多功能外设和包括多个多功能外设的信息获取系统

摘要

可基于由多功能外设处理的数据，而自动地确定信息的获取条件，以根据该条件而从其它多功能外设获取信息，同时维持安全性。当在连接多个MFP的系统中、MFP执行打印过程或扫描仪的图像读取过程时，从该数据提取特定的预定词、及其使用次数等，并将其保持到记录信息中。MFP基于记录信息，而针对所提取的每个词确定是否从其它MFP获取关联数据。如果特定的MFP获取由其它MFP处理的数据，则根据由每个MFP保持的获取条件而检查由其它MFP保持的纪录信息，并且，从其它MFP获取与遵循获取条件的记录信息相对应的数据，并将其存储在自身的机器中。

说明书

技术领域

本发明一般涉及多功能外设和包括多个多功能外设的信息获取系统，并且，更具体地，涉及包括扫描仪功能和打印功能并能够自动获取由其它网络连接的多功能外设保持的数据的多功能外设、以及包括多个网络连接的多功能外设的信息获取系统。

背景技术

近来，在办公室中，使用包括诸如打印功能、传真功能和扫描仪功能的多个功能并存储利用这些功能的数据的MFP(多功能外设)。可在通过网络而连接的多个MFP和PC服务器之间共享所述数据。

如果用户想要某些信息，则用户通常使用例如网络上的个人计算机，并手动地搜索服务器等，以显示检索的信息。如果必须要打印检索的信息，则用户指示MFP打印检索的信息。

日本专利公开第2003-280830号公开了一种信息获取系统，其在不使用个人计算机等的情况下从多功能外设获取在网络上存在的信息。此信息获取系统将通过网络利用信息的多功能外设连接到由信息提供服务的提供方操作的服务器。多功能外设将从信息提供服务提供的信息的条件、请求该信息的用户、以及多功能外设的唯一信息通过网络传送到服务器。该服务器接收从多功能外设传送的数据，访问客户信息数据库，以遵循用户所请求的条件来检索信息，并将检索结果发回到请求中的多功能外设。

然而，在日本专利公开第2003-280830号中公开的信息获取系统中，用户必须向多功能外设输入期望的信息，并且，此操作费时费力，因而存在问题。由于在此情况下、多功能外设仅从服务器获取用户所指定的信息，所以，难以获取广泛的信息，如与期望的信息相关的信息。

发明内容

本发明的一个目的在于，提供这样的多功能外设，其可基于由多功能外设处理的数据，而自动确定信息的获取条件，以根据该条件而从其它多功能外设获取信息，同时维持系统中的安全性，该系统使得能够通过经由网络连接具有其信息的多个多功能外设而共享信息，并且，本发明的目的还在于提供包括多个网络连接的多功能外设的信息获取系统。

本发明的另一个目的在于，提供具有包括打印功能、传真功能、以及扫描仪功能的多个功能的多功能外设，其包括：存储部分，其存储执行数据处理的作业的记录信息、以及与在利用所述多个功能中的任一个来处理数据时的记录信息相对应的数据；保持部分，其基于利用所述多个功能中的任一个来处理的数据，而创建并维持定义从其它多功能外设获取信息的条件的获取信息列表；以及获取部分，其基于获取信息列表而检查存储在连接到该多功能外设的其它多功能外设中的记录信息，以从其它多功能外设获取与遵循在获取信息列表中定义的条件的记录信息相对应的数据。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，每当利用所述多个功能中的任一个来处理数据时，在预先设置的预定时刻、或根据从其它多功能外设输入的记录信息引用请求，该多功能外设将记录信息传送到被允许获取数据的其它多功能外设。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，该多功能外设从其它多功能外设接收获取信息列表，以将遵循在获取信息列表中定义的条件的数据传送到其它多功能外设。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，该多功能外设预先保持列出用作用于从其它多功能外设的数据获取的关键字的词的词列表，在多功能外设利用所述多个功能中的任一个处理数据时引用该词列表，从处理的数据中提取与该词列表匹配的词，并将所提取的词和每个作业中的所提取的词的使用次数写入到与数据处理相对应的作业的记录信息中。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，当利用所述多个功能中的任一个来处理数据时，该多功能外设执行形态分析，以将处理的数据分类为词，并参照该词列表而检查被分类的词，以提取与该词列表匹配的词。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，在获取信息列表的获取条件中，如果从数据提取的词的使用次数是预定的次数或更多次，或者，如果使用所提取的词的作业的数目是预定的次数或更多，则从其它多功能外设获取包括所提取的词的数据。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，可选择性地执行针对是基于所提取的词的使用次数、还是基于使用所提取的词的作业的数目而获取信息的设置。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，该多功能外设可设置对所提取的词的使用次数、或使用所提取的词的作业的数目进行计数的周期，并且，其中，每当经过了所设置的周期时，该多功能外设在经过的周期中对所提取的词的使用次数、或使用所提取的词的作业的数目进行计数，以确定是否从其它多功能外设获取包括所提取的词的数据。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，该多功能外设基于在其它连接的多功能外设中的每个中注册的唯一标识信息，而对其它多功能外设和自身的机器进行分组，以仅从分组的多功能外设获取数据。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，该多功能外设仅从其它多功能外设获取包括扫描数据和复印数据的不能被编辑的数据。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，如果与由其它多功能外设保持的记录信息相对应的数据包括与机密项(confidential item)相关的信息，则不从其它多功能外设获取该数据。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，如果在由其它多功能外设保持的记录信息中存在具有相同的文件名的多个数据，则基于具有相同的文件名的数据的创建日期，仅从其它多功能外设获取最新的数据。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，如果在由其它多功能外设保持的记录信息中存在具有相同的文件名的多个数据，则根据预定的图像分析处理结果，而确定该数据是否在最终许可人的印鉴字段中包括印鉴，并且，其中，仅从其它多功能外设获取在最终许可人的印鉴字段中包括印鉴的数据。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，在从其它多功能外设获取包括被写入到记录信息的词的数据之后，该多功能外设基于在预定周期中该数据的重用次数，针对在该数据中包括的词而确定是否继续从其它多功能外设的数据获取。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，该多功能外设可设置被写入到记录信息的词的重要性，并且，其中，在从其它多功能外设获取数据之后，该多功能外设基于在所获取的数据中包括的词的重要性，针对该词而确定是否继续从其它多功能外设的数据获取。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，可选择性地执行针对是基于在预定周期中该数据的重用次数、还是基于该词的重要性而继续数据获取的设置。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，该多功能外设包括从其它多功能外设获取的数据的表，并且，其中，通过将存储在其它多功能外设中的记录信息与从其它多功能外设获取的数据的表相比较，而防止来自其它多功能外设的相同数据的双重获取。

