文档管理系统和方法、文档销毁管理系统和方法

摘要

本发明提供了文档管理系统和方法、文档销毁管理系统和方法。该文档管理系统使用文档管理信息来管理印刷文档。该文档管理系统包括电子文档生成单元、时间信息获取单元、存储信息获取单元、以及管理信息存储单元。电子文档生成单元生成电子文档。时间信息获取单元获取与证明所述电子文档生成单元生成了所述电子文档的时间相关的信息。存储信息获取单元获取与和所述电子文档相对应的印刷文档的存储期相关的信息。管理信息存储单元存储文档管理信息，在该文档管理信息中，所述电子文档的识别信息和与所述印刷文档的所述存储期相关的信息相关联。

说明书

技术领域

本发明涉及适于在文档管理时使用的文档管理系统、文档销毁管理系统、文档管理方法和文档销毁管理方法。

背景技术

通常，在公司的办公室中或诸如市政厅的公立组织中要处理应该对特定部门之外的人或公司之外的人保守秘密的许多秘密文档。为了防止泄露给第三方，在严格的管理下保持存储这些秘密文档的原件。另一方面，用粉碎机销毁不再需要的秘密文档。

在许多情况下，对与账务(账单、收据、账户声明等)相关的秘密文档指定强制存储期。因此，在通过粉碎来销毁秘密文档之前，负责人需要使用原件的登记薄来确认销毁他或她打算销毁的秘密文档确实是适当的。

然而，在销毁大量秘密文档的情况下，在逐个检查它们各自的存储期的同时销毁秘密文档的工作是非常麻烦的并且花费较长时间。此外，存在这样的风险，即，由于人为的检查错误而使存储期还未过期的秘密文档被错误地废弃。

因此，日本专利申请公报JP 2002-368966A公开了一种具有粉碎机功能的扫描仪，该扫描仪配备有：图像读取单元，用于读取文档；图像存储装置，用于存储所读取的图像数据；图像数据保存装置，用于保存所存储的图像数据；和粉碎装置，用于在保存了文档的图像数据之后将该文档粉碎。该设备使得即使在秘密文档的存储期还未过期时就错误地废弃了该秘密文档的情况下也可以将该秘密文档的图像以电子数据的形式保存在存储器中。

日本专利申请公报JP 2005-190365A公开了一种输出文档管理系统，该系统通过将与印刷文档相对应的文档ID、用于识别印刷纸张的纸张ID、以及所印刷纸张的数量登记在数据库中，来管理印刷文档的历史。在该专利文献的发明中，具体地，当用打印机将文档打印在纸张上时启动了文档的管理。这使得可以使用印刷纸张专用的纸张ID来全程追踪纸质文档的从输出到销毁的历史。此外，可以对印刷文档设置读取许可期。使用该特性，该专利文档公开了一种技术：提取还没有销毁的文档，对从这些文档的输出日期开始所经过的时间与它们的读取许可期进行比较，向拥有所经过的时间长于它们的读取许可期的秘密文档(如果存在这样的秘密文档的话)的各个用户发送通知，以催促该用户销毁这些秘密文档。

另一方面，根据从2005年4月1日生效的日本电子文档法(正式标题为“与私有公司在文档的存储等方面的信息和通信技术的使用相关的法律”)，可以以电磁文档的形式来存储已经以纸质文档形式保持存储的账簿和账票(slip)。然而，有义务在取决于账单类型的存储期期间存储原始纸质文档。例如，通常利用遍及全公司的系统(诸如账簿/账票生成系统)来处理诸如附有收据的账票，并请求会计部支付预付款。

使用这种系统，雇员可以进行预付(公司会报销该预付款)，随后通过输入必要的项目并使用收据来证实所支付的款额，而请求公司支付预付款。即，在许多情况下，通过将必要的项目输入到系统中来生成并打印账票，雇员通过将证明材料(诸如带有所支付的款额、支付的物品、以及支付日期的收据或账单)粘到所述账票上来申请付款。

根据日本电子文档法电磁地存储文档时，在通过粘贴诸如收据的必要材料来进行申请的情况下，粘贴有收据的文档是原件，而生成或提交该原件的日期应该是存储期的开始。因此，需要一种文档管理系统，来管理以印刷文档形式进行存储和管理的文档的电子文件。

然而，以上参考文献存在以下问题。

因为对于每个秘密文档仅存在一份原件，所以即使以电子数据的形式存储了秘密文档的图像，也无法再现该秘密文档的原件。因此，在销毁秘密文档时无法省略麻烦的检查工作。此外，无法避免由于人为的检查错误而导致的错误废弃。在通过以后粘贴诸如收据或账单的材料来生成正式申请文档的情况下，利用印刷文档的印刷日期和时间的文档管理可能是不足的。

