一种智慧档案柜的管理系统及智慧档案柜

摘要

本发明公开了一种智慧档案柜的管理系统及智慧档案柜，属于档案管理领域，智慧档案柜用于根据用户的外部指令，对多个档案材料进行管理；档案材料的管理行为包括装投、借阅、归还、变更以及销户；管理系统包括交互模块、登录模块、角色管理模块、用户管理模块、档案柜模块、申请管理模块、复核管理模块、任务管理模块、日志存储模块、日志管理模块、统计分析模块、菜单管理单元。本发明的有益效果在于：通过软件和硬件相结合，利用软件对智慧档案柜进行管理，大幅减轻了档案管理的压力和负担，简化了借档、还档和查档的流程，提高了档案管理的效率，增强用户使用档案柜的体验感。

说明书

技术领域

本发明涉及档案管理领域，尤其涉及一种智慧档案柜的管理系统及智慧档案柜。

背景技术

智能档案柜包括硬件部分和软件部分，可以实现从档案的生产、入盒、上架、下架、借阅、归还、销毁等环节的一个闭环管理，同时这些过程完整的记录在系统数据库中，实现档案全生命周期的管理，方便，快捷，提高工作效率。

目前，通常采用人工管理的方式实现档案管理，管理工作较复杂，且随着档案数量越来越多，也越来越全面细致，为档案管理增重了负担，目前的档案柜综合管理系统中借档、还档和查档的流程较为繁琐，用户只能先通过档案室或档案馆提供的联网终端检索，先找到对应的档案柜，取出档案查阅，进一步判定该档案是否是自身所需档案，过程繁琐，效率低下，尤其当档案及档案柜的数量急剧增加时，用户使用档案室或档案馆的体验较差，因此针对以上问题，迫切需要设计出一种智慧档案柜的管理系统及应用该管理系统的智慧档案柜，以满足实际使用的需要。

发明内容

为了解决以上技术问题，本发明提供了一种智慧档案柜的管理系统及智慧档案柜。

本发明所解决的技术问题可以采用以下技术方案实现：

本发明提供一种智慧档案柜的管理系统，所述智慧档案柜用于根据用户的外部指令，对多个档案材料进行管理；

所述档案材料的管理行为包括装投、借阅、归还、变更以及销户；

所述管理系统包括：

一交互模块，用于接收来自用户的输入指令，并根据所述输入指令显示相应的显示内容；

一登录模块，连接所述交互模块，用于接收用户输入的登录信息，并根据所述用户信息对所述登录信息进行身份鉴权，所述登录信息包括用户名和初始密码；

一角色管理模块，用于设置不同的角色，以及每个所述角色所对应的权限；

一用户管理模块，分别连接所述角色管理模块和所述登录模块，用于对用户的用户信息进行管理，以及创建新的用户，并根据所述用户的登录信息为新用户分配相应的所述角色；

一档案柜模块，用于对所有的所述档案柜对应的档案柜信息进行管理，所述档案柜信息包括每个所述档案柜对应的网络参数；

一申请管理模块，连接所述交互模块，用于接收一申请信息，并根据所述申请信息生成相应的申请记录，所述输入指令包括所述申请信息；

一复核管理模块，连接所述申请管理模块，用于对生成的所述申请记录进行复核，并输出一复核结果；

一任务管理模块，分别连接所述申请管理模块和所述复核管理模块，用于根据所述复核结果，于复核通过后，执行相应的任务；

一日志存储模块，分别连接所述交互模块、所述登录模块、所述角色管理模块、所述用户管理模块、所述档案柜模块、所述申请管理模块、所述复核管理模块和所述任务管理模块，用于对接收到的所述日志信息进行存储；

一日志管理模块，连接所述日志存储模块，用于对存储的日志信息进行管理；

一统计分析模块，用于对系统网点、所述档案柜对应的抽屉进行统计分析以及对所述抽屉进行盘点；

一菜单管理模块，分别连接所述角色管理模块、所述用户管理模块、所述档案柜模块、所述申请管理模块、所述复核管理模块、所述任务管理模块、所述日志管理模块、所述统计分析模块，用于对所述系统菜单执行增加、删除、修改操作，所述系统菜单包括的角色管理、用户管理、档案柜、申请管理、复核管理、任务管理、日志管理和统计分析的执行功能选项。