本发明的另一个目的在于，提供这样的多功能外设，其中，在从其它多功能外设获取数据之后，该多功能外设基于重用所获取的数据的最后使用时间，而设置计划的删除日期，以在经过计划的删除日期时，显示指示删除了对应数据的提醒。

本发明的另一个目的在于，提供一种通过网络而包括多个多功能外设的信息获取系统，该信息获取系统允许多功能外设之间的数据获取过程。

附图说明

图1是使用本发明的多功能外设的信息获取系统的结构例子的说明图；

图2是根据本发明的多功能外设(MFP)的结构例子的说明性框图；

图3是图2中示出的获取信息确定部分的详细的结构例子的说明性框图；

图4是本发明中的数据存储和获取过程的概念性说明图；

图5A和图5B绘出了每个MFP所保持的技术/商业术语列表的例子；

图6绘出了示出利用由自身的机器处理的数据的记录信息(loginformation)的作业和分析的分类结果的表(被称为记录信息表)的例子；

图7绘出了用于设置数据获取条件的周期的设置屏幕的例子；

图8绘出了用于确定数据获取的必要性的条件的设置屏幕的例子；

图9绘出了用于词使用频率的设置屏幕的例子；

图10绘出了用于作业的数目的设置屏幕的例子；

图11绘出了根据在诸如图7至10的屏幕上确定的条件而针对每个词确定是否从其它MFP获取数据的列表(获取信息列表)的例子；

图12绘出了在取决于设立位置而对网络上的MFP分组时的列表的例子；

图13绘出了用于检查和设置MFP的分组的屏幕的例子；

图14绘出了用于设置数据获取的继续条件的设置屏幕的例子；

图15绘出了利用次数设置屏幕的例子；

图16绘出了重要性设置屏幕的例子；

图17绘出了设置终止数据获取的条件的屏幕的例子；

图18绘出了根据在诸如图14至17的屏幕上确定的条件而针对每个词确定是否继续从其它MFP的数据获取的表(继续确定表)的例子；

图19绘出了设置删除从其它MFP获取的数据的条件的屏幕的例子；

图20绘出了创建由MFP从其它MFP获取的数据的表的例子；

图21是图6中示出的记录信息表的创建过程的例子的说明性流程图；

图22是图11中示出的获取信息列表的创建过程的例子的说明性流程图；

图23是从图22继续的过程的例子的说明性流程图；

图24是MFP分组过程和从其它MFP的信息获取的过程的例子的说明性流程图；

图25是在从其它MFP获取数据时确定目标数据是否为最后更新的数据的过程的例子的说明性流程图；

图26是在继续从其它MFP的数据获取时的过程的例子的说明性流程图；

图27是在继续从其它MFP的数据获取时的过程的例子的说明性流程图；

图28是防止从其它MFP双重获取信息的过程的例子的说明性流程图；以及

图29是删除存储在MFP中的数据的过程的例子的说明性流程图。

具体实施方式

图1是使用本发明的多功能外设的信息获取系统的结构例子的说明图。在该信息获取系统中，多个多功能外设(MFP(A)至(D))通过通信网络而连接。可应用的通信网络可为例如LAN和WAN的区域性网络、使用公共线路网络的因特网、或其组合。

MFP包括诸如打印机功能、传真功能和扫描仪功能的组合功能，其还包括通信功能，并被连接到网络。MFP可通过通信网络而传送和接收使用打印机功能的打印数据、使用传真功能的传真数据、以及利用扫描仪功能而读取的扫描仪数据和复印数据。

在此实施例中，在图1中示出的与多个MFP连接的系统中，每个MFP可自动地确定用于从其它MFP获取数据的数据获取条件。在此情况下，当MFP执行打印过程、或利用扫描仪的图像读取过程时，MFP从处理的数据中提取预定的特定词及其使用次数、管理员的印鉴(seal impression)的存在、例如秘密标记的机密信息的存在等，以上内容被附加地写入到作业的记录信息、并被保持为记录信息表。

MFP还基于记录信息表，提取用作用于从其它多功能外设获取数据的关键词的词，以设置并保持针对每个词而确定是否从其它MFP获取所关联的数据的列表(获取信息列表)。

如果特定的MFP获取由其它MFP处理的数据，则根据每个MFP所保持的获取信息列表，检查由其它MFP保持的记录信息表，并且，从其它MFP获取与遵循获取信息列表的记录信息相对应的数据，并将其存储在自身的机器中。下文中，将详细地描述这样的数据获取过程。