大多数印刷文档都是通过以下步骤生成的：首先使用计算机终端生成电子文件，然后用诸如打印机的打印装置将其打印在一张纸上。为了管理文档的从其生成开始的生命周期，希望从生成文档的电子文件时开始进行管理。

发明内容

根据本发明的一方面，提供了一种文档管理系统，该系统使用文档管理信息来管理印刷文档。该文档管理系统包括电子文档生成单元、时间信息获取单元、存储信息获取单元、以及管理信息存储单元。电子文档生成单元生成电子文档。时间信息获取单元获取与证明所述电子文档生成单元生成所述电子文档的时间相关的信息。存储信息获取单元获取与印刷文档的存储期相关的信息，其中该印刷文档与所述电子文档相对应。管理信息存储单元存储文档管理信息，在该文档管理信息中，所述电子文档的识别信息和与所述印刷文档的所述存储期相关的信息相关联。

根据该配置，基于与生成所述电子文档的时间相关的信息，该文档管理系统可以确认与所述电子文档相对应的所述印刷文档的存在以及确认生成所述电子文档的时间。此外，该文档管理系统可以与所述电子文档相关联地管理与所述电子文档相对应的所述印刷文档的存储。因此，这便于与所述印刷文档的存储相关的管理，并使得可以对其存储期进行可靠的管理。

此外，与所述印刷文档的所述存储期相关并且由所述存储信息获取单元获取的信息可以包括：由所述时间信息获取单元获取的、与证明所述电子文档生成单元生成了所述电子文档的时间相关的信息；以及所述印刷文档的所述存储期，其是根据与所述电子文档的类型相关的信息预先确定的。

根据该配置，该文档管理系统获取并存储与证明所述电子文档生成了单元生成所述电子文档的时间相关的信息、以及所述印刷文档的所述存储期。因此，该文档管理系统可以从生成所述电子文档开始就确切地掌握和管理与所述电子文档相对应的印刷文档的存储期或者作为与所述电子文档相对应的原件的印刷文档的存储期。

此外，与所述印刷文档的所述存储期相关并且由所述存储信息获取单元获取的信息可以包括所述印刷文档的存储期限，根据以下信息来确定所述存储期限：(i)由所述时间信息获取单元获取的、与证明所述电子文档生成单元生成了所述电子文档的时间相关的信息；以及(ii)所述印刷文档的所述存储期，其是根据与所述电子文档的类型相关的信息预先确定的。

根据该配置，根据文档的类型来确定所述存储期，并且获取所述存储期限。因此，该文档管理系统可以从生成所述电子文档开始就确切地掌握和管理与所述电子文档相对应的印刷文档的存储期或者作为与所述电子文档相对应的原件的印刷文档的存储期。

此外，与所述印刷文档的所述存储期相关并且由所述存储信息获取单元获取的信息可以包括：(i)由所述时间信息获取单元获取的、与证明所述电子文档生成单元生成了所述电子文档的时间相关的信息；以及(ii)与所述电子文档的类型相关的信息。

根据该配置，所述管理信息存储单元存储有与证明生成了所述电子文档的时间以及所述文档的类型相关的信息。因此，该文档管理系统可以基于依据该文档类型的存储期，确切地掌握和管理与所述电子文档相对应的印刷文档的存储期或者作为与所述电子文档相对应的原件的印刷文档的存储期。

此外，所述电子文档生成单元可以读取印刷文档以生成电子文档。

此外，所述电子文档生成单元可以以光学方式读取印刷文档以生成电子文档。

根据以上配置，即使已经制备了原始印刷文档，该文档管理系统也可读取所述印刷文档以生成电子文档，并存储该计算机化的印刷文档。此外，该文档管理系统可以在原件被强制存储的存储期中管理所述印刷文档和所述电子文档。

此外，该电子文档生成单元可以包括计算机终端。在所述计算机终端上运行的文档创建程序可以执行创建电子文档的处理以生成电子文档。

根据该配置，用计算机生成电子文档，并且该文档管理系统在管理基于所述电子文档而印刷的文档的过程中获取与证明生成了所述电子文档的时间相关的信息。因此，该文档管理系统可以以计算机化文件的形式存储与这种电子文档的时间相关信息相对应的印刷文档。此外，该文档管理系统可以在原件被强制存储的存储期中管理所述印刷文档和所述电子文档。

此外，可以响应于所述电子文档生成单元生成了电子文档，而获取所述电子文档的识别信息。

根据该配置，生成电子文档时获取识别信息。因此，该文档管理系统例如可以使用与在凭证生成系统中执行的处理相关的识别号来存储和管理文档。结果，该文档管理系统可以更容易地管理文档。

此外，该文档管理系统还可包括提取单元和解码单元。提取单元从由所述电子文档生成单元从所述印刷文档读取的数据中提取识别码。解码单元将所述识别码解码为所述电子文档的识别信息。