优选地，所述日志管理模块包括：

一查询单元，用于接收用户输入的查询关键词，并将所述查询关键词整合形成相应的查询信息，随后根据所述查询信息从日志记录中查询得到对应的日志信息并输出。

优选地，所述用户管理模块包括：

一修改单元，用于对所述用户信息中的所述用户名和所述初始密码进行修改。

优选地，所述档案柜模块包括：

一抽屉单元，用于存储有每个所述档案柜分别对应的多个抽屉，每个所述抽屉对应一抽屉编号，并对所有的所述抽屉进行管理。

优选地，所述申请管理模块包括：

一装投申请单元，用于接收用户输入的装投申请信息，并根据所述装投申请信息生成相应的装投记录；

一借阅申请单元，用于接收用户输入的借阅申请信息，并根据所述借阅申请信息生成相应的借阅记录；

一销户申请单元，用于接收用户的销户申请信息，并根据所述销户申请信息生成相应的销户记录；

一归还申请单元，用于接收用户输入的归还申请信息，并根据所述归还申请信息生成相应的归还记录；

一变更申请单元，用于接收用户输入的变更申请信息，并根据所述变更申请信息生成相应的变更记录。

优选地，所述复核管理模块包括：

一装投复核单元，连接所述装投申请单元，用于对所述装投记录中的所述装投申请信息进行审核，并确定所述装投记录对应的档案柜的第一属性信息，将所述第一属性信息包括在所述复核结果中输出；

一借阅复核单元，连接所述借阅申请单元，用于对所述借阅记录中的所述借阅申请信息进行审核，并确定所述借阅记录对应的档案柜的第二属性信息，将所述第二属性信息包括在所述复核结果中输出；

一销户复核单元，连接所述销户申请单元，用于对所述销户记录中的所述销户申请信息进行审核，并确定所述销户记录对应的档案柜的第三属性信息，将所述第三属性信息包括在所述复核结果中输出；

一归还复核单元，连接所述归还申请单元，用于对所述归还记录中的所述归还申请信息进行审核，并确定所述归还记录对应的档案柜的第四属性信息，将所述第四属性信息包括在所述复核结果中输出；

一变更复核单元，连接所述变更申请单元，用于对所述变更记录中的所述变更申请信息进行审核，并确定所述变更记录对应的档案柜的第五属性信息，将所述第五属性信息包括在所述复核结果中输出。

优选地，所述申请管理模块还包括：

一档案入柜单元，用于根据每个所述申请记录对应的所述档案柜的属性信息，打开相应的档案柜；

所述任务管理模块用于根据所述申请记录执行相应的装投任务，和/或借阅任务，和/或归还任务，和/或变更任务。

优选地，还包括：

一射频识别读写模块，用于扫描、读取所述用户存放档案的所述抽屉的电子标签，每个所述抽屉对应于一独立的所述电子标签；

一网点机构管理模块，用于存储有多个部分分别对应的网点机构及每个所述网点机构对应的状态信息，并可对所述网点机构执行增加、删除、查询和修改操作。

优选地，所述统计分析模块包括：

一分析单元，用于对所述系统网点、所述档案柜及所述档案柜对应的抽屉进行统计并分析；

一盘点单元，用于对所述档案柜对应的所述抽屉进行盘点。

本发明还提供一种智慧档案柜，包括如上述的智慧档案柜的管理系统。

本发明的有益效果在于：

本发明通过软件和硬件相结合，利用软件对智慧档案柜进行管理，大幅减轻了档案管理的压力和负担，简化了借档、还档和查档的流程，提高了档案管理的效率，增强用户使用档案柜的体验感，同时还可查询档案柜管理的系统日志。

附图说明

图1为本发明中一种智慧档案柜管理系统的结构框图；

图2为本发明中的日志管理模块具体实施例的结构框图；

图3为本发明中的用户管理模块具体实施例的结构框图；

图4为本发明中的档案柜模块具体实施例的结构框图；

图5为本发明中的申请管理模块具体实施例的结构框图；

图6为本发明中的复核管理模块具体实施例的结构框图；

图7为本发明中的统计分析模块具体实施例的结构框图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动的前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