图2是根据本发明的多功能外设(MFP)的结构例子的说明性框图。

MFP 10包括通信I/F 8，并通过通信I/F 8而连接到通信网络，使得能够进行数据传送/接收。

文档读取部分1输入文档图像，并且，例如，包括用于将文档图像捕捉为图像数据的CCD、以及检测文档的存在的文档检测传感器。

图像处理部分2对由文档读取部分1读取的图像数据执行OCR(光学字符读取器)过程，使得能够生成字符数据。在OCR中，对照预先被存储的图案而检查由文档读取部分1读取的图像，以识别字符，并生成数字化的字符数据。

成像部分3将由文档读取部分1读取的图像数据、或从通信I/F 8输入的打印数据打印并输出到记录纸张等上。

存储设备5包括数据存储部分51，并可存储在多功能外设中处理的各种数据和程序。存储设备5可存储尤其与本发明相关的数据，如由自身的文档读取部分1读取的图像数据的记录信息、以及从通信I/F 8输入的打印数据的记录信息，并还可存储从其它多功能外设获取的数据、以及在自身的机器中处理的数据。

用户ID输入部分7由使得能够通过用户操作而输入的触摸板、按键等来配置，并且，可在用户使用MFP 10时输入验证所需的用户ID。通过显示各种数据和信息的显示部分(例如，LCD)来配置显示部分6。

控制部分4控制MFP 10的每个部分，并包括获取信息确定部分41、形态(morphological)分析部分42、存储设备监视部分43、以及用户ID识别部分44。通过程序而实现这些功能，并且，可通过读取存储在存储设备5中的预定程序，而根据程序来实现所述部分的功能。

形态分析部分42分析由图像处理部分2数字化的字符数据，以将该数据分类为词。获取信息确定部分41基于由形态分析部分42分类的词，而确定从其它MFP获取的信息。

用户ID识别部分44识别从用户ID输入部分7输入的用户ID，并确定该用户ID是否有效。

存储设备监视部分43监视其它网络连接的MFP的存储设备，并基于在存储设备中保持的作业的记录信息，而确定其它MFP的存储设备是否包括要由自身的机器获取的信息。在此情况下，其它MFP可在数据处理时、或在预定时刻，将处理的作业的记录信息传送到每个MFP，或者，正在进行数据获取的MFP可根据需要而引用在其它MFP中保持的记录信息。

图3是图2中示出的获取信息确定部分的详细的结构例子的说明性框图。获取信息确定部分41包括获取信息列表管理部分41a、获取信息列表更新部分41b、获取数据表管理部分41c、获取数据表更新部分41d、技术/商业术语列表管理部分41e、信息计数部分41f、以及表引用部分41g。也通过预定程序来实现这些功能。

技术/商业术语列表管理部分41e管理在每个MFP中保持的技术/商业术语。表引用部分41g引用获取信息确定部分41所拥有的每个表。获取信息列表管理部分41a管理定义从其它MFP获取数据的条件的列表(获取信息列表)。

信息计数部分41f对在MFP处理的数据中的获取候选词的使用次数、以及使用获取候选词的作业的数目进行计数。信息计数部分41f还对利用从其它MFP获取的数据的次数进行计数。将计数结果录入到获取信息列表。

在这里使用的术语“利用”指示：用户重新利用在MFP中获取并保持的数据。例如，此“利用”包括打印从其它MFP获取的打印数据的过程、或进一步将所获取的数据传送到另一个终端设备的过程等。

获取信息列表更新部分41b根据信息计数部分41f的计数，而在获取信息列表中更新词使用次数、以及使用作业的数目。

获取数据表管理部分41c在获取数据表中管理从其它MFP(例如，MFP(B)、MFP(C)和MFP(D))获取的数据。获取数据表更新部分41d根据从其它MFP的数据获取而更新获取数据表。

图4是本发明中的数据存储和获取过程的概念性说明图。假定MFP(A)、MFP(B)、MFP(C)和MFP(D)通过图1中示出的通信网络而连接。每个MFP包括存储设备，用来设置存储自身的机器所期望的数据的条件的区域、用于在自身的机器中处理的数据的存储区域、以及用于从其它MFP获取的数据的存储区域。

在自身的机器中处理的数据指示在MFP自身执行打印过程或图像读取过程时处理的数据。例如，所述数据对应于：在自身机器中执行打印过程时的打印数据、以及在通过自身的机器的扫描仪执行图像读取过程时的图像数据。打印数据与从其它MFP、其它网络终端等传送的打印数据相对应。在图像读取过程中处理的图像数据对应于使用复印功能而读取的复印数据、使用传真功能而读取的传真数据等。

在用于在每个MFP的自身的机器中处理的数据的存储区域中，针对可从其它MFP获取的数据、以及不可从其它MFP获取的数据而设置存储区域。当MFP允许另一个MFP获取自身的存储数据时，每个MFP可管理包括诸如在管理员字段中的秘密标记、不具有印鉴的未结(unsettled)数据等的机密信息的数据，作为不可从其它MFP获取的数据。

在此情况下，可通过传送数据的MFP来管理是否禁止数据获取，或者，可通过不获取数据的MFP来确定是否可获取数据。

图5A和图5B绘出了每个MFP所保持的技术/商业术语列表的例子；图5A示出了商业术语列表的例子；并且，图5B示出了技术术语列表的例子。

每个MFP的永久存储器(图2的数据存储部分51)存储用于确定从其它MFP的数据获取条件的技术术语列表、以及商业术语列表。在图3的技术/商业术语列表管理部分41e中管理这些列表。

每个MFP基于在这些列表中的术语，而确定用作用于获取在其它MFP中存储的数据的关键字的词。在每个MFP中预设这些列表。用户可执行诸如列表中的术语的添加和删除的编辑。

