基于非线性数据归档组卷的方法

摘要

本发明提供一种基于非线性数据归档组卷的方法。所述基于非线性数据归档组卷的方法包括数据库、录入功能、查询功能、组卷功能、移交申请功能、审核功能、移交确认功能、档案接收功能、入库移交功能、接收入库功能和状态标记功能。本发明提供的所述基于非线性数据归档组卷的方法解决了现有技术的组卷系统效率低下，出错概率大的技术问题。

说明书

技术领域

本发明涉及档案管理系统领域，具体涉及一种基于非线性数据归档组卷的方法。

背景技术

现有技术的数据组卷系统，一般都是录入相关未组卷数据之后，选中相关数据，再录案卷信息，然后将选中的数据归到新录的案卷当中；或者直接在已组卷的数据基本上追加录入。

如果数据量大的话，每次录完一案卷内容的数据时，就将其归到某一案卷下显然效率低下；其次每次都要输入案卷的信息难免出现录错相关信息的问题，增加出错概率。

发明内容

为解决现有技术的组卷系统效率低下，出错概率大的技术问题，本发明提供一种组卷效率高，出错概率小的基于非线性数据归档组卷的方法。

一种基于非线性数据归档组卷的方法，包括数据库、录入功能、查询功能、组卷功能、移交申请功能、审核功能、移交确认功能、档案接收功能、入库移交功能、接收入库功能和状态标记功能；

使用所述基于非线性数据归档组卷的方法，包括以下步骤：

步骤一：未组卷录入：使用所述录入功能，将未组卷数据录入至所述数据库中；

同时，所述状态标记功能将录入数据标记为：“组卷状态：未组卷”、“档案状态：未移交”；

步骤二：数据组卷：使用所述查询功能，于所述数据库中以某一条件查询未组卷数据，选中查询结果，使用所述组卷功能，将未组卷数据依次存入多个数据组卷中；

同时，所述状态标记功能将存入数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：未移交”；

步骤三：移交申请：当需要对某一条件内的数据进行移交归档时，移交人使用所述查询功能，于所述数据库中以该条件查询数据组卷，选中查询结果，运行所述移交申请功能，向所述审核功能提出移交申请；

同时，所述状态标记功能将申请数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：待审核”；

步骤四：移交审核：审核人访问所述审核功能，查看申请进行移交的数据组卷内容，

如驳回申请，则所述状态标记功能将申请数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：未移交”；

如同意申请，则所述状态标记功能将申请数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：已审核”；

步骤五：确认移交：移交人再次使用所述查询功能，于所述数据库中查询并选中档案状态为“已审核”的数据组卷，运行所述移交确认功能，并将对应的实体资料移交至档案馆；

同时，所述状态标记功能将移交数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：移交中”；

步骤六：档案接收：当实体资料移交至档案馆后，档案馆管理人使用所述查询功能，于所述数据库中查询并选中档案状态为“移交中”的数据组卷，运行所述档案接收功能，确认已收到实体资料；

同时，所述状态标记功能将移交数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：已进馆”；

步骤七：入库移交：档案馆管理人整理完毕实体资料后，再次使用所述查询功能，于所述数据库中查询并选中档案状态为“已进馆”的数据组卷，运行所述入库移交功能，将实体资料移交至库房；

同时，所述状态标记功能将入库数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：入库中”；

步骤八：接收入库：库房管理人将实体资料移动至合适位置后，使用所述查询功能，于所述数据库中查询并选中档案状态为“入库中”的数据组卷，运行所述接收入库功能，实现档案的入库归档；

同时，所述状态标记功能将入库数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：已入库”。

在本发明提供的基于非线性数据归档组卷的方法的一种较佳实施例中，所述基于非线性数据归档组卷的方法还包括档号设置功能。

在本发明提供的基于非线性数据归档组卷的方法的一种较佳实施例中，所述步骤二具体包括以下步骤：

步骤二一：组卷查询：使用所述查询功能，于所述数据库中以某一条件查询未组卷数据，并选中查询结果；

步骤二二：组卷设置：使用所述档号设置功能，设置档号各组成项的值的范围，如卷宗号、年份等；设置档号生成规律，如连续生成或每一组卷重新生成；设置每一组卷的存入件数；

步骤二三：数据组卷：使用所述组卷功能，根据所述步骤二二的设置，为所述步骤二一中选中的数据分别生成档号，并按顺序将其依次存入多个数据组卷中；

同时，所述状态标记功能将存入数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：未移交”。

在本发明提供的基于非线性数据归档组卷的方法的一种较佳实施例中，所述基于非线性数据归档组卷的方法还包括打印清单功能。

在本发明提供的基于非线性数据归档组卷的方法的一种较佳实施例中，所述步骤五具体包括以下步骤：

步骤五一：移交确认：移交人再次使用所述查询功能，于所述数据库中以相同条件查询数据组卷，选中标记为“已审核”的数据组卷，运行所述移交确认功能，确定对已审核数据进行移交；

