文档管理设备、文档管理系统和文档管理方法

摘要

本发明提供文档管理设备、文档管理系统和文档管理方法，在设备中，接收单元从客户终端设备接收对与文档相关联的多个版本进行批量注册的请求。确定单元基于所述请求确定是否存在待注册为所述文档的版本的文件。在存在待注册为所述文档的版本的所述文件的情况下，提取单元从所述文件提取最后更新者信息。注册单元将所述文件注册为所述文档的版本。设定单元设定属性信息，使得所提取的最后更新者信息被设定为所注册版本的属性信息。

说明书

技术领域

本发明涉及文档管理设备、文档管理系统和文档管理方法。

背景技术

在Windows、Linux等文件系统中，向一个文件分配一个版本来管理文件。在这类文件系统中，当多名用户共同编辑一个文件时，常常将原始文件分为多个文件并向各个文件分配不同的文件名，从而可以通过文件名来管理版本。一些文档管理系统具有管理针对一个文件(文档)的多个版本的能力。在这类文档管理系统中，首先用户声明通过检出(check out)注册文档来开始编辑，并在编辑结束时检入(check in)该文档。在该文档管理系统中，对版本进行管理，使得当用户对文档执行检出和检入时，为该文档追加注册一新版本。该文档管理系统通常还提供浏览版本历史并下载旧版本的功能。

为了从通过文件名管理版本的文件系统向具有上述版本管理能力的文档管理系统传输数据，用户首先注册最旧版本的文件，然后将检出和检入重复执行与文件数量相同的次数。为了避免该麻烦的操作，已经提出了一种技术。在日本特开2005-316715号公报公开的技术中，执行监控以检测从不具有版本管理能力的文件系统向具有版本管理能力的文件系统复制文件的发生。在检测到该复制之后，每次更新文件时，将更新后的文件自动注册为新版本。

然而，在日本特开2005-316715号公报公开的技术中，不允许通过单次操作将多个文件作为一批注册。在该技术中，不对关于更新各个文件的用户的信息进行管理，从而在文档管理系统上无法知道哪个用户更新了哪个文档。

发明内容

根据本发明的一个方面，提供了一种设备，其包括：接收单元，其被构造成从客户终端设备接收对与文档相关联的多个版本进行批量注册的请求；确定单元，其被构造成基于所述请求来确定是否存在待注册为所述文档的版本的文件；提取单元，其被构造成在存在待注册为所述文档的版本的所述文件的情况下，从所述文件提取最后更新者信息；注册单元，其被构造成将所述文件注册为所述文档的版本；以及设定单元，其被构造成设定属性信息，使得所提取的最后更新者信息被设定为所注册版本的属性信息。

根据本发明的另一方面，提供了一种系统，其包括客户终端设备和设备，所述客户终端设备包括：产生单元，其被构造成产生对与文档相关联的多个版本进行批量注册的请求；以及发送单元，其被构造成将所述请求发送给所述设备，所述设备包括：接收单元，其被构造成接收所述请求；确定单元，其被构造成基于所述请求来确定是否存在待注册为所述文档的版本的文件；提取单元，其被构造成在存在待注册为所述文档的版本的所述文件的情况下，从所述文件提取最后更新者信息；注册单元，其被构造成将所述文件注册为所述文档的版本；以及设定单元，其被构造成设定属性信息，使得所提取的最后更新者信息被设定为所注册版本的属性信息。