图6绘出了示出利用由自身的机器处理的数据的记录信息的作业和分析的分类结果的表(被称为记录信息表)的例子。

记录信息表中的术语集合是指示每个作业的名称的数据名(ID名)、数据创建日期、在执行形态分析之后的词列表、在技术/商业术语列表中存在的词及其使用次数、管理员字段中的印鉴的存在、以及例如秘密标记的机密信息的存在；对每个作业执行与这些项相对应的分析；并在MFP中保持结果。

在图6的记录信息表的例子中，例如，记录了诸如“12月的国内销售”、“11月的国外销售”、以及例如“3541256.pdf”的ID名，用于每个作业的数据名，并且，记录了数据创建日期。数据创建日期是在执行打印过程或图像读取过程时的日期的数据。在记录信息表中列出了在执行这些过程时的记录信息。

针对与每个作业相对应的数据而执行形态分析；对在数据中包括的词分类；并且，对作业中的词使用次数进行计数，并将其记录在“形态分析之后的词列表”中。

例如，关于图6的“12月的国内销售”的作业，数据创建日期为2005年12月27日；作为形态分析的结果，在该数据中，词“销售”被使用了三次；词“多功能外设”被使用了一次；并且，词“12月”被使用了一次。

将在“形态分析之后的词列表”中列出的词与图5A和5B中示出的技术/商业术语列表相比较，以从在“形态分析之后的词列表”中列出的词中提取在技术/商业术语列表中列出的词，并且，对作业的数据中的词使用次数进行计数，并将其记录在“在技术/商业术语列表中存在的词以及使用次数”中。

例如，在图6的“12月的国内销售”的例子中，由于在技术/商业术语列表中包括了“销售”和“多功能外设”，所以，提取这些词，并且，记录每个词的使用次数。

在图6的记录信息表中，当将管理员字段设置为对打印数据或读取图像数据的印鉴时，检测管理员字段中的印鉴的存在，并记录检测结果。

为检测印鉴的存在，预先在MFP中保持预定的格式信息。将格式信息与数据(打印数据和读取图像数据)相比较，以确定管理员字段，并且，如果在管理员字段中存在某个种类的图像(由于印鉴而造成)，则可确定存在印鉴。可使用图像分析来确定是否存在由于印鉴而造成的图像，并确定该印鉴是否为预定管理员的印鉴。

在图6的记录信息表中，确定是否将诸如秘密标记或“机密”的机密信息添加到目标数据，并记录确定结果。

将与“在技术/商业术语列表中存在的词以及使用次数”、“管理员字段中的印鉴的存在”、以及“机密信息的存在”相对应的部分定义为“词使用列表”。

每当MFP执行打印过程或图像读取过程的作业时，将新信息添加到包括词使用列表的记录信息表。

在实施例中，根据在自身的机器中创建的记录信息表中的词使用频率、以及包括特定词的作业的数目，而自动地确定从其它MFP由MFP获取的数据的获取条件。在用户设置的每个周期中，对词使用频率和作业的数目进行计数。

图7绘出了用于设置数据获取条件的周期的设置屏幕的例子。在特定MFP中，当设置从其它MFP获取作业数据的条件(数据获取条件)时，可在例如图7的屏幕上设置周期。

用户可针对所显示的周期设置而选择“是”或“否”以选择是否设置周期，并且，如果选择了“是”，则用户可输入并设置“设置周期”。用户还可针对周期设置而选择“否”。

在此情形中，可以诸如“每αα天”或“每ββ月”的格式来设置设置周期。

图8绘出了用于确定数据获取的必要性的条件的设置屏幕的例子。在图7中设置了设置周期之后，在图8的屏幕上，可设置是通过词使用频率、还是通过使用作业的数目而确定数据获取的必要性。

图9绘出了用于词使用频率的设置屏幕的例子。如果在图8的屏幕上选择了词使用频率，则显示图9的屏幕。用户可这样设置，即：如果在记录信息表的词使用列表中列出的词在图7中设置的设置周期中被使用了预定次数或更多次，则从其它MFP获取使用该词的数据。也就是说，可为在设置周期中使用该词的次数设置最小值。在词使用列表中列出的词是在形态分析之后的词之中的、存在于技术/商业术语列表中的词。

图10绘出了用于作业数目的设置屏幕的例子。如果在图8的屏幕上选择了使用作业的数目，则显示图10的屏幕。用户可这样设置，即：如果包括在记录信息表的词使用列表中列出的词的作业在图7中设置的设置周期中被处理了预定次数或更多次，则从其它MFP获取使用该词的数据。也就是说，可为设置周期中的作业数目设置最小值。用于对作业的数目进行计数的词是在形态分析之后的词之中的、存在于技术/商业术语列表中的词。

图11绘出了根据在诸如图7至图10的屏幕上确定的条件而针对每个词确定是否从其它MFP获取数据的列表(获取信息列表)的例子。

基于图6的记录信息表的信息，根据图7至图10中设置的条件，而针对每个词确定数据获取的必要性，以创建获取信息列表。

例如，记录信息表的词使用列表中的词包括“销售”。

在记录信息表的所有作业中，词“销售”的使用次数为10次，并且，使用词“销售”的作业的数目为3。

针对词使用列表中的每个词而执行计算使用次数和作业的数目的过程，以创建例如图11的列表(获取信息列表)。

根据在图7至图10的屏幕上设置的条件，针对每个词确定从其它MFP获取关联数据。词的关联数据的获取指示：从其它MFP所保持的记录信息表中识别包括该词的作业的过程，以将与来自其它MFP的作业相对应的数据获取到自身的机器。在此情况下，如上所述，可在预定的时刻，从其它MFP传送记录信息(记录信息表)，或者，自身的机器可引用其它MFP的记录信息表。

