于文件的浏览、取放及展示的目的。

作为本发明一个优选的实施例，如图8-10所示，收纳盒203包括上端开口的盒身2031，在盒身2031的上端枢接有盒盖2032，在盒身2031的侧壁上构造有扫描码2033，在插槽的下部与扫描码2033相对应的位置处构造有红外扫描器，红外扫描器扫描扫描码2033并将数据传输至PC端。收纳盒203内收纳有多个文件夹，文件夹用于夹持多个文件。其中，每个文件夹包括由聚乙烯材料制成的外框208，在外框208内形成有内置板209，文件放置在内置板209上，且在外框208与内置板209之间连接处的边沿上均匀地构造有多个夹子210，每个夹子210与外框208一体成型，且夹子210为硬质聚乙烯材料制成的，文件的边沿通过相对应的夹子210夹持并固定在内置板209上。本实施例为了便于文件夹的整理及取放，在文件夹的上沿儿上构造有标识耳211，在该标识耳211上做有标记212，标记212的形式一般以阿拉伯数字为准，将收纳盒203、文件夹、文件夹所夹持的文件的信息均记录于PC端上相应的软件上，以便于后续的取拿。

作为本发明一个优选的实施例，如图2-3所示，展示部包括卡槽204及多个夹头205，其中，卡槽204构造在文件档案收纳箱201侧壁的下部，上述的多个夹头205构造在文件档案收纳箱201相对应侧壁的上部，这些夹头205沿文件档案收纳箱201侧壁的长度方向间隔设置，文件夹的下端插装在卡槽204内，文件夹的上端被相对应的夹头205夹持。当需要展示多个文件时，将多个文件夹并排放置在展示部上，并扳动相应的夹头205，使得夹头205夹持住文件夹的上沿儿；文件夹为透明材料制成，展示部所依附的文件档案收纳箱201上安装有展示灯，用于显示目标文件的内容。

作为本发明一个优选的实施例，如图4-8所示，在收纳盒203的下部与文件档案收纳箱201相对应的位置处构造有锁定机构206，在插槽的底部构造有弹性件207，当收纳盒203经锁定机构206锁止时，弹性件207被收纳盒203顶压而弹性蓄能，当锁定机构206解除对收纳盒203的锁定时，弹性件207释放其所蓄能量，并将收纳盒203顶起一部分，以便于取拿。其中，锁定机构206包括活动安装在文件档案收纳箱201侧壁内并伸入相对应插槽内的卡接头2061，在文件档案收纳箱201侧壁上且与卡接头2061相对应的位置处安装有电磁铁2062，在电磁铁2062与卡接头2061之间安装有弹性顶伸片2063，同时在收纳盒203的下部开设有供卡接头2061伸入或弹出的限位孔2034，当收纳盒203完全插入插槽内时，卡接头2061伸入限位孔2034内，且弹性件207处于被压迫而处于弹性蓄能的状态。当需要拿取相对应的文件时，经PC控制PLC，使得PLC控制相应的电磁铁2062通电，进而卡接头2061在吸力的作用下向电磁铁2062的方向运动，并压缩弹性顶伸片2063，这时，收纳盒203在弹性件207的作用下向上运动，使其上端高于文件档案收纳箱201。

作为本发明一个优选的实施例，如图11-14所示，压平机构300包括沿褶皱纸张的运动方向依次设置在机体内的预压对辊、加湿对辊、过渡对辊及加热定型对辊，且预压对辊、加湿对辊及加热定型对辊分别为多组。褶皱的纸张或者纸团预先使用手掌将其初步抚平，之后，纸张通过预压对辊进行滚压，将纸张上的大幅度的褶皱滚压成小起伏的褶皱，之后为了避免部分折痕较深的褶皱无法被抚平的问题出现，及在后续的滚压过程中由于韧性低而出现破损的情况，加湿对辊对纸张加湿，使其使得达到预定值，在通过过渡对辊的两过渡辊304进行滚压初定型，初定型的纸张最后通过加热定型对辊的加热去湿，并最终被滚压定型，变得平展而无褶皱出现。