根据以下结合附图的描述，本发明的其他特征将变得清楚，在所有附图中相同的附图标记表示相同或相似的部件。

附图说明

附图结合在本说明书中并构成说明书的一部分，其示出了本发明的实施例并且与说明一起用于解释本发明的原理。

图1是示意性示出文档管理系统和客户端计算机的构造的示例的图。

图2是示出可用作文档管理系统或客户端计算机的计算机的硬件构造的示例的框图。

图3是示出主文档管理画面的示例的图。

图4是示出存储在个人计算机的文件存储单元中的文件列表的示例的图。

图5是示出在响应于点击文档列表显示区上的文档注册按钮，个人计算机注册了图4所示的文件的状态下的画面的示例的图。

图6是示出版本批量注册画面的示例的图。

图7是示出文档列表显示画面的示例的图，在该显示画面中显示响应于用户点击图6中的执行按钮而执行的批量注册的结果。

图8是示出版本列表显示画面的示例的图。

图9是示出用于定义文档的分组/分配规则的分组/分配规则设定画面的示例的图。

图10是示出显示存储在个人计算机的文件存储单元中的文件列表的画面的示例的图。

图11是示出版本批量注册画面的示例的图。

图12是示出文档列表显示画面的示例的图，在该显示画面中显示响应于用户点击图11中的执行按钮而由文档管理系统执行的版本批量注册的结果。

图13是示出版本列表显示画面的示例的图。

图14是示出版本批量注册画面的示例的图。

图15是示出版本列表显示画面的示例的图，在该显示画面中显示响应于用户点击图14中的执行按钮而对现有文档执行的版本批量注册的结果。

图16(图16A和图16B)是示出响应于用户经由图6、图11、图14等发出的执行版本批量注册的指令，由文档管理系统执行的处理的示例的流程图。

图17是示出文档属性数据和版本属性数据的示例的图。

图18是示出文档属性数据和版本属性数据的示例的图。

具体实施方式

下面根据附图详细描述本发明的各个实施例。

图1是示意性示出文档管理系统和客户端计算机的构造的示例的图。如图1所示，客户端计算机101和文档管理系统106经由诸如Internet或内部LAN(局域网)之类的网络100彼此连接，使得客户端计算机101和文档管理系统106可以彼此通信。

在图1中，附图标记101表示用户使用的诸如个人计算机(下文称为PC)之类的客户端计算机。注意，客户端计算机是客户终端设备的一个示例。Web浏览器102是用于访问Web服务器的常用类型的浏览器。文件选择单元103是被构造成在Web浏览器102上运行以从文件存储单元105选择任意文件的模块。文件选择单元103可以是与Web浏览器102分开安装在PC 101上的插件模块。文档信息设定单元104是被构造成在Web浏览器102上运行以在由文档选择单元103选择的一个或多个文件的文档名、注册顺序等方面进行设定的模块。文档信息设定单元104可以是与Web浏览器102分开安装在PC 101上的插件模块。注意在本实施例中，作为示例假定使用Web浏览器和插件模块。然而在本发明中，对于构造没有特定限制，只要客户端应用程序能够发送文件和与文件相关联的信息即可。文件存储单元105可以是布置在PC 101中的存储装置，或者可以是布置在经由网络100连接的文件服务器上的存储装置。

作为文档管理设备的示例进行说明的文档管理系统106包括一个或多个信息处理设备，并包括多个处理单元和信息存储单元。文档管理系统106能够以分级方式管理文件柜、文件夹、文档和版本，不过省略了对其的进一步详细描述。在本实施例的以下描述中，假定在文档管理系统106中，存在已经注册的文件柜、文件夹、文档以及指示可以访问文件柜、文件夹和文档的用户的用户信息。附图标记107(即，版本注册请求接收单元)、108(即，文档注册单元)、109(即，文件属性提取单元)、110(即，版本注册单元)、111(即，版本分组/分配单元)和112(即，版本分组/分配规则设定单元)表示被构造成根据PC 101发出的请求执行处理的处理单元。附图标记113(即，文档/版本信息存储单元)、114(即，文档属性存储单元)、115(即，版本属性存储单元)和116(分组/分配规则存储单元)表示由处理单元使用以写/读信息的信息存储单元。

图2是示出用作文档管理系统或客户端计算机的计算机的硬件构造的示例的框图。附图标记201表示被构造成执行计算并控制信息处理设备的操作的中央处理单元(CPU)。附图标记202表示供CPU 201使用的随机存取存储器(RAM)，作为主存储器区域、执行程序存储区域、程序执行区域和数据区域。

附图标记203表示只读存储器(ROM)，在其中存储与由CPU 201等执行的操作过程相关联的程序和其他数据。ROM 203包括程序ROM和数据ROM。在程序ROM中，存储用作用于控制信息处理设备的系统程序的基础软件(OS)。在数据ROM中，存储用于系统操作的信息。可使用下述的HDD 209代替ROM 203。

附图标记204表示网络接口(NETIF)，其被构造成控制信息处理设备之间经由网络的数据传输，并具有诊断连接测试能力。附图标记25表示视频RAM(VRAM)，其被构造成存储并控制待显示在CRT 206的画面上以指示信息处理设备的操作状态的图像的数据。