当获取词的关联数据时，可将由自身的机器创建的获取信息列表自身直接传送到其它MFP。其它MFP对照存储在自身的机器中的记录信息表，而检查所传送的获取信息列表，并且，如果数据遵循获取信息列表的条件，则将该数据传输到进行传送的MFP。

由于在图7至图10的屏幕中、将词使用频率和作业的数目设置为条件，所以，将使用次数或使用作业的数目与图11的获取信息列表中的被设置为用于每个词的条件的词使用频率和作业的数目相比较，并且，针对每个词而确定数据获取的必要性，以写入用于数据获取的“决定的”、或“未决定的”。

在图11的例子中，词“销售”、“销售部门”、以及“国内”是用作用于从其它MFP获取数据的关键字的词。图11的获取信息列表被存储和保持在MFP 10的永久存储器(数据存储部分51)中。

将描述在网络上连接的多个MFP的分组过程。

图12绘出了在取决于设立位置而对网络上的MFP分组时的列表的例子。

可在网络上连接很多MFP，例如，如果特定MFP从网络上的所有MFP获取数据，则网络上的流量变得很可观，并且，所获取的数据量也变得很可观。在此情况下，MFP真正需要的信息存在被淹没的风险。为处理这样的问题，可对网络上的MFP进行分组和设置，使得仅在组内执行相互数据获取。

图13绘出了用于检查和设置MFP的分组的屏幕的例子。

可在图13的屏幕上检查分组的MFP。用户可利用此屏幕，来根据需要而执行分组的MFP的添加和删除的设置。可仅对于具有特定ID的用户授予设置分组的权限。图12的列表被存储和保持在MFP 10的永久存储器(数据存储部分51)中。

将描述用于连续执行从其它MFP的数据获取的条件设置的例子。图14绘出了用于设置数据获取的继续条件的设置屏幕的例子。图14的屏幕可被用来设置被定义为用于继续数据获取的基础的项。用户可选择“利用次数”或“重要性”，并且，根据所选项而确定是否继续数据获取。

图15绘出了利用次数设置屏幕的例子。当在图14的屏幕上选择了利用次数时，可在图15中设置利用次数和周期。通过设置利用次数和周期，例如，如果词在δδ天中被使用了γγ次，则对于与该条件相对应的词，继续从其它MFP的数据获取。

图16绘出了重要性设置屏幕的例子。当在图14的屏幕上选择了重要性时，可在图16中设置重要性。

可针对每个词设置重要性，并且，在此例子中，可针对每个词而将“高”、“中”、以及“低”中的任一个设置为重要性。根据重要性，可针对每个词而确定是否继续从其它MFP的数据获取。

图17绘出了设置终止数据获取的条件的屏幕的例子。图17的屏幕可被用来设置从每个词的最后使用日期起的经过周期，并且，如果已经过了这个词的经过周期，则对于该词而中断数据获取。

可对于词的每个重要性而设置经过的周期。例如，在具有高重要性的词的情况下，可始终继续数据获取，而不考虑用户的利用，并且，在具有中或低重要性的词的情况下，确定在特定经过周期中是否利用了该词，并且，可仅在利用了该词的情况下才继续数据获取。

图18绘出了根据在诸如图14至图17的屏幕上确定的条件而针对每个词确定是否继续从其它MFP的数据获取的表(继续确定表)的例子。

基于在图6的记录信息表中包括的词使用列表的信息，根据在图14至图17中设置的条件，而针对每个词确定继续数据获取的必要性。

在图18的继续确定表中，设置“利用次数”、“重要性”、以及“最后使用日期”，作为用于每个词的项；这些信息用于确定是否针对该词而继续数据获取；并且，在继续确定表中写入确定结果。最后使用日期是在由用户重用包括该词的数据时的最后一天的日期数据。

如果在图14中选择了利用次数，则不设置重要性的数据，或者，不创建针对重要性的字段自身。另一方面，如果在图14中选择了重要性，则不设置利用次数的数据，或者，不创建针对利用次数的字段自身。

如果在图15中设置了利用次数和周期，则在每个设置周期中，对每个词的利用次数进行计数、并将其记录。如果在每个设置周期中对利用次数进行了计数，那么，例如，可在每当经过了设置周期时，对利用次数的计数值复位，或者，可始终对最新的设置周期的利用次数进行计数。

当在设置周期中、对每个词的利用次数进行了计数时，如果包括该词的数据在设置周期中被利用了所设置的利用次数或更多次，则继续与该词相关的数据获取。

当在图14和16中设置了重要性、且在图17中为每个重要性设置了周期时，在图18的继续确定表中，对每个词提取重要性，并且，如果在从最后使用日期起、经过了与重要性相对应地设置的经过周期之前利用了包括该词的数据，则继续与该词相关的数据获取。

在图18的例子中，词“销售”和“国内”是用于继续从其它MFP的数据获取的词。图18的继续确定表被存储和保持在MFP 10的永久存储器(数据存储部分51)中。

图19绘出了设置删除从其它MFP获取的数据的条件的屏幕的例子。在图19的屏幕上，用户可设置用于删除存储在MFP中的数据的周期。可将从数据的最后使用日期起经过的周期设置为“间隔”，并且，如果在从最后使用日期起经过了经过周期之前未使用该数据，则删除该数据。