需要说明的是，在不冲突的情况下，本发明中的实施例及实施例中的特征可以相互组合。

下面结合附图和具体实施例对本发明作进一步说明，但不作为本发明的限定。

本发明提供一种智慧档案柜的管理系统，属于档案管理领域，如图1所示，智慧档案柜用于根据用户的外部指令，对多个档案材料进行管理；

档案材料的管理行为包括装投、借阅、归还、变更以及销户；

管理系统包括：

一交互模块1，用于接收来自用户的输入指令，并根据输入指令显示相应的显示内容；

一登录模块2，连接交互模块1，用于接收用户输入的登录信息，并根据用户信息对登录信息进行身份鉴权，登录信息包括用户名和初始密码；

一角色管理模块3，用于设置不同的角色，以及每个角色所对应的权限；

一用户管理模块4，分别连接角色管理模块3和登录模块2，用于对用户的用户信息进行管理，以及创建新的用户，并根据用户的登录信息为新用户分配相应的角色；

一档案柜模块5，用于对所有的档案柜对应的档案柜信息进行管理，档案柜信息包括每个档案柜对应的网络参数；

一申请管理模块6，连接交互模块1，用于接收一申请信息，并根据申请信息生成相应的申请记录，输入指令包括申请信息；

一复核管理模块7，连接申请管理模块6，用于对生成的申请记录进行复核，并输出一复核结果；

一任务管理模块8，分别连接申请管理模块6和复核管理模块7，用于根据复核结果，于复核通过后，执行相应的任务；

一日志存储模块9，分别连接交互模块1、登录模块2、角色管理模块3、用户管理模块4、档案柜模块5、申请管理模块6、复核管理模块7和任务管理模块8，用于对接收到的日志信息进行存储；

一日志管理模块10，连接日志存储模块9，用于对存储的日志信息进行管理；

一统计分析模块11，用于对系统网点、档案柜对应的抽屉进行统计分析以及对抽屉进行盘点；

一菜单管理单元12，分别连接角色管理模块3、用户管理模块4、档案柜模块5、申请管理模块6、复核管理模块7、任务管理模块8、日志管理模块10、统计分析模块11，用于对系统菜单执行增加、删除、修改操作，系统菜单包括的角色管理、用户管理、档案柜、申请管理、复核管理、任务管理、日志管理和统计分析的执行功能选项。

具体的，在本实施例中，本发明通过软件对档案柜进行管理，档案柜管理系统包括系统管理模块、用户登录模块2、申请管理模块6、复核管理模块7、任务管理模块8、统计分析模块11和日志管理模块10等七大部分；

首先，用户从登录模块2输入初始用户名和初始密码进行登录并跳转到系统主界面，初始用户名为system，初始密码为000000，用户首次登录该系统时，可更改初始用户名和初始密码，当用户忘记密码时，还可通过其他方式重置密码，例如邮箱、手机验证、电子标签；系统管理模块用于对系统菜单、档案柜、系统网点、系统角色、系统用户进行系统化的管理；申请管理模块6用于用户输入装投、借阅、归还、变更以及销户等申请信息，并根据输入的申请信息生成相应的申请记录；复核管理模块7用于复核人员对生成的申请记录进行复核，并输出一复核结果；任务管理模块8用于根据复核结果，于复核通过后，执行相应的借阅、归还、变更任务；统计分析模块11对系统网点、档案柜及档案柜对应的抽屉进行统计并分析，以及对档案柜对应的抽屉进行盘点；日志管理模块10用于记录进入系统的所有用户的操作日志并生成日志信息，便于对系统日志进行管理。

具体的，在本实施例中，系统菜单采用可伸展的侧边栏菜单，也可采用下拉栏，或其他现有的UI设计，当有业务扩展需求时，可通过菜单管理单元12在已有的系统菜单的基础上新增菜单，菜单新增后需要手动添加新增菜单的管理权限，或对已有的系统菜单的进行修改或删除，生成新的系统菜单以满足档案管理需求，无需技术人员重新开发，也无需重新编译代码；

档案柜模块5用于管理已知的所有档案柜的档案柜信息，档案柜信息包括档案柜对应的网络参数、柜号、档案柜状态，档案柜模块5还可添加新的档案柜，并设定新增的档案柜对应的网络参数，例如网关、子关掩码、服务器IP、服务器端口等参数，当档案柜损坏时，将该档案柜中的档案移动至另外的档案柜，并在系统中相应修改对应的档案柜，及档案柜信息；

角色管理模块3，用于管理用户基本信息，设置不同的角色，以及每个角色对应的权限，角色包括管理员、申请人员、复核人员和任务管理员等相关人员；其中只有管理员才能对角色以及每个角色对应的权限执行增加、删除和修改操作，其他角色只能查看权限；申请人员(即用户)的权限包括装投申请、借阅申请、归还申请、变更申请以及销户申请等操作，复核人员的权限包括装投复核、借阅复核、归还复核、变更复核以及销户复核等操作，任务管理员主要负责最终执行装投、借阅、归还等任务；

