办公费用全面预算分配与控制的方法

摘要

本发明公开了办公费用全面预算分配与控制的方法，涉及办公费用管理技术领域。本发明包括：预算分配的方法与预算执行的管理方法。本发明，通过对预算包分配方法的创新，将实际全面预算管理的要素数字化，且进行严谨的计算，并结合管理灵活调整需要，进行运算方法的适应匹配，通过开发的办公用品请购系统软件实现数据自动比对运算处理，完成企事业单位对于办公用品经费的科学管理与控制，从而达到其它通过办公流程审批、财务会计报销系统，在业务控制的灵活度，以及对办公经费管理的针对性方面，所无法达到的效果，有效解决了企事业单位关于办公经费管理的难点，具有较强的市场应用推广价值。

说明书

技术领域

本发明涉及办公费用管理技术领域，具体涉及办公费用全面预算分配与控制的方法。

背景技术

企事业单位涉及的职能部门比较多，业务性质种类不同，需要的办公用品、耗材种类多，费用预算分配考虑的因素多，费用支出过程中涉及到的请购、核准、申领、对帐、统计等过程管理控制复杂，开源节流指标难以落实，要么容易均衡失控，要么容易导致浪费，全面预算管理的要求，落实执行起来比较困难，特别是在预算分配方面，缺少相对科学公平严谨的方法，更是缺少技术支撑工具，具体体现如下：

市场类业务，经常需要投标、宣传，在办公经费方面需要倾斜，后勤类业务种类不同，支出需求也不同，而且人数编制不同，总体支出需要考虑；

单位总预算不能超支，需要在分配时有所预留，才能保证住业务开展必需进行的过程调配，实际支出数据难以动态准确掌握，预留和分配调整，及时做出决策比较困难；

不同职能部门的绩效完成情况不同，取得较好的绩效，需要办公经费配额方面相应增长，绩效不佳部门应当削减经费，实际操作比较复杂；

办公费用支出的报销比较分散，各类申请、报销签字、手续流转，比较复杂，一是占用大量工作时间，二是签字时没有依据可查看还有多少经费空间，时间延误还有可能造成影响业务正常开展的损失。

发明内容

本发明的目的在于：为解决现有的办公费用管理存在预算分配与控制的问题，本发明提供了办公费用全面预算分配与控制的方法。

本发明为了实现上述目的具体采用以下技术方案：

办公费用全面预算分配与控制的方法，包括：预算分配的方法与预算执行的管理方法。

进一步地，所述预算分配的方法包括：

S1、根据单位的预算管理的整体目标，设定单位整体的总预算包(A)，确定年度总人数编制(N)；

S2、根据预算管理调节的需要，预留一定比例做为过程调整，设定总预算包的预分配比例(a％)，预算包的预留比例(b％)；

S3、根据总预算包的预分配比例和预留比例，确定出可分配的预算包的金额(可分配的预算包B1＝A*a％)，预留的预算包的金额(预留的预算包B2＝A*b％)；

S4、根据可分配的预算包的金额，以及总人数编制，确定出人均预算包的金额(人均预算包C＝B1/N)；

进一步地，所述部门预算包的计算方法，包括：

1)设业务系数：根据各种业务部门的性质，办公费用实际需求为平均水平的为1，实际较大的设相应倍数，如设业务系数值C1＝1，C2＝1.5，C3＝0.8；

2)设考评系数：根据各个业务部门的考评结果(上年度)，设办公经费分配的加权系数D，如考评结果为“合格”(D1＝1)，“优秀”(D2＝1.2)，“不合格”(D3＝0.8)；

3)计算部门分配系数：根据各个部门的业务系数、考评系统，两者相乘计算出该部门的分配系数F，如(F1＝C1*D2*100％)；

4)根据人均预算包与部门的实际人数编制，计算部门分配基数M(如M1＝C*N1)；

5)根据分配基数，以及部门分配系数，计算出该部门的预分配预算包的金额Z，如(Z1＝M1*F1)；

6)计算出各个部门的预分配比例，即该部门的预分配预算包的金额，除以所有部门的金额的总和；

7)按照单位实际分配的预算值，根据各个部门的预分配比例，计算出该部门实际分配的预算值。

进一步地，所述预算执行的管理方法包括：使用办公用品请购系统。

进一步地，所述办公用品请购系统包括：

管理后台，将所述预算分配方法中的各种数据，进行登记，根据相应算法自动运算，过程中根据管理的需要(包括调整预留金额)，调整任何一个参数变量，均能自动确定各个部门分配的预算值；

请购提交，各个部门(或处室)人员使用请购系统，根据系统预置的办公用品数据库，选择需要请购的用品，进行提交；

部门级主管审批领导，集中查看人员请购用品的金额，查看部门级的预算可用金额(时间进度是否超标)；

用品申请主管领导，集中查看所有部门的申请金额、可用金额，快速批量审批，或将超标申请退回，申请审批即行扣除占用预算数值；

用品供应单位，自动汇总所有配送内容，进行打包配送、系统通知，申请人领取确认后，请购单关闭，后续可以分类统计、记录检索；

退货处理单位，如果申请物品未配送、未签收，超期按照退货处理，退货处理完毕后自动冲减该人员请购用品的金额；

采购供应部门，可以运用办公用品数据库的大数据，同电商数据进行比价，达到降低采购成本、提高预算使用效益，过程中可以调整用品供应的价格(年初招标确定，过程只减不增)，根据调整后的价格，自动调整占用预算数值。

