用于识别电子邮件分发列表中的任何差异的方法和设备

摘要

本发明公开了一种用于识别电子邮件分发列表中的任何差异的方法、设备和计算机程序。从始发客户机接收寻址到一列收件人的电子邮件。检查所述列表以识别对所述收件人列表的一个或多个可能的修改。然后向所述始发客户机通知任何已识别的修改。

说明书

技术领域

本发明涉及电子邮件的领域，并且更特别地涉及将电子邮件分发给一群人。

背景技术

过时的或不合适的电子邮件分发列表会导致组员收不到打算发给他们的电子邮件。例如，新的加入者或临时访问者可以位于正式列表上，而不是在那些保存在其它地方或手动维护的列表上。为了查看电子邮件，没有收到电子邮件的人首先必须要发现他们被遗漏了，并且然后请求其他人向其提供一份拷贝。

图1提供了对这个问题的概述。服务器10从各客户机(示为20、30的两个)接收电子邮件。服务器10是邮箱40的主机，且每个邮箱为接收客户机50所拥有。将针对特定的接收客户机的所有邮件存储在与该客户机关联的邮箱中。服务器上的电子邮件应用80按照客户机的命令向合适的邮箱添加邮件以及从合适的邮箱检索邮件。

可以理解，来自客户机20、30的一些电子邮件可能并不被寻址到在服务器上具有邮箱的客户机。在这种情况下，电子邮件应用80将此类电子邮件转发到合适的电子邮件服务器90。这个过程是本领域所公知的，并且因此在这里将不再详述。

一些电子邮件会被寻址到一群人而不仅仅是单个收件人(recipient)。客户机20、30可以参考基于服务器的分发列表95(或另一电子邮件服务器的分发列表-未示出)。可选地，客户机20、30可以拼写出每个人的姓名或者使用它们自己的本地可解析的分发列表。

如上所述，将电子邮件发送给群体可以证明是有问题的。始发客户机20可以使用正式的分发列表，新近更新了该分发列表以包括团队的许多新的加入者。另一方面，客户机30可以具有其自己的、相同分发列表的本地版本。手动维护的列表可能易于过时，并且可能造成某些人被遗漏。

发明内容

根据第一方面，提供了一种用于识别电子邮件分发列表中的任何差异的方法，所述方法包括：从始发客户机接收寻址到一列收件人的电子邮件；并且检查所述收件人的列表，以识别对所述收件人列表的一个或多个可能的修改；以及向所述始发客户机通知任何已识别的修改。

在一个实施例中，建议对所述收件人列表添加。

在一个实施例中，建议从所述收件人列表删除。

优选实施例包括采取纠正措施。这可能仅发生在所述始发客户机已经确认应当采取纠正措施的时候。

在一个实施例中，检查所述收件人的列表包括：将所述收件人列表与一个或多个可信列表进行比较，以便识别对所述收件人列表的一个或多个可能的修改。

在另一个实施例中，将所述收件人列表与包括所述收件人的目录进行比较，以识别那些缺少共同属性的收件人。然后基于哪些收件人缺少所述共同属性，识别对所述收件人列表的一个或多个可能的修改。

在另一个实施例中，将所述收件人列表与包括所述收件人的目录进行比较，以识别所有的所述收件人共有的属性。然后确定是否所述目录中的其它姓名，尽管不在所述收件人列表中，也共享所述共同属性。对所述收件人列表的一个或多个可能的修改基于此类缺少的姓名。

在一个实施例中，根据各种准则对姓名进行分组。然后优选地使用已分组的姓名，以便识别一个或多个可能的修改。借助于例子，将所述收件人列表与已分组的姓名进行比较以识别部分匹配，所述部分匹配指示所述收件人列表可能的遗漏。借助于另一例子，将已分组的姓名与所述收件人列表进行比较以识别部分匹配，所述部分匹配指示对所述收件人列表可能的不正确的添加。

在一个实施例中，确定所述始发客户机已经发送了先前的电子邮件，所述先前的电子邮件包括与所接收到的电子邮件共有的关键字。可以使用在用于所述先前的电子邮件的收件人列表与用于所接收到的电子邮件的收件人列表之间已识别的任何差别来识别一个或多个可能的修改。

在一个实施例中，将可信任性(trustworthiness)与所述始发客户机相关联。这用于决定是否检查所述收件人的列表。

根据第二方面，提供了一种用于识别电子邮件分发列表中的任何差异的设备，所述设备包括：接收装置，所述接收装置用于从始发客户机接收寻址到一列收件人的电子邮件；以及检查装置，所述检查装置用于检查所述收件人的列表以识别对所述收件人列表的一个或多个可能的修改；以及通知装置，所述通知装置用于向所述始发客户机通知任何已识别的修改。