此外，该文档管理系统还可包括提取单元和解码单元。提取单元从由所述电子文档生成单元从所述印刷文档光学读取的数据中提取识别码。解码单元将所述识别码解码为所述电子文档的识别信息。

根据以上配置，因为所述识别信息被编码，所以该文档管理系统可以通过对该码进行解码而获得所述识别信息。从而，将所述印刷文档与所述电子文档相关联变得容易和可靠。

此外，该文档管理系统还可包括图像特征量计算单元。所述图像特征量计算单元计算所述电子文档专用的摘要值。所述时间信息获取单元将包括所计算出的所述电子文档的摘要值的时间戳请求发送到时间戳站，以从所述时间戳站获取时间戳，作为与证明所述电子文档生成单元生成了所述电子文档的时间相关的信息。

根据该配置，所述图像特征量计算单元可以计算出所述电子文档专用的摘要值。此外，所述时间信息获取单元可以使用所述摘要值来获取时间戳。从而，该文档管理系统可以将稳妥地获得的时间信息与所述电子文档相关联。结果，该文档管理系统可以确切地管理生成所述电子文档的时间，并且可以准确可靠地管理和存储文档。

根据本发明的另一方面，提供了一种文档销毁管理系统，该系统包括管理信息存储单元、销毁文档识别信息读取单元、销毁信息提取单元、销毁许可判断单元、以及销毁单元。管理信息存储单元存储有文档管理信息，在所述文档管理信息中电子文档的识别信息与这样的信息相关联，所述信息和与所述电子文档相对应的印刷文档的存储相关并且是基于生成所述电子文档的时间而设置的。销毁文档识别信息读取单元从销毁对象文档读取所述销毁对象文档的识别信息。销毁信息提取单元从存储在所述管理信息存储单元中的所述文档管理信息中提取这样的信息，该信息与所述销毁对象文档的存储相关并且与所述销毁对象文档的所述识别信息相对应。销毁许可判断单元基于与所述销毁对象文档的存储相关并且由所述销毁信息提取单元提取的信息，来判断是否允许销毁所述销毁对象文档。如果所述销毁许可判断单元判断为允许销毁所述销毁对象文档，则所述销毁单元将所述销毁对象文档销毁。

此外，与所述销毁对象文档的存储相关的信息可以包括所述销毁对象文档的存储期、所述销毁对象文档的存储期限、以及所述销毁对象文档的销毁许可日期中的至少一个。

根据这些配置，该文档销毁管理系统使用与证明生成了所述电子文档的时间相关的信息来存储和管理印刷文档。从而，该文档销毁管理系统可以以计算机化文件的形式存储与所述电子文档相对应的印刷文档。此外，该文档销毁管理系统可以可靠地进行与销毁相关的判断。结果，可以避免错误的与销毁相关的操作，例如错误地废弃应该保存的文档、以及没有销毁应该被销毁的文档。

根据本发明的又一方面，提供了一种文档管理方法，该方法包括以下步骤：生成电子文档；获取与证明生成了所述电子文档的时间相关的信息；获取与和所述电子文档相对应的印刷文档的存储期相关的信息；存储文档管理信息，在该文档管理信息中，所述电子文档的识别信息和与所述印刷文档的所述存储期相关的信息相关联；以及使用所述文档管理信息管理所述电子文档或所述印刷文档，所述印刷文档是印刷的电子文档。

根据本发明的又一方面，提供了一种文档销毁管理方法，该方法包括以下步骤：存储文档管理信息，在所述文档管理信息中电子文档的识别信息与这样的信息相关联，所述信息和与所述电子文档相对应的印刷文档的存储相关并且是基于生成所述电子文档的时间而设置的；从销毁对象文档中读取所述销毁对象文档的识别信息；从所存储的文档管理信息中提取这样的信息，该信息与所述销毁对象文档的存储相关并且与所述销毁对象文档的所述识别信息相对应；基于与所述销毁对象文档的存储相关的所提取的信息，来判断是否允许销毁所述销毁对象文档；以及如果判断为允许销毁所述销毁对象文档，则将所述销毁对象文档销毁。

附图说明

将基于以下附图详细描述本发明的示例性实施例，在附图中：

图1示出了根据本发明示例性实施例的文档管理系统的构造；

图2是示出了电子文档生成装置的示例性构造的框图；

图3是示出了文档管理装置的示例性构造的框图；

图4示意性地示出了手动馈送型销毁装置的示例性机构；

图5是文档盘单元的俯视图；

图6是示出了文档销毁装置的示例性构造的框图；

图7是用于通过扫描生成电子文档的示例性管理信息生成处理的流程图；

图8示出了根据本发明示例性实施例的生成文档的示例性方式；

图9示出了表示出文档类型与存储期之间的对应关系的示例性表；

图10是用于将文档管理信息登记在文档管理装置中的示例性处理的流程图；

图11示出了示例性文档管理表；

图12是示例性文档销毁处理的流程图的第一部分；以及

图13是示例性文档销毁处理的流程图的第二部分。

具体实施方式

下面将参照附图详细描述本发明的示例性实施例。

图1示出了根据本发明示例性实施例的文档管理系统的构造。所示出的文档管理系统包括电子文档生成装置1、文档管理装置2、文档销毁装置3、图像处理装置4和计算机终端5。通过连接到公共网络7，电子文档生成装置1、文档管理装置2、文档销毁装置3、图像处理装置4和计算机终端5可以经由公共网络7访问另一外部网络，并且还可以经由公共网络7和该外部网络访问时间戳站6。