图20绘出了创建由MFP从其它MFP获取的数据的表的例子。图20的表被称为“获取数据表”。

在图20的获取数据表中设置的项为指示每个作业的名称的数据名(ID名)、数据创建日期、数据的最后使用日期、计划的数据删除日期、在执行形态分析之后的词、以及在技术/商业术语列表中存在的词。图20的获取数据表被存储和保持在MFP 10的永久存储器(数据存储部分51)中。

例如，如果将数据设置为在从最后使用日期起已经过了一年之后被删除，则在从最后使用日期起一年之后，显示用于确认数据的删除的屏幕。如果用户输入删除的确认，则删除该数据。

在以上数据获取系统中，如果获取数据的MFP将在传送数据的其它MFP中保持的记录信息表(图6)与自身的获取数据表(图20)相比较，并且，不从其它MFP获取在自身的获取数据表中保持的数据，则可防止数据的双重获取。

图21是图6中示出的记录信息表的创建过程的例子的说明性流程图。

如果由MFP 10处理了数据，则确定处理了何种数据(步骤S1)。如果处理的数据为扫描、传真或复印数据，则MFP 10的图像处理部分2执行OCR过程(步骤S2)。通过形态分析部分42，对通过OCR得到的数据进行形态分析，并将其分类为词(步骤S3)。

如果在步骤S1处理的数据为打印数据，则由于该数据已为字符，所以，直接对数据进行形态分析(步骤S3)。

将在形态分析中分类的词和数据创建日期记入在记录信息表(图6)中(步骤S4)。

随后，验证在形态分析中分类的词中的第n个词(n＝1、2、3......)是否被包括在技术/商业术语列表(图5A和5B)中(步骤S5)。如果第n个词未被包括在技术/商业术语列表中，则不针对此词收集信息(步骤S10)，并且，该过程转到步骤S8。

如果第n个词被包括在技术/商业术语列表中，则确定该词是否已经存在于记录信息表中包括的词使用列表中(图6的“在技术/商业术语列表中存在的词以及使用次数”字段)(步骤S6)。

如果第n个词存在于词使用列表中，则将+1加到该词的使用次数(步骤S7)。如果该词不存在于词使用列表中，则将该词添加到每个作业的词使用列表，并将使用次数设置为1(步骤S11)。

当终止用于一个作业的数据的过程时(步骤S8，是)，完成用于一个作业的词使用列表的创建(步骤S9)。如果未终止用于一个作业的数据的过程(步骤S8-否)，则将1加到n(步骤S12)，并且，该过程返回到步骤S5，以创建下一个词的词使用列表。

图22是图11中示出的获取信息列表的创建过程的例子的说明性流程图。

假定通过图21中示出的流程而完成了每个作业的词使用列表的创建(步骤S21)。确定在数据获取条件中是否设置了周期(步骤S22)。如果设置了周期，则确定作业是否为在设置周期内的作业(步骤S23)。

如果作业不是在设置周期内的作业，则不选择该作业(步骤S31)。如果作业是在设置周期内的作业，则针对于一个作业而创建获取信息列表(图11)(步骤S24)。在此情况下，在获取信息列表中，设置在图6的记录信息表的词使用列表中列出的词，并且，对每个词的使用次数进行计数，并将其记录在使用次数的字段中。在此情形中，使用作业的数目为1。

随后，确定在设置周期中是否处理了两个或更多的作业(步骤S25)。如果未在设置周期中处理了两个或更多的作业，则完成获取信息列表的创建(步骤S30)。

如果在设置周期中处理了两个或更多的作业，则接下来，关于第n+1作业(n＝1、2、3......)而确定获取信息列表是否包括与该作业的第m个词(m＝1、2、3......)相同的词(步骤S26)。此情形中的作业的目标词是在图6的记录信息表的词使用列表中列出的词。

如果获取信息列表包括与第m个词相同的词，则将+1加到与该词相关的使用作业的数目，并且，将使用次数增加该作业使用该词的次数(步骤S27)。

如果获取信息列表不包括与第m个词相同的词，则将该词添加到获取信息列表；将使用作业的数目设置为1；并将使用次数增加该作业使用该词的次数(步骤S32)。

在步骤S27或S32之后，确定是否终止了用于第n+1作业数据的过程(步骤S28)，并且，如果未终止该作业数据的过程，则将1加到m(步骤S33)，并且，该过程返回到步骤S26，以确定下一个词是否存在于获取信息列表中。如果终止了用于第n+1作业数据的过程，则确定是否终止了用于所有作业数据的过程(步骤S29)。

如果未终止用于所有作业数据的过程，则将1加到n(步骤S34)，并且，该过程返回到步骤S26，以将下一个作业的词添加到获取信息列表中。

如果在步骤S29终止了用于所有作业数据的过程，则完成获取信息列表的创建。

图23是从图22继续的过程的例子的说明性流程图。

当在步骤S30完成获取信息列表的创建时，确定用于确定数据获取的必要性的条件设置的项(步骤S41)。确定在图8中示出的屏幕上设置了词使用频率和使用作业的数目中的哪一个来用于确定数据获取的必要性。

如果设置了使用频率，则确定特定词在设置周期中是否被使用了预定次数或更多次(步骤S42)。如果词未被使用预定次数或更多次，则不从其它MFP获取与该词相关联的数据(步骤S46)。

如果词被使用了预定次数或更多次，则将该词确定为用于获取数据的词(步骤S43)，并且，从其它MFP获取与所确定的词相关联的数据(步骤S44)。

如果在步骤S41设置了使用作业的数目，则确定在设置周期中是否处理了预定数目或更多作业(步骤S45)。如果未处理预定数目或更多作业，则不执行从其它MFP的数据获取(步骤S47)。如果处理了预定数目或更多作业，则将该词确定为用于获取数据的词(步骤S43)，并且，从其它MFP获取与所确定的词相关联的数据(步骤S44)。