根据第三方面，在计算机软件中实现本发明。

附图说明

现在将仅通过例子并参照以下附图描述本发明的实施例，其中：

图1示出了根据现有技术的电子邮件系统的概况；

图2a描述了根据优选实施例的本发明的组成部分；

图2b和2c描述了根据优选实施例的本发明的处理；以及

图3a和3b描述了依照第二实施例的本发明的组成部分和处理。

具体实施方式

如先前所讨论的，过时的或不合适的电子邮件分发列表可能导致组员收不到打算发给他们的电子邮件。文中所教导的解决方案公开了这样的服务器，即该服务器监控谁接收了电子邮件并且识别可能的差异。

图2a是依照本发明的优选实施例的电子邮件服务器的组件图。图2b和2c是依照优选实施例的本发明的处理的流程图。应当相互结合来阅读附图。

在步骤200，电子邮件服务器100通过接收机组件110接收新的电子邮件。如以上所指出的，文中所公开的解决方案特别适用于寻址到一群人的电子邮件。因此在步骤210，提取器组件130提取电子邮件所寻址的人的姓名。应该理解，客户机可以使用它们自己的本地分发列表。如果是这种情况，则当在服务器接收到这样的分发列表之前，会在本地客户机将该分发列表解析为完整的电子邮件地址。另一方面，如果客户机使用基于服务器的分发列表，则服务器将必须解析任何参考。

一旦已经将姓名解析为所需，并且在步骤210提取，第一确定器组件120就在步骤220确定何时将电子邮件寻址到N个人或更多的人。N是存储在规则数据库190中的预配置的数目。如果是这种情况，即将电子邮件寻址到适当数目的人，则启动优选实施例的算法。

在步骤230，通过列表比较器160将所提取的姓名与已知的“良好”分发列表185进行比较。良好(或可信)分发列表优选地包括正式的基于服务器的分发列表以及最近提升的“良好”列表。稍后将参照图2c描述用于提升列表的过程。

在步骤240，通过第二确定器组件125确定所提取的姓名列表的大小是否与“良好”列表中的任何一个的大小按照+/-1到m匹配。M优选地是存储在规则数据库190中的预配置的数目，并且在示例性实施例中是2。

如果确定所提取的姓名与已知的良好分发列表按照+/-1到m的差别部分匹配，则由动作组件170在步骤250发起补救措施。

现在将利用例子阐述上述处理：

●X已将电子邮件发送给A B C D E(列表1)

●Y已将电子邮件发送给A B C E F(列表2)

要么将从客户机接收的每个姓名列表存储为“良好”列表，要么应用算法(稍后参照图2c所描述的)来确定应当何时将接收到的姓名列表提升为良好列表。优选后者；然而为了易于解释，现在假设列表1和2在良好列表集中。

●Z将电子邮件发送给A B D E(列表3)

将列表3与良好列表集中的所有列表进行比较。

这些列表之一是列表1。列表3与列表1之间的匹配显示：列表3缺少收信人(addressee)C。由于M是2以及因而范围是+/-1到2，因此在步骤240的测试为真-即测试估计为-1。将收信人C识别为缺少的，并且将其添加到遗漏列表(未示出)。

这些列表中的另一个是列表2。当在步骤240进行对列表2的测试时，确定现在缺少收信人C和F。因而测试估计为-2，并且因此也是真。C已经位于遗漏列表，因此仅将F添加到遗漏列表。

当完成所有比较的时候，将遗漏列表返回给Z。Z可以继而关于C和F是否是故意的遗漏进行确定，或者关于是否应当将该电子邮件发送给C和/或F进行确定。

存在各种方法，在这些方法中可以将遗漏返回给Z。上面的例子在列表之间并未造成差别，只是简单地通知Z：C和F可能遗漏。在另一个实施例中，通知Z：除了他们已将其电子邮件寻址到的人之外，所搜索的一个列表还包括C和F，而第二列表仅包括C。Z可以继而决定如何最好地前进。

借助于另一例子，Z将邮件发送给A B C E F G。列表1和2仍然是相同的。在步骤240的测试确定：对比于列表1，F和G是添加(+2)以及D是遗漏(-1)，并且对比于列表2，G是添加(+1)。将这样的信息报告回Z。换句话说，向Z报告他们可能已经遗漏了D，并且F和G应该可能还没有接收到原始邮件。

在一个实施例中，Z可以将反馈提供给服务器，该反馈可以使一个或多个良好列表在服务器更新。

如以上所讨论的，本发明的处理用“良好”或可信列表的概念来确定是否将收信人差异报告给电子邮件客户机。将参照图2c讨论可以将接收到的列表提升为良好列表的方法。

将在步骤210提取的收信人的姓名用作步骤300的输入。这里，通过列表确定器组件145确定以前是否已查看过该姓名列表。如果答案是否，那么使用列表保存器组件150将该列表保存供未来使用(步骤310)。计数组件140将1与所保存的列表相关联，从而指示已查看过该列表的次数(步骤320)。该过程继而循环往复。