只有管理员可以在用户管理模块4中创建新的用户，并为新用户分配相应的角色，其他用户可对自身的用户信息进行管理设置。

作为优选的实施方式，该智慧档案柜管理系统，如图2所示，其中日志管理模块10包括：

一查询单元101，用于接收用户输入的查询关键词，并将查询关键词整合形成相应的查询信息，随后根据查询信息从日志记录中查询得到对应的日志信息并输出。

具体的，在本实施例中，日志管理模块10根据外部输入的查询关键词，将所有的关键词整合形成相应的查询信息，从生成的日志信息中查询获取对应的目标日志并输出。

作为优选的实施方式，该智慧档案柜管理系统，如图3所示，其中用户管理模块4包括：

一修改单元41，用于对用户信息中的用户名和初始密码进行修改。

具体的，在系统主界面的右上角有修改密码按钮，点击“修改密码”按钮即可进入密码修改界面重新设置登录用户名和密码，其中密码最少包括位且必须包含大写字母、小写字母、数字、其他字符中的至少三项；在系统主界面的右上角还有退出按钮，点击“退出”按钮即可退出到登录界面。

作为优选的实施方式，该智慧档案柜管理系统，如图4所示，其中档案柜模块5包括：

一抽屉单元51，用于存储有每个档案柜分别对应的多个抽屉，每个抽屉对应一抽屉编号，并对所有的抽屉进行管理。

具体的，抽屉单元51用于对档案柜单元中的每个档案柜对应的抽屉进行管理，每个抽屉对应于一抽屉编号，抽屉单元51存储有所有的抽屉编号对应的抽屉状态；

作为优选的实施方式，该智慧档案柜管理系统，如图5所示，其中申请管理模块6包括：

一装投申请单元61，用于接收用户输入的装投申请信息，并根据装投申请信息生成相应的装投记录，其中装投申请信息包括开户行号、开户行名称、账号、账户、账号性质、RFID、档案编号、物品类型、物品数量、公司联系人、公司联系电话、公司邮编、经办人、经办人证件号以及备注等档案信息；

一借阅申请单元62，用于接收用户输入的借阅申请信息，并根据借阅申请信息生成相应的借阅记录，其中借阅申请信息包括开户行号、开户行名称、账户、档案编号、物品类型、物品数量、所属档案柜，其中借阅申请信息中开户行号、开户行名称、账号、账户、档案编号、物品类型、物品数量、所属档案柜已根据互联网记忆功能默认为该用户在装投申请单元61录入的装投申请信息中对应的内容，故而用户只需输入账号即可查询借阅；

一销户申请单元63，用于接收用户的销户申请信息，并根据销户申请信息生成相应的销户记录，用户点击销户按钮即可完成销户申请；

一归还申请单元64，用于接收用户输入的归还申请信息，并根据归还申请信息生成相应的归还记录，其中归还申请信息包括开户行号、开户行名称、账号、账户、RFID、档案编号、物品类型、物品数量，其中归还申请信息中开户行号、开户行名称、账户、档案编号、物品类型、物品数量已根据互联网记忆功能默认为该用户在装投申请单元61录入的装投申请信息中对应的内容，故而用户只需输入账号，并读取相应的RFID即可完成归还申请；