图24是MFP分组过程和从其它MFP的信息获取的过程的例子的说明性流程图。

在通过网络而连接多个MFP的系统中，如果将新MFP连接到网络。则该MFP搜索网络上的其它MFP(步骤S51)。识别被搜索的MFP的设立部门(步骤S52)。可基于MFP的例如IP地址的网络设置值等而确定设立部门。如果MFP存在于相关部门中(步骤S53-是)，则对MFP分组(步骤S54)。如果在相关部门中不存在MFP(步骤S53-否)，则终止该过程。

随后，检查在其它分组的MFP的存储设备中存储的记录信息(步骤S55)。确定哪种数据对应于记录信息(步骤S56)。

如果存储在其它MFP中的数据为打印数据，则不执行获取(数据获取)(步骤S61)。由于打印数据是字符命令，并且，文档能够被容易地编辑和篡改，所以，在此例子中，不从其它MFP获取打印数据。在此情况下，保持数据的MFP可执行管理，使得不传送打印数据，或者，获取数据的MFP可执行控制，使得在打印数据的情况下不获取信息。

另一方面，如果存储在其它MFP中的数据为复印数据或扫描数据，则进一步确定是否将该数据处理为机密信息(步骤S57)。在机密信息的情况下，不获取该信息(步骤S61)。在此情况下，保持数据的MFP可执行管理，使得不传送机密信息，或者，获取数据的MFP可执行控制，使得在机密信息的情况下不获取该信息。

如果该数据不是机密信息，则进一步确定是否更新了该数据(步骤S58)。关于更新的确定，例如，如果多段数据具有相同的文件名，则可确定更新了这些数据。如果未更新该数据，则获取信息(数据)，并将其存储在自身的存储设备中(步骤S60)。

如果更新了该数据，则进一步确定是否存在最终许可人(approver)的印鉴(步骤S59)。关于印鉴的存在的确定，如上所述，根据预定格式信息而确定例如管理员的最终许可人的字段，并且，如果图像(由于印鉴而造成的)存在于最终许可人的字段中，则可确定存在印鉴。可替换地，可使用图像分析来确定由于印鉴而造成的图像是否存在，并确定该印鉴是否为预定的最终许可人的印鉴。

如果不存在最终许可人的印鉴，则不执行数据获取(步骤S61)。这是因为，认为该数据未被最终许可。

如果存在最终许可人的印鉴，则获取数据，并将其存储在自身的存储设备中，这是由于，将该数据视为最终更新的数据(步骤S60)。

MFP可根据以上获取信息列表，而选择并设置是对于同一组中的其它MFP所保持的所有数据、还是仅对于与特定词相关联的数据而执行获取。

图25是在从其它MFP获取数据时确定目标数据是否为最后更新的数据的过程的例子的说明性流程图。

当MFP执行诸如打印过程或图像读取过程的数据处理时(步骤S71)，获取该MFP的数据的MFP确定该数据是否为最新的数据(具有最新的创建日期的数据)(步骤S72)。例如，如果该数据具有相同的文件名，则在扫描和复印数据的情况下，可根据在文档中指示的日期而确定最新的数据，而在打印数据的情况下，可根据文件创建日期而确定最新的数据。如果该数据不具有相同的文件名，确定该数据不是更新的数据。

如果数据是最新的数据，则获取该数据(步骤S73)。如果数据不是最新的数据，则不执行数据获取(步骤S74)。

图26和图27是在继续从其它MFP的数据获取时的过程的例子的说明性流程图。

在图26中，如果未选择利用次数作为继续数据获取的基础(步骤S81-否)，即，如果选择了重要性，则该过程转到图27的流程。

如果选择了利用次数(步骤S81-是)，则设置利用次数和周期(步骤S82)。

可在上面的图14的屏幕上，从利用次数或重要性中选择该基础，并且，可在图15的屏幕上设置利用次数和周期。

针对在从其它MFP获取的数据中包括的每个词，检查记录设置周期中的利用次数、最后使用日期等的继续确定表(图18)(步骤S83)。

结果，如果包括该词的数据在设置周期中被利用了设置的次数或更多次(步骤S84-是)，则继续与该词相关联的数据的获取(步骤S85)。如果包括该词的数据在设置周期中未被利用设置的次数或更多次，则停止与该词相关联的数据获取(步骤S86)。

图27是图26中的在选择了重要性时的过程的例子的说明性流程图。

如果选择了重要性作为继续数据获取的基础，则检查存储在自身的MFP中的继续确定表(步骤S87)。在此情况下，如图18所示，还使用记录在从其它MFP获取的数据中包括的每个词的重要性和最后使用日期的继续确定表。

确定每个词的重要性(步骤S88)，并且，如果重要性为高，则继续与该词相关联的数据获取(步骤S89)，并且，从其它MFP获取并存储该数据(步骤S90)。

如果每个词的重要性为中或低，则确定在设置周期中是否利用了包括该词的数据(步骤S91)，并且，如果在设置周期中未利用包括该数据，则停止与该词相关联的数据获取(步骤S92)。

例如，缺省(default)将所有词设置为高重要性，并且，如果重要性为高，则继续包括该词的数据获取，而不考虑最后使用日期。通过在中重要性的情况下将设置周期设置为一个月、而在低重要性的情况下将设置周期设置为二周，可在从最后使用日期起已经过了该周期时中断数据获取。