附图标记206表示诸如阴极射线管(CRT)的显示器。以下，作为示例，假定CRT用作显示器206。附图标记207表示控制器，其被构造成对来自由用户操作以输入信号的外部输入装置208(例如键盘或诸如鼠标之类的指示装置)的输入信号进行控制。以下，作为示例，使用键盘(KB)作为外部输入装置208，并且使用键盘控制器(KBC)作为控制器207。

附图标记209表示用于存储应用程序和各种数据的硬盘驱动器(HDD)。在本实施例中，应用程序是实现根据本实施例的各个处理单元的软件程序。

附图标记210表示用于从可拆卸存储介质输入/向可拆卸存储介质输出数据的外部输入/输出装置。具体地，外部输入/输出装置210用于从可拆卸存储介质读取应用程序。附图标记211表示供外部输入/输出装置210读取数据的可拆卸存储介质。可拆卸存储介质的示例包括诸如软盘的磁存储介质、光存储介质(例如CD-ROM盘)、磁光存储介质(例如MO盘)、半导体存储介质(例如存储卡)等。在以下说明中，作为示例，假定使用软盘作为可拆卸存储介质211并且使用软盘驱动器作为外部输入/输出装置210。从而在下文中，外部输入/输出装置210也称为软盘驱动器(FDD)210，可拆卸存储介质211也称为软盘(FD)211。

注意，应用程序和/或数据可存储在FDD 210上而不是HDD 209上。

图3示出由附图标记300表示的主文档管理画面的示例，当用户经由PC 101上的Web浏览器102访问并登录文档管理系统时，显示该主文档管理画面。

文件夹树显示区301是显示由文档管理系统106以分级方式管理的文件夹的画面区。如果用户点击该文件夹树显示区301中的符号+或符号-，那么PC 101打开或关闭被点击的文件夹。如果用户选择文件夹，那么PC101在文档列表显示区302中显示所选文件夹中的子文件夹或者文档列表。

文档列表显示区302是以列表形式显示所选文件夹中的信息的画面区。用户在操作期间主要使用该画面区来指定要对文件夹或文档执行的处理。指令的示例包括子文件夹创建指令、文档注册指令、检出指令、检入指令、删除指令、下载指令等。如果用户通过点击按钮303中对应的一个按钮(例如，创建文件夹按钮)发出这些指令中的一个指令，那么PC 101或文档管理系统106根据该指令执行处理。

图4示出了在PC 101的文件存储单元105中存储的文件列表的示例。在以下说明中，作为示例，假定存在图4所示的文件名以“审查资料(Review Material)”开始的五个文件。

图5示出了在响应于点击文档列表显示区302中的注册文档按钮、PC101注册了图5所示的五个文件的状态下的画面500的示例。在该状态下，这五个文件被注册为单独文档，如图5的文档列表显示区501所示。发出文档注册指令的用户的用户名yamada被注册为文档创建者。该状态相当于在不具有版本管理能力的PC的文件系统中存储文件的状态。

图6示出了用于对版本进行批量注册的画面600的示例。附图标记601表示显示待注册文件列表的待注册文件列表区。如果用户将存储在PC 101中的文件拖放到待注册文件列表区601中，那么该文件被添加至该列表。在待注册文件列表区601中，针对每个文件显示文件名、扩展名、更新日期/时间和大小。列表中的文件可根据所选项排序或可按照根据更新日期/时间或文件名确定的顺序固定。在确定版本顺序时反映在待注册文件列表区601中显示文件的顺序。

附图标记602表示文件分组/分配方法指定单元，其允许用户指定：将待注册文件列表区601中的文件注册为单个文档的版本，还是根据预定规则将注册文件列表区601中的文件分组到不同的文档。该预定规则可以以后述的方式而设定。根据该规则，文档管理系统106可以将多个文件分组到具有多个版本的多个文档。在用户发出的指令指示要将所有文件分组到单个文档的情况下，由用户输入文档名。在图6所示的示例中，用户发出的指令指示要将所有文件分组到单个文档，并指定“审查资料”作为文档名。

附图标记603表示用于从待注册文件列表区删除所选文件的删除按钮。如果用户选择待注册文件列表区中的一个或多个文件并点击删除按钮，那么所选的一个或多个文件被从待注册文件组删除。

附图标记604表示执行按钮。如果用户点击该按钮，那么PC 101产生版本批量注册请求并将其发送至文档管理系统106。版本批量注册请求包括文件列表、分组/分配方法、指定文件名和所有文件的实体(所有实际文件)，文件列表包括指示文件属性的信息(属性信息)和文件顺序(文件顺序信息)。在用户经由分组/分配方法指定部602指定要根据预定规则执行分组/分配的情况下，在版本批量注册请求中不包含文档名和文件顺序。