进一步地，所述办公用品请购系统还包括：所述预算可用金额等于“部门预算值”减去“已申请、已领取的用品的总金额”。

本发明的有益效果如下：

1、本发明，通过预算包分配方法的创新，结合办公用品请购系统软件工具的实际运用，有效解决了企事业单位关于办公经费管理的难点，具有较强的市场应用推广价值。

2、本发明，通过将实际全面预算管理的要素数字化，且进行严谨的计算，并结合管理灵活调整需要，进行运算方法的适应匹配，通过开发的办公用品请购系统软件实现数据自动比对运算处理，完成企事业单位对于办公用品经费的科学管理与控制，从而达到其它通过办公流程审批、财务会计报销系统，在业务控制的灵活度，以及对办公经费管理的针对性方面，所无法达到的效果。

附图说明

图1是本发明预算分配方法；

图2是本发明部门预算包的计算方法一；

图3是本发明部门预算包的计算方法二；

图4是本发明办公用品请购系统。

具体实施方式

为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述。

如图1-4所示，办公费用全面预算分配与控制的方法，包括：预算分配的方法与预算执行的管理方法。

如图1所示，在一些实施例中，预算分配的方法包括：

S1、根据单位的预算管理的整体目标，设定单位整体的总预算包(A)，确定年度总人数编制(N)；

S2、根据预算管理调节的需要，预留一定比例做为过程调整，设定总预算包的预分配比例(a％)，预算包的预留比例(b％)；

S3、根据总预算包的预分配比例和预留比例，确定出可分配的预算包的金额(可分配的预算包B1＝A*a％)，预留的预算包的金额(预留的预算包B2＝A*b％)；

S4、根据可分配的预算包的金额，以及总人数编制，确定出人均预算包的金额(人均预算包C＝B1/N)；

如图2-3所示，在一些实施例中，部门预算包的计算方法，包括：

1)设业务系数：根据各种业务部门的性质，办公费用实际需求为平均水平的为1，实际较大的设相应倍数，如设业务系数值C1＝1，C2＝1.5，C3＝0.8；

2)设考评系数：根据各个业务部门的考评结果(上年度)，设办公经费分配的加权系数D，如考评结果为“合格”(D1＝1)，“优秀”(D2＝1.2)，“不合格”(D3＝0.8)；

3)计算部门分配系数：根据各个部门的业务系数、考评系统，两者相乘计算出该部门的分配系数F，如(F1＝C1*D2*100％)；

4)根据人均预算包与部门的实际人数编制，计算部门分配基数M(如M1＝C*N1)；

5)根据分配基数，以及部门分配系数，计算出该部门的预分配预算包的金额Z，如(Z1＝M1*F1)；

6)计算出各个部门的预分配比例，即该部门的预分配预算包的金额，除以所有部门的金额的总和；

7)按照单位实际分配的预算值，根据各个部门的预分配比例，计算出该部门实际分配的预算值。

通过预算包分配方法的创新，实现办公经费全面预算包分配与过程中各项因素的调整，从而达到全局统筹的目的，有效解决了企事业单位关于办公经费管理的难点，具有较强的市场应用推广价值。

如图4所示，在一些实施例中，预算执行的管理方法包括：使用办公用品请购系统，办公用品请购系统包括：

管理后台，将预算分配方法中的各种数据，进行登记，根据相应算法自动运算，过程中根据管理的需要(包括调整预留金额)，调整任何一个参数变量，均能自动确定各个部门分配的预算值；

请购提交，各个部门(或处室)人员使用请购系统，根据系统预置的办公用品数据库，选择需要请购的用品，进行提交；

部门级主管审批领导，集中查看人员请购用品的金额，查看部门级的预算可用金额(时间进度是否超标)；

预算可用金额等于“部门预算值”减去“已申请、已领取的用品的总金额”；

用品申请主管领导，集中查看所有部门的申请金额、可用金额，快速批量审批，或将超标申请退回，申请审批即行扣除占用预算数值；

用品供应单位，自动汇总所有配送内容，进行打包配送、系统通知，申请人领取确认后，请购单关闭，后续可以分类统计、记录检索；

退货处理单位，如果申请物品未配送、未签收，超期按照退货处理，退货处理完毕后自动冲减该人员请购用品的金额；

采购供应部门，可以运用办公用品数据库的大数据，同电商数据进行比价，达到降低采购成本、提高预算使用效益，过程中可以调整用品供应的价格(年初招标确定，过程只减不增)，根据调整后的价格，自动调整占用预算数值。

通过将预算包分配的方法，同办公用品请购系统软件，在该种预算分配业务数字化配置同用品申请、审批、领用与核销方面，形成一个整体，从而达到了预期效果。

对所公开的实施例的上述说明，使本领域专业技术人员能够实现或使用本发明。对这些实施例的多种修改对本领域的专业技术人员来说将是显而易见的，本文中所定义的一般原理可以在不脱离本发明的精神或范围的情况下，在其它实施例中实现。因此，本发明将不会被限制于本文所示的这些实施例，而是要符合与本文所公开的原理和新颖特点相一致的最宽的范围。