作为本发明一个优选的实施例，如图13所示，构成加湿对辊的加湿辊302包括具有内腔3022的第一辊体3021，在第一辊体3021上开设有多个均匀内腔3022连通的连通孔3024，在第一辊体3021的轴向一端安装有与内腔3022连通的进液管3023，在第一辊体3021的周面上套设有渗透层3025，在该渗透层3025内且沿第一辊体3021的周向均匀地安装有第一电加热丝3026，在渗透层3025外铺设有一层渗透膜3027，被第一电加热丝3026加热而形成的水蒸气通过渗透膜3027滚压至纸张上，使得纸张被均匀地加湿。

作为本发明一个优选的实施例，如图14所示，构成加热定型对辊的加热定型辊303包括内部注满热介质3031的第二辊体3034，在第二辊体3034内的热介质3031中伸入有多根第二电加热丝3032。第二电加热丝3032对热介质3031进行加热，热介质3031通过热传导的方式将热量传递至第二辊体3034上，第二辊体3034受热均匀并对具有一定湿度的纸张进行加热滚压定型。其中，第一电加热丝3026和第二电加热丝3032分别通过导线3033与电源连接。

作为本发明一个优选的实施例，如图11所示，压平机构300被第一驱动机构驱动，该第一驱动机构包括被电机驱动而转动的第一齿轮308和与第一齿轮308相互啮合的第二齿轮309，第一齿轮308、第二齿轮309分别与构成加热定型对辊的两个加热定型辊303的转轴同轴装配，在压平机构300的各个辊的转轴上分别装配有带轮305，位于下部的各个辊通过第一皮带306传动连接，位于上部的各个辊通过第二皮带307传动连接。

作为本发明一个优选的实施例，如图15-16所示，粉碎机构400包括构造在机体内的粉碎箱401，在机体的两侧分别开设有纸张进口310和纸张出口311，纸张进口310和纸张出口311经粉碎箱401后相互连通，用于褶皱纸张的进料和出料。在粉碎箱401的上端构造有粉碎进口402，用于供待粉碎的文件伸入。上述的预压对辊为两组并构造在粉碎箱401内部的上部位置处，各个预压对辊包括上下设置的预压辊301，位于上方两预压辊301和位于下方的两预压辊301被驱动而相对转动，在两预压对辊的下方安装有由粉碎辊构成的粉碎对辊，竖向同侧的两预压辊301和粉碎辊的转轴经弹性杆410依次连接，各个转轴上转动连接有与粉碎箱401侧壁滑动连接的滑块407，在粉碎箱401上构造有沿竖向设置并设置于两预压对辊及两粉碎辊之间的弹性形变件，各个滑块407固定连接在弹性形变件相对应的部位处，粉碎箱401的下部构造成渐缩的喇叭状结构403，在喇叭状结构403的小径端安装有抽风机406，该抽风机406出口安装有收集袋。其中，为了驱动粉碎机构400动作，设置有第二驱动机构，第二驱动机构可有另两个电机驱动，位于竖向同侧的各辊通过皮带连接，这两个电机分别驱动相对于侧的皮带传动，使得纸张沿竖向向下被输送，直至纸张被粉碎后进入收集袋为止。当较厚的文件被滚压并沿竖向进入粉碎箱401时，位于上部的两预压辊301的距离增大，文件被压迫并供应下部的两预压辊301，由于弹性杆410的作用，使得下部的预压辊301相互远离，且远离的距离小于位于上部的预压辊301，这样，下部的预压辊301对文件进行次压送料并防止文件发生窜动。本发明粉碎对辊包括两个相对设置装配辊404，两装配辊404上分别装配有沿装配辊404的轴向均匀设置的多个粉碎刀片405。