附图标记605表示取消按钮。如果用户点击该按钮，则PC 101取消版本批量注册的请求。

图7示出了文档列表显示画面700的示例，在该显示画面中显示响应于用户点击图6中的执行按钮604而执行的版本批量注册的结果。在该示例中，用户经由分组/分配方法指定部602指定要将所有文件分组到单个文档，从而在文档列表显示区701中仅显示一个文档。在这种情况下，将五个文件分组到单个文档，从而文档具有如列“版本数”中指示的五个版本。在图7中，如果用户通过选中文档选择框702(“审查资料”)选择文档，并进一步点击版本列表显示按钮703，那么显示诸如图8所示的版本列表显示画面800。

图8示出了版本列表显示画面800的示例。在图8所示的该示例中，响应于图6中执行的操作，将五个文件注册为单个文档“审查资料”的版本，并以注册为文档“审查资料”的版本的文件列表的形式显示注册结果。在版本列表显示区801中，以列表的形式显示版本。注意，“名称”802指示各个个体文件的文件名，“扩展名”803指示各个文件的扩展名，“版本号”804指示文件的版本编号。“文档创建者”805指示发出版本批量注册请求的用户的名称。换言之，“文档创建者”805指示已经在文档管理系统106上创建版本的用户(更严格地说，发出在文档管理系统106上创建版本的指令的用户)。“最后文档更新者”806指示执行最后更新的用户的名称。该信息从注册文件的实体提取。如果未提取到信息，那么在“最后文档更新者”806的对应区域中不显示。

如果文档管理系统106从PC 101接收到版本批量注册请求，那么文档管理系统106执行与版本批量注册相关联的处理，如下参照图16所述，并且文档管理系统106向PC 101发送根据版本批量注册请求执行的版本批量注册的结果。如果PC 101接收到版本批量注册结果，那么PC 101以如图7或8所示的方式显示该结果。

以上已经描述了用户经由PC 101上的Web浏览器102将多个文件注册为单个文档的版本的过程的示例。

接着，下面描述针对用户在图6中选择“根据预定规则分组/分配”，并且将多个文件分组到具有多个版本的多个文档的情况的过程示例。

图9示出了用于定义文档的分组/分配规则的分组/分配规则设定画面的示例。该规则的定义根据文档是新注册还是作为版本添加到现有文档而有所不同。附图标记901表示用于定义在文档被注册为单个文档的版本的情况下的分组/分配规则(规则信息)的分组/分配规则设定部。附图标记902表示用于定义版本注册的排序顺序规则的排序顺序设定部。用户可以操作排序顺序设定部902以设定排序顺序，从而通过更新日期/时间或文件名来将文件以升序或降序排序。附图标记903表示用于定义文件分组的文档的名称的确定规则的文档名确定规则设定部。用户可以操作文档名确定规则设定部903以选择是通过最新版本的文件名，通过分组/分配规则指定的字母串，还是通过最新版本的注册日期/时间来给定文档名。

附图标记904表示用于指定处理重复文件的方式的重复文件处理设定部。该指定只能在将多个文件注册为现有文档的版本的情况下有效，而在新注册文档时不可用。在上述文档分组/分配规则设定画面900中，允许以文件柜或文件夹为单位定义文档分组/分配规则。可选地，文档分组/分配规则设定画面900可被构造成允许以系统为单位定义文档分组/分配规则。仍然可选地，可以以系统、文件柜或文件夹为单位定义多个规则，并且可在执行注册时选择规则，不过省略了对管理多个规则的方法和从多个规则中选择一个的方法的细节的进一步说明。附图标记905表示“执行”按钮。如果点击或按下执行按钮，则PC 101执行在画面900上设定的分组/分配规则。

图10示出了显示存储在PC 101的文件存储单元105中的文件列表的画面的示例。参照图10，下面给出了对根据预定规则应用于文件名以“审查资料”开始的五个文件和文件名以“新产品计划(New Product Planning)”开始的三个文件的文件分组/分配的说明。