一变更申请单元65，用于接收用户输入的变更申请信息，并根据变更申请信息生成相应的变更记录，变更申请信息可包括上述的装投申请信息的任一项内容。

作为优选的实施方式，该智慧档案柜管理系统，如图6所示，其中复核管理模块7包括：

一装投复核单元71，连接装投申请单元61，用于对装投记录中的装投申请信息进行审核，并确定装投记录对应的档案柜的第一属性信息，将第一属性信息包括在复核结果中输出；

一借阅复核单元72，连接借阅申请单元62，用于对借阅记录中的借阅申请信息进行审核，并确定借阅记录对应的档案柜的第二属性信息，将第二属性信息包括在复核结果中输出；

一销户复核单元73，连接销户申请单元63，用于对销户记录中的销户申请信息进行审核，并确定销户记录对应的档案柜的第三属性信息，将第三属性信息包括在复核结果中输出；

一归还复核单元74，连接归还申请单元64，用于对归还记录中的归还申请信息进行审核，并确定归还记录对应的档案柜的第四属性信息，将第四属性信息包括在复核结果中输出；

一变更复核单元75，连接变更申请单元65，用于对变更记录中的变更申请信息进行审核，并确定变更记录对应的档案柜的第五属性信息，将第五属性信息包括在复核结果中输出。

具体的，复核人员在复核管理模块7中对申请人员的装投申请、借阅申请、归还申请、变更申请以及销户申请进行复核；

复核人员在装投复核单元71中选择一条装投记录，确认录入的装投申请信息，并确定对应的需装投的档案柜的组号、柜号和抽屉号作为第一属性信息，并包括在复核结果中输出；

复核人员在借阅复核单元72中选择一条借阅记录，进行审核，一是对用户的借阅申请信息进行审核，二是对借阅的档案进行审核，例如该档案是否已借阅出去、是否是开放公共资源档案，当审核通过后，将借阅档案的档案柜的组号、柜号和抽屉号作为第二属性信息包括在复核结果中输出；

复核人员在销户复核单元73中选择一条销户记录，查询销户申请信息中该账号对应日志记录信息，查询该用户是否有不良信用记录或未完成操作记录，例如借阅档案未归还、恶意损坏档案等，审核通过后，将该用户的档案的档案柜的组号、柜号和抽屉号作为第三属性信息包括在复核结果中输出，以便对档案进行处理，例如归还用户，系统直接将该用户以及该用户的所有日志记录删除，保护用户的隐私安全；

复核人员在归还复核单元74中选择一条归还记录，读取归还申请信息中对应的RFID进行审核，查询RFID是否正确，审核通过后，将归还档案的档案柜的组号、柜号和抽屉号作为第四属性信息包括在复核结果中输出，以便任务管理员将档案存放入档案柜中；

复核人员在变更复核单元75中选择一条变更记录，对变更申请信息中对应的需变更的内容进行审核，审核通过后，若用户只需对自身的用户信息进行变更，则直接变更信息；若用户需要对档案进行变更，例如变更档案柜的保护等级、变更档案材料以及其他变更行为，则将该用户的档案的档案柜的组号、柜号和抽屉号作为第无属性信息包括在复核结果中输出，以便任务管理员执行变更任务。

作为优选的实施方式，该智慧档案柜管理系统，其中申请管理模块6还包括：

一档案入柜单元66，用于根据每个申请记录对应的档案柜的属性信息，打开相应的档案柜；

任务管理模块8用于根据申请记录执行相应的装投任务，和/或借阅任务，和/或归还任务，和/或变更任务。

具体的，在本实施例中，审核通过后，任务管理员从档案入柜单元获取每个申请记录审核后对应的审核结果，并根据审核结果中对应的档案柜的属性信息弹开相应的抽屉，将装投、归还的档案放入抽屉中，或将借阅的档案从抽屉中取出。

作为优选的实施方式，该智慧档案柜管理系统，其中还包括：

一射频识别读写模块13，用于扫描、读取用户存放档案的抽屉的电子标签(RadioFrequency Identification，RFID)，每个抽屉对应于一独立的电子标签。

一网点机构管理模块14，用于存储有多个部分分别对应的网点机构及每个网点机构对应的状态信息，并可对网点机构执行增加、删除、查询和修改操作。网点机构对应的状态信息包括正常、停用，可删除或修改停用的网点，也可输入网点名称、参数查询得到目标网点；

作为优选的实施方式，该智慧档案柜管理系统，如图7所示，其中统计分析模块11包括：

一分析单元111，用于对系统网点、档案柜及档案柜对应的抽屉进行统计并分析；

一盘点单元112，用于对档案柜对应的抽屉进行盘点。

本发明还提供一种智慧档案柜，包括如上述的智慧档案柜的管理系统。

本发明的有益效果在于：

本发明通过软件和硬件相结合，利用软件对智慧档案柜进行管理，大幅减轻了档案管理的压力和负担，简化了借档、还档和查档的流程，提高了档案管理的效率，增强用户使用档案柜的体验感，同时还可查询档案柜管理的系统日志。

以上所述仅为本发明较佳的实施例，并非因此限制本发明的实施方式及保护范围，对于本领域技术人员而言，应当能够意识到凡运用本发明说明书及图示内容所作出的等同替换和显而易见的变化所得到的方案，均应当包含在本发明的保护范围内。