作为本发明一个优选的实施例，如图17-20所示，弹性形变件包括弹性网408和安装在弹性网408两侧的伸缩板409，其中，伸缩板409的材料为橡胶材料。弹性网408为多根弹簧相互勾连而形成的网状结构，其优势在于：一、弹性网408损坏后便于维修；二、弹性网408上部变形大、下部随上部的变形逐渐变小，进而与弹性杆410相辅相成，使得文件在被滚压进入粉碎箱401的同时，确保文件被紧紧夹持，而不会发生脱落的现象出现。

本发明还公开了一种文秘档案整理系统，包括分别与打印机构100、压平机构300、粉碎机构400及档案整理展示机构200电连接的PLC，PLC与PC连接并经相应的程序控制，使得整体的装置智能化控制，降低劳动强度，整理文件快捷便利。

本发明还公开了一种文秘档案整理方法，包括如下步骤：

S1、将各收纳盒203的信息通过相应的程序录入于PC上；

S2、将收纳盒203内的文件信息录入PC上，并将文件的内容通过打印机构100的扫描功能登记入PC；

S3、当需要查询具体文件的具体内容时，在PC的相应程序的索引栏内输入关键词，该文件的扫描录入PC内的内容即可显示出来，以供查阅；

S4、当需要拿取目标文件时，在PC的相应程序的索引栏内输入关键词，并使PC控制PLC动作，使得PLC控制锁定机构206对收纳盒203解锁，收纳盒203在弹性件207的作用下，上部弹出文件档案收纳箱201，之后，打开文件档案收纳箱201，并将相应的文件夹内的文件取出；

S5、当需要展示目标文件时，重复步骤S4，将文件夹内的其他文件取出，将目标文件随文件夹卡置在展示部处，其中，文件夹为透明材料制成，展示部所依附的文件档案收纳箱201上安装有展示灯，用于显示目标文件的内容；

S6、当需要将褶皱的纸张复原时，PLC经PC控制粉碎机构400动作，使得纸张经预压对辊进行预压，将纸张上的大部分的大幅度的褶皱压至为小幅度的褶皱，之后，纸张通过加湿对辊进行加湿，使得纸张变得潮湿，最后，通过加热定型对辊将潮湿的纸张滚压烘干并使其平展；

S7、当需要将文件粉碎时，将文件伸入粉碎机构400的进料口，两预压对辊中位于上方的预压辊301相对转动，并将文件逐渐滚压入粉碎箱401内，根据文件的厚度不同使得这两个预压辊301的转轴上的滑块407在文件的支撑下相互远离或相互靠近，且文件在预压辊301的作用下向下运动，位于下方的两预压辊301和两粉碎辊在弹性杆410的作用下相互远离或靠近，且远离或靠近的程度小于位于上方的预压辊301，这样文件被位于上方的两预压辊301进行初压送料，被位于下方的预压辊301进行次压送料并防止文件发生窜动，被粉碎对辊粉碎并由抽风机406抽送至收集袋内。

本发明通过PC端将所存储、整理的文件内信息及具体内容录入，并可直接在PC端进行浏览，当需要将原文件拿取或展示时，通过PC使PLC控制相对应的收纳盒203弹出，将该收纳盒203内的文件取出，当该原文件无需再收入收纳盒203内时，只需将所收录的信息转移至其他位置，并将新的文件信息填入即可，或者保持空白状态，待新的文件需放置收纳盒203内时，将该新的文件信息及内容录入PC的相对应程序中即可；综上可知，本发明实现了将打印粉碎、文件抹平等功能合而为一，并实现了将文件系统化整理，便于文件的浏览、取放及展示的目的。

最后应说明的是：以上所述仅为本发明的优选实施例而已，并不用于限制本发明，尽管参照前述实施例对本发明进行了详细的说明，对于本领域的技术人员来说，其依然可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分技术特征进行等同替换。凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明权利要求保护的范围之内。