图11示出了版本批量注册画面1100的示例。在图11所示的示例中，将图10所示的八个文件添加到待注册文件列表区1101。在该示例中，在文件分组/分配方法指定单元1102中指定根据预定规则对文件分组。在这种情况下，如果用户点击(或按下)执行按钮，那么PC 101向文档管理系统106发送版本批量注册请求，该请求包括含有文件属性的文件列表、分组/分配方法和所有文件的实体。

图12示出了文档列表显示画面1200的示例，在该显示画面中显示响应于用户点击图6中的执行按钮而由文档管理系统106执行的版本批量注册的结果。在该示例中，用户经由分组/分配方法指定部1102指定根据预定规则对文件分组，并根据图9中定义的规则将这些文件分组。根据分组/分配规则设定部901中指定的规则，扩展名和文件名字母串部分相同的文件被注册为单个文档的版本，从而新注册两个文档。更具体地说，根据经由文档名确定规则设定部903指定的规则，采用文件名的字母串部分“审查资料”和“新产品计划”作为文档名。结果，对于“审查资料”注册五个版本，对于“新产品计划”注册三个版本。在图12中，如果用户通过选中文档选择框1202并点击版本列表显示按钮1203选择“新产品计划”，那么在PC101上，在显示区域1301上显示例如图13所示的版本列表显示画面1300。

图13示出了版本列表显示画面的示例。在图13所示的示例中，根据经由图11所示的画面进行的设定，三个文件被注册为“新产品计划”的版本。图13所示的画面上的项类似于图8所示的画面上的项。根据在图9的排序顺序设定部902中定义的排序顺序设定，以更新日期/时间的升序(即，从最旧到最新)注册文档。对于“审查资料”，根据图8所示示例的规则注册五个版本，不过在这里省略对其的进一步说明。

接着，以下描述经由批量注册处理将一个或多个文件添加为现有文档的版本的过程示例。在下述示例中，如果待添加文件与一个现有版本相同，则文档管理系统106不会进行重复添加。即，在以下说明中，假定在图9的重复文件处理设定部904中指定对于任何重复文件都不执行注册。

在用户点击图13中的版本批量注册按钮1302之后，或者通过选中图12中的文档选择框1202而选择“新产品计划”之后，如果用户点击版本批量注册按钮1204，那么PC 101显示诸如图14所示的版本批量注册画面1400。

图14示出版本批量注册画面的示例。在图14所示的示例中，图14所示的总共两个文件被添加到文件列表区域1401，即，在待注册文件列表中显示现有文件和待新注册的文件。标号1402表示如同在显示画面1400的显示区域上显示的文档名(例如，新产品计划)。在向现有文档添加版本的模式下，在文件分组/分配方法指定单元1403中仅根据预定规则的注册有效。即，在追加注册文件的模式下，应用在重复文件处理设定部904中定义的规则。可预先定义将多个文件分组到多个现有文档的规则，并且在用户选择多个文件时，文档管理系统106可根据该规则将所选文件分组到现有文档。

如果点击图14中的执行按钮，那么PC 101向文档管理系统106发送版本批量注册请求，该请求包括含有文件属性的文件列表、分组/分配方法和所有文件的实体。PC 101可将信息分割为多个数据，并且可顺序地将这些数据发送至文档管理系统106。

图15示出了文档列表显示画面1500的示例，在该显示画面上显示响应于点击图14中的执行按钮而执行的版本批量注册的结果。正如在图15的版本列表显示区1501中可以看到的，“新产品计划0914”是与现有版本相同的文件，从而根据不添加任何重复文件的规则，该文件未作为新版本添加。另一方面，“新产品计划0929”被注册为版本号4，这是在这种情况下追加注册的唯一文件。注意，由于在向现有文档添加版本的模式下响应于点击图14中的执行按钮而执行的版本批量注册，所以在图12的文档列表显示区1201中显示的“新产品计划”的版本数更新为4，并且该版本数被显示在图15中的显示区域1501中。

接着，参照流程图描述在文档管理系统中执行的处理。图16是示出响应于用户经由诸如图6、图11或图14所示的画面发出执行版本批量注册的指令，由文档管理系统执行的处理的示例的流程图。如果用户点击画面上的执行按钮以进行版本批量注册，那么PC 101的Web浏览器102向文档管理系统106发送版本批量注册请求。版本批量注册请求包括根据在点击版本批量注册画面中的执行按钮之前用户执行的操作而不同的数据。