同时，所述状态标记功能将移交数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：移交中”；

步骤五二：打印清单：使用所述打印清单功能，将移交数据对应档号打印为实体清单；

步骤五三：档案移交：将实体资料及实体清单一并移交至档案馆。

在本发明提供的基于非线性数据归档组卷的方法的一种较佳实施例中，运行所述接收入库功能时，需输入对应实体资料的存放位置信息，从而实现数字档案与实体档案存放位置的对应。

相较于现有技术，本发明提供的所述基于非线性数据归档组卷的方法具有以下有益效果：

一、所述基于非线性数据归档组卷的方法支持大量数据一次性组卷，减少录入与组卷的工作量。

二、所述基于非线性数据归档组卷的方法可灵活设置每一组卷的存入件数、档号格式、档号产生算法等，适用于各种归档需求。

三、所述基于非线性数据归档组卷的方法的运行流程清晰，不同用户不同分工，各用户只需负责自己部分工作，有效提高了工作效率并降低了出错概率。

附图说明

图1是本发明提供的基于非线性数据归档组卷的方法的运行流程图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅是本发明的一部分实施例，而不是全部的实施例。

请参阅图1，是本发明提供的基于非线性数据归档组卷的方法的运行流程图。

所述基于非线性数据归档组卷的方法包括包括录入功能、档号设置功能、组卷功能、移交申请功能、审核功能、移交确认功能、打印清单功能、档案接收功能、入库移交功能和接收入库功能，以及数据库、查询功能和状态标记功能。

使用所述基于非线性数据归档组卷的方法，包括以下步骤：

S1：未组卷录入：使用所述录入功能，将未组卷数据录入至所述数据库中；

同时，所述状态标记功能将录入数据标记为：“组卷状态：未组卷”、“档案状态：未移交”；

S2具体包括以下步骤：

S2-1：组卷查询：使用所述查询功能，于所述数据库中以A条件查询未组卷数据，并选中查询结果；

S2-2：组卷设置：使用所述档号设置功能，设置卷宗号为“XX”、年份为“2016”；

设置档号生成规律为每一组卷重新生成；

设置每一组卷的存入件数为5件；

S2-3：数据组卷：使用所述组卷功能，根据所述S2-2的设置，为所述S2-1中选中的数据分别生成档号，并依次存入多个数据组卷中，即：

组卷1：

XX-2016-001-0001、XX-2016-001-0002……XX-2016-001-0005，

组卷2：

XX-2016-002-0001、XX-2016-002-0002……XX-2016-002-0005，

……；

同时，所述状态标记功能将存入数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：未移交”；

S3：移交申请：当需要对A条件内的数据进行移交归档时，移交人使用所述查询功能，于所述数据库中以A条件查询数据组卷，选中查询结果，运行所述移交申请功能，向所述审核功能提出移交申请；

同时，所述状态标记功能将申请数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：待审核”；

S4：移交审核：审核人访问所述审核功能，查看申请进行移交的数据组卷内容，

如驳回申请，则所述状态标记功能将申请数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：未移交”；

如同意申请，则所述状态标记功能将申请数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：已审核”；

S5具体包括以下步骤：

S5-1：移交确认：移交人再次使用所述查询功能，于所述数据库中以A条件查询数据组卷，选中标记为“已审核”的数据组卷，运行所述移交确认功能，确定对已审核数据进行移交；

同时，所述状态标记功能将移交数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：移交中”；

S5-2：打印清单：使用所述打印清单功能，将移交数据对应档号打印为实体清单；

S5-3：档案移交：将实体资料及实体清单一并移交至档案馆

S6：档案接收：当实体资料移交至档案馆后，档案馆管理人使用所述查询功能，于所述数据库中查询并选中档案状态为“移交中”的数据组卷，运行所述档案接收功能，确认已收到实体资料；

同时，所述状态标记功能将移交数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：已进馆”；

S7：入库移交：档案馆管理人整理完毕实体资料后，再次使用所述查询功能，于所述数据库中查询并选中档案状态为“已进馆”的数据组卷，运行所述入库移交功能，将实体资料移交至库房；

同时，所述状态标记功能将入库数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：入库中”；

S8：接收入库：库房管理人将实体资料移动至合适位置后，使用所述查询功能，于所述数据库中查询并选中档案状态为“入库中”的数据组卷，运行所述接收入库功能，同时输入对应实体资料的存放位置信息，实现档案的入库归档，以及数字档案与实体档案存放位置的对应；

同时，所述状态标记功能将入库数据标记为：“组卷状态：已组卷”、“档案状态：已入库”。

相较于现有技术，本发明提供的所述基于非线性数据归档组卷的方法具有以下有益效果：

一、所述基于非线性数据归档组卷的方法支持大量数据一次性组卷，减少录入与组卷的工作量。

二、所述基于非线性数据归档组卷的方法可灵活设置每一组卷的存入件数、档号格式、档号产生算法等，适用于各种归档需求。

三、所述基于非线性数据归档组卷的方法的运行流程清晰，不同用户不同分工，各用户只需负责自己部分工作，有效提高了工作效率并降低了出错概率。

以上所述仅为本发明的实施例，并非因此限制本发明的专利范围，凡是利用本发明说明书内容所作的等效结构或等效流程变换，或直接或间接运用在其它相关的技术领域，均同理包括在本发明的专利保护范围之内。