图28是防止从其它MFP双重获取信息的过程的例子的说明性流程图。

MFP创建示出从其它MFP获取的数据的列表的获取数据表(步骤S101)。可以图20的形式创建获取数据表。

检查存储在其它MFP中的记录信息表(步骤S102)，以将存储在其它MFP中的数据与自身的获取数据列表相比较，并且，如果自身的机器已经处理了存储在其它MFP中的数据(步骤S103-是)，则终止该过程，而不从其它MFP获取数据。如果自身的机器未处理存储在其它MFP中的数据(步骤S103，否)，则获取数据，并将其存储在自身的机器中(步骤S104)。

图29是删除存储在MFP中的数据的过程的例子的说明性流程图。用户设置存储在MFP中的数据的计划的删除日期(步骤S111)。可在图19中示出的屏幕上设置计划的删除日期。在此情况下，可设置从数据的最后使用日期直到删除数据为止的周期。

列出所设置的计划的删除日期，并将其存储在图20中示出的获取数据表中。MFP检查存储在自身的机器中的数据(步骤S112)。在此情况下，MFP可这样设置，使得在例如一天一次的每一个预定周期检查自身的机器的数据。

如果存储在自身的机器中的某些数据超过了计划的删除日期(步骤S113-是)，则执行告警显示(步骤S114)。如果用户响应于告警显示而输入了删除数据的许可(步骤S115-是)，则执行用来实际删除该数据的过程(步骤S116)。

如果在步骤S113中无数据超过计划的删除日期，或者，如果在步骤S115用户不许可删除数据，则终止该过程。

根据本发明，可获取以下效果。

本发明可提供这样的多功能外设，其可基于由多功能外设处理的数据，而自动确定信息获取条件，以根据该条件而从其它多功能外设获取信息，同时维持系统中的安全性，该系统能够通过经由网络连接具有其信息的多个多功能外设而共享信息，并且，本发明可提供包括多个网络连接的多功能外设的信息获取系统。

特别地，根据本发明，由于基于由多功能外设处理的作业的记录信息，而获取由其它多功能外设处理的数据，所以，可自动地从其它多功能外设接收使用多功能外设的用户所期望的信息、以及与频繁利用的信息相关联的信息，而不需使用个人计算机、服务器等。

每当多功能外设处理数据时，可在预先设置的预定时刻、或根据从其它多功能外设输入的记录信息引用请求，将存储在多功能外设中的记录信息传送到被允许获取数据的其它多功能外设。可替换地，可将列出数据获取条件的信息获取列表自身直接传送到其它多功能外设。因此，可灵活地设置用于数据获取的信息传送。

根据本发明，通过预先保持列出用作用于从其它多功能外设的数据获取的关键字的词的词列表，通过在多功能外设处理数据时引用词列表来提取词，并通过将词写入到记录信息，可基于在该数据中包括的特定词而从其它多功能外设获取数据，并且，不收集无用信息，这是由于，不获取用户不太可能使用的数据。

根据本发明，当多功能外设处理数据时，通过形态分析而将数据分类为词，并对照词列表检查所述词，并且，可自动且精确地提取用作用于数据获取的关键字的词。

根据本发明，由于利用从数据提取的词的使用次数而确定用作用于数据获取的关键字的词，所以，可在无遗漏的情况下获取包括用户频繁使用的词的信息。

根据本发明，由于通过使用从数据提取的词的作业的数目而确定用作用于数据获取的关键字的词，所以，如果在多个作业中使用相同的词，则可确定被执行的商业操作的内容与该词相关联，并可有效地获取与该词相关联的信息。

通过能够选择性地设置是通过用作用于数据获取的关键字的词的使用次数、还是通过使用该词的作业的数目来确定用作用于数据获取的关键字的词，可增大信息获取条件的自由度，以增强用户的便利性。

根据本发明，通过设置对词的使用次数、或使用该词的作业的数目进行计数的周期，可获取有关最新频繁使用的词的信息，并还可增大信息收集的精度。

根据本发明，通过使用其它多功能外设的唯一标识信息(例如，放置多功能外设的公司的部门名称)来识别出相关的部门，并通过对多个多功能外设分组，可自动地设置信息获取范围，这是由于，不获取来自具有较小的相关性的部门的不必要的信息，可有效地使用多功能外设的存储设备。

根据本发明，通过仅获取不能被编辑的数据(例如，扫描数据或复印数据)，不会篡改原始数据，并且，可维持数据的安全性。

根据本发明，通过不从其它多功能外设获取包括与例如秘密标记的机密项相关联的信息的数据，可维持数据的安全性。

根据本发明，如果一个多功能外设多次处理具有相同的文件名的数据，则获取具有最新的日期的数据，或使用最终许可人的印鉴而获取最终数据，并且，因此，不获取不必要的旧数据，并且，可有效地使用多功能外设的存储设备。

根据本发明，当从其它多功能外设获取数据时，由于基于数据的重用次数或词的重要性而确定信息获取的继续，所以，可有效率地使用多功能外设的存储设备，并可减小在传送数据时的流量。

通过能够选择性地设置是基于以上数据的重用次数、还是基于在数据中包括的词的重要性来确定是否继续信息获取，可增大信息继续信息获取的条件的自由度，以增强用户的便利性。

根据本发明，通过执行从其它多功能外设获取的数据的形态分析来在表中管理数据，并通过在获取新数据时引用该表，可防止数据的双重获取，以减小在从其它多功能外设获取数据时的流量，并有效地使用多功能外设的存储设备。

根据本发明，由于使用从其它多功能外设获取的数据的最后使用日期来设置数据的计划的删除日期，所以，可在已经过了预定周期之后删除不被利用的数据，并可有效地使用多功能外设的存储设备。

根据本发明，通过经由网络而连接多个以上多功能外设，可提供能够在每个多功能外设中实现以上效果的信息获取系统。