在步骤S1600中，如果文档管理系统106中的批量注册请求接收单元107接收到版本批量注册请求，那么批量注册请求接收单元107检查接收数据的内容。

在步骤S1601中，批量注册请求接收单元107确定接收数据是否包括识别现有文档的标识(标识信息)。如果接收数据不包括现有文档的标识，那么确定文档要新注册，从而批量注册请求接收单元107使处理流程前进至步骤S1602。另一方面，如果接收数据包括现有文档的标识，那么确定要向现有文档添加一个或多个版本，从而批量注册请求接收单元107使处理流程前进至步骤S1612。

在步骤S1602中，批量注册请求接收单元107检查接收的数据以确定接收数据是否包括文档名。如果接收数据包括文档名，那么确定所有接收到的文件将被注册为单个文档的版本，从而批量注册请求接收单元107使处理流程前进至步骤S1603。另一方面，在接收数据不包括文档名的情况下，确定要根据预定规则将文件分组到文档并分配版本，从而批量注册请求接收单元107使处理流程前进至步骤S1604。

在步骤S1603中，批量注册请求接收单元107从包含在接收数据中的文件列表检测与待注册文档相关联的信息，该文档的属性、以及文件顺序，批量注册请求接收单元107将检测到的信息输入RAM 202中。另外，批量注册请求接收单元107将接收到的文件(实际文件)存储在HDD 209的临时存储区中。

在步骤S1605中，文档注册单元108检查输入RAM 202中的信息以确定是否存在要新注册的文档。在处理流程从步骤S1603前进至S1605的情况下，确定存在一个待注册文档，从而文档注册单元108使处理流程前进至步骤S1606。

在步骤S1606中，文档注册单元108从RAM 202读取与新注册文档相关联的信息并将读取信息存储在文档/版本信息存储单元113中。文档存储单元108还从RAM 202读取文档的属性(文档属性信息)并将其存储在文档属性存储单元114中。

在步骤S1607中，版本注册单元110基于输入RAM 202中的信息确定是否存在要添加的文件。如果存在该文件，那么版本注册单元110使处理流程前进至步骤S1608，否则版本注册单元110使处理流程返回至步骤S1605。在当前情况下，处理处于这样的状态，其中该文档已经被新注册，除此之外未执行其他处理，从而版本注册单元110使处理流程前进至步骤S1608。

在步骤S1608中，文件属性提取单元109读取存储在HDD 209的临时存储区中的文件，并提取文件的最后文档更新者属性(最后文档更新者信息)。文件属性提取单元109将提取的信息输入RAM 202。

在步骤S1609中，版本注册单元110改变文档属性存储单元114中的信息，使得所关注的文档临时进入检出状态。

在步骤S1610中，版本注册单元110读取存储在HDD 209的临时存储区中的文件，并将其存储在文档/版本信息存储单元113中。版本注册单元110改变文档属性存储单元114中的信息，使得所关注的文档回到检入状态。

在步骤S1611中，版本注册单元110从RAM 202读取文件在最后文档更新者等方面的属性，并将其存储在版本属性存储单元115中。

然后版本注册单元110使处理流程返回步骤S1607。重复从步骤S1608到S1611的处理，直到对所有接收到的文件完成处理。如果对所有文件完成处理，则文档管理系统106使处理流程返回步骤S1605。在仅注册一个文档的当前情况下，当文档管理系统106使处理流程返回步骤S1605时，图16所示的全部处理结束。作为上述处理的结果，例如将版本批量注册的结果从文档管理系统106发送至PC 101。如果PC 101接收到版本批量注册的结果，那么PC 101根据接收到的版本批量注册结果显示诸如图7所示的文档列表显示画面，以及诸如图8所示的版本列表显示画面。

接着，下面描述根据预定规则的处理流程。

在步骤S1604中，批量注册请求接收单元107从包含在接收数据中的文件列表检测与待注册文档相关联的信息及其属性，并且批量注册请求接收单元107将检测到的信息输入RAM 202中。另外，批量注册请求接收单元107将接收到的文件存储在HDD 209的临时存储区中。版本分配/分组单元111从分组/分配规则存储单元116检测文档/版本分组/分配规则。根据检测到的分组/分配规则，版本分配/分组单元111基于输入RAM 202中的文件列表中描述的信息执行分组/分配处理，并且版本分配/分组单元111将分组/分配结果写入RAM 202中。