另一方面，如果在步骤300确定以前已查看过该姓名列表，那么进行在步骤330的测试。这里通过列表确定器组件145确定以前是否已查看过该列表x次。再次，x是存储在规则数据库190中的预配置的数目，并且指示在将要信任列表之前必须查看过该列表的次数。仅借助于例子，x可以是5。如果以前并未查看过x次该姓名列表，那么在步骤320，由计数组件140更新与该列表关联的计数，并且该过程循环往复。另一方面，如果以前已查看过x次该姓名列表，那么在步骤340(列表提升器组件175)将此列表提升为“良好”列表。

通过这种方式，有可能确定应当信任哪些姓名列表，以及哪些仍然需要获得信任。

已保存的列表以及那些已提升为“良好”列表的列表可以具有与其关联的时间戳。这使得对于列表来说有可能陈化，并且当它们变“旧”(例如旧于10天)时被自动删除。

在另一个实施例中，有可能将列表手动删除/标记为过时的。因而节省了存储空间。

在一个实施例中，电子邮件服务器彼此共享良好列表以及已知的分发列表。

在第二个实施例中，并没有使用“良好”列表的概念。将参照图3a和图3b(应当彼此结合来阅读)描述该实施例的组成部分和处理。

在步骤500，电子邮件服务器400经由接收机组件410接收新的电子邮件。在步骤510，经由提取器组件430提取收信人的列表。如前述，可能需要解析任何被参考的分发列表。

第三确定器组件470然后确定是否将电子邮件寻址到适当的大量的人N(步骤520)。N是存储在规则数据库480中的预配置的值。在该实施例中，N仍是10。

假设将电子邮件寻址到合适数目的人，然后启动该实施例的算法。

比较器组件420将所提取的姓名与目录440进行比较(步骤530)。目录440可以包括诸如雇员姓名、电子邮件地址和部门标识符的信息。在所提供的例子中，可以看到，Joe Bloggs和Fred Rivers都属于部门830。另一方面，Joan Chivers是部门731的一部分。

在步骤540的测试经由比较器组件420确定是否存在任何差异。如果没有，那么该过程循环往复，否则动作器组件460采取适当的补救措施(步骤550)。此类措施可以与参照第一实施例所描述的相同。

如以上直接描述的，测试540寻找差异。例如，可以将电子邮件寻址到Joe Bloggs、Fred Rivers和Joan Chivers。比较器组件420可以注意到Joe和Fred都属于相同的部门(830)，而Joan在不同的部门(731)。因而动作器组件460可以报告回电子邮件的始发者：这里存在可能的错误。因而有可能会询问始发者他们是否仍然想将该电子邮件发送给已经离开部门的某个人。同样地，有可能会确定正在将电子邮件发送给部门中除了人员A之外的每个人。在这种情况下，可以询问始发者是否A是故意遗漏的。

应该理解仅仅为了易于解释，这里只讨论了三个姓名而非十个。

虽然给出的描述与部门标识符有关，但是应该理解到其它变化也是可能的。例如，目录可以包括使其它差异能够被识别的不同的或附加的信息。例如，还可以按照工作计划、团队等对雇员进行分组。优选地，通过比较器组件420访问规则数据库480，以便决定寻找哪些差异。

在另一个实施例中，管理员可以根据各种准则对人进行分组。分组组件450用于实现这一点并且提供额外的灵活性。在该实施例中，管理员不再依赖于仅仅基于目录的信息。在一个实施例中，管理员可以从始发客户机接收分组请求。

在各种实施例中，电子邮件服务器优选地将遗漏/添加报告给始发客户机，并且基于来自始发客户机的反馈采取纠正措施。例如，电子邮件服务器可以基于客户机的反馈来修改收信人列表。通过这种方式，接收客户机应当接收真正打算发给它们的电子邮件。换句话说，始发客户机没有必要采取纠正措施(例如，将一封邮件重新发送给先前遗漏的客户机)。

应当理解到，虽然所描述的实施例利用了预配置的值(例如x，M和N)，但是这些同样是可以由管理员配置的。

在各种实施例中，对于某些电子邮件客户机，可以切断本发明的处理。将接收到的电子邮件的“来自于”字段优选地与期望或不期望本发明的处理的一列电子邮件体进行比较。

在一个实施例中，检测到个人(或一群人)有规律地将具有相同关键字(例如，主题字段中的“Project Y”)的数据发送至相同的列表，服务器可以识别出已经遗漏了人员X一星期，允许发送者确认该遗漏或者将人员X添加到分发。这包括将关键字与可信列表相关联，以及不仅分析新的电子邮件收件人列表，而且针对特定的关键字扫描电子邮件(或其中的某些部分)。

在一个实施例中，考虑了电子邮件始发者的可信任性。例如，可以给予部门秘书比部门的其他成员更多的信任。在该实施例中，可以在基于目录的服务器中查找诸如职称的信息，以便确定给予电子邮件的始发者多少信任。在一个实施例中可以获得信任(例如通过x次确认应当添加和/或删除人员)。