文档管理系统106根据分组/分配结果将从步骤S1605到S1611的处理重复与文档和版本的数量相同的次数。在文档注册单元108在步骤S1605中确定不存在要注册文档的情况下，图16所示的处理结束。

作为上述处理结果，例如将版本批量注册的结果从文档管理系统106发送至PC 101。如果PC 101接收到版本批量注册的结果，那么PC 101根据接收到的版本批量注册结果显示诸如图12所示的文档列表显示画面，以及诸如图13所示的版本列表显示画面。

接着，下面描述与向现有文档添加版本相关联的处理流程。

在步骤S1612中，批量注册请求接收单元107从包含在接收数据中的文件列表检测现有文档的标识和待注册文件的属性，并且批量注册请求接收单元107将检测到的信息输入RAM 202中。另外，批量注册请求接收单元107将接收到的文件存储在HDD 209的临时存储区中。

版本分配/分组单元111访问分组/分配规则存储单元116，以获取包含在版本分组/分配规则中的指示排序顺序和重复文件的处理规则的信息。根据获取的信息，版本分配/分组单元111基于输入RAM 202的文件列表信息执行排序，并将排序结果和与重复文件处理相关联的信息写入RAM202。

在步骤S1613中，版本注册单元110基于写入RAM 202中的信息确定是否存在待添加文件。如果存在该文件，那么版本注册单元110使处理流程前进至步骤S1614，否则版本注册单元110结束图16所示的处理。在当前情况下，版本注册单元110使处理流程前进至步骤S1614。

在步骤S1614中，版本注册单元110从RAM 202读取与重复文件的处理相关的信息，并确定是否必须注册版本重复的文件。如果规定的规则指示重复文件也要注册，那么版本注册单元110使处理流程前进至步骤S1617，否则版本注册单元110使处理流程前进至步骤S1615。在当前情况下，规则指示不要注册重复文件，版本注册单元110使处理流程前进至步骤S1615。

在步骤S1615中，文件属性提取单元109从HDD 209的临时存储区读取待注册文件，并计算文件的散列值。散列值的计算可利用已知技术进行。在广泛应用的计算技术中，散列值表述为32位十六进制数。文件属性提取单元109将计算的散列值写入RAM 202。

在步骤S1616中，版本注册单元110从版本属性存储单元115获取属于所关注文档的所有版本的散列值，并确定是否存在散列值与待添加文件的散列值相同的版本。如果存在该版本，则版本注册单元110使处理流程返回步骤S1613而不将当前文件作为新版本添加。如果未检测到散列值与当前文件的散列值相同的版本，则版本注册单元110使处理流程前进至步骤S1617。

步骤S1617至S1620类似于步骤S1608至S1611，从而省略对它们的重复描述。

作为上述处理结果，例如将版本批量注册的结果从文档管理系统106发送至PC 101。如果PC 101接收到版本批量注册的结果，那么PC 101根据接收到的版本批量注册结果显示诸如图15所示的文档列表显示画面。从而，当执行图14中指定的版本批量注册时，添加一个文件而不添加另一文件。

图17和图18示出了文档属性数据和版本属性数据的示例。图17所示的数据与图7所示的文档列表显示画面中显示的文档的数据相对应，图18所示的数据与图8所示的版本列表显示画面中显示的版本号1至版本号3的数据相对应。利用作为密钥的文档标识使文档数据和版本数据(版本信息)彼此关联。版本数据包括指示版本号、扩展名、文件大小、文件散列值等的信息。注意，版本数据可以以不同方式构成，只要能实现该实施例即可。

如上所述，本发明的实施例能够以以下这样的方式执行批量注册，即，将不能够管理版本的文件系统上的多个文件注册为单个文档一组，而且能够识别各个版本的最后更新者。另外，能够控制注册，使得当文档包括与所关注文件相同的文件时，不执行将所关注文件进一步添加到文档的组中。

本发明的目的也可以通过执行以下处理实现。即，向系统或设备提供记录介质，该记录介质记录实现上述实施例的功能的软件的程序代码，然后，该系统或设备的计算机(例如CPU或MPU)读出存储在记录介质中的程序代码的处理。在该情况下，从记录介质读出的程序代码自身实现上述实施例的功能，并且存储程序代码的记录介质以及程序代码包含在本发明中。

尽管参照示例性实施例描述了本发明，但应理解本发明不限于公开的示例性实施例。应最宽泛地解释以下权利要求的范围，从而包含所有这些变型例和等同的结构和功能。