电子文档生成装置1生成电子文件，该电子文件是电子信息。文档管理装置2对由电子文档生成装置1生成的文档执行各种管理处理。文档销毁装置3对由电子文档生成装置1生成的文档和其他文档执行销毁处理。例如通过使用LAN(局域网)或WAN(广域网)来构成网络7。

图2是示出了电子文档生成装置1的示例性构造的框图。例如，可以使用图像形成装置(诸如数字复印机或数字多功能机(复印机))或终端装置(诸如计算机)来构成电子文档生成装置1。在该示例性实施例中，将对以下情况进行描述，即，使用数字多功能机来构成电子文档生成装置1。

电子文档生成装置1包括：图像读取部101，用于光学地读取文档；图像特征量计算部102，用于计算通过读取文档而生成的电子图像数据的图像特征量；时间戳获取部103，用于向时间戳站6发送图像特征量以获取时间戳；时间戳嵌入部104，用于将所获取的时间戳嵌入电子图像数据中；文档类型存储部105，用于存储与存储期(存储期对应于图像读取部101所读取的文档的类型)相关联的文档存储信息；存储信息获取部106，其基于用于证明电子文档的生成的日期和时间(其是根据所获取的时间戳信息而获得的)来确定存储信息；条码提取部107，用于从通过图像读取部101进行读取而生成的图像数据中提取条码；条码解码部108，用于对所提取的条码进行解码；以及电子文件管理信息生成部109，其基于存储信息、其中嵌入有时间戳的图像数据、以及通过对条码解码而获得的文档ID来生成电子文件管理信息。

电子文档生成装置1还配备有操作面板(图2中未示出)。该操作面板用作用户界面，电子文档生成装置1的用户通过该用户界面输入各种信息，并且在该用户界面上为用户显示各种信息。例如，该操作面板包括具有各种按钮、开关、键等的输入单元以及显示单元，该显示单元是具有触摸板的液晶板。

图像读取部101对作为读取对象的文档的图像进行光学读取。图像读取部101通过将光照射到放置在透明文档台(压板玻璃)上的文档纸张的表面，并由包括反射镜和透镜的图像形成光学系统将从文档纸张表面返回的反射光的图像形成在读取传感器(CCD传感器等)的光电检测面上，而生成与文档纸张图像相对应的图像数据(扫描数据)。在该过程中，随着图像形成光学系统的移动对文档纸张表面扫描以进行读取。图像特征量计算部102根据读出的图像数据计算特征量，特征量表示读出的图像数据的特征。

条码提取部107从文档的读出的图像数据中读取条码，该条码附在该文档的规定角落部分。条码是至少包括文档ID的信息，文档ID被设置为文档专用的识别信息。通常，条码一般被分为一维条码和二维条码，在一维条码中多条信息仅沿一个方向布置，而在二维条码中多条信息沿两个正交的方向布置。在实施该示例性实施例时，这两种类型的条码都可以使用。然而，在希望条码不仅包含文档ID而且还包含其他各种信息和数据的情况下，可以使用具有较大数据容量的二维条码。该示例性实施例采用QR码(注册商标)作为示例，QR码是一种二维条码并且现在很普遍。条码解码部108通过对读出的QR码(经编码的信息)进行解码，来提取文档ID。

另一方面，图像特征量计算部102基于由图像读取部101生成的图像数据，计算所读出的图像的特征量。例如，该特征量可以是通过使用读出的图像数据对预定计算公式进行计算而获得的专用值，诸如可以使用读出的图像数据的散列值。

时间戳获取部103将由图像特征量计算部102计算的并且读出的图像数据专用的所述散列值发送到时间戳站6。从而，时间戳获取部103可以从时间戳站6获得所读出的图像文件的生成日期和时间，作为可靠时间。

另选地，在日期和时间不需要与公共时间戳站6所给出的日期和时间一样精确的情况下，可以按以下方式构成文档管理系统：时间戳获取部103从时间管理服务器获取时间信息，系统中的多个电子文档生成装置1、图像处理装置4、以及文档销毁装置3(稍后描述)可以访问该时间管理服务器。即使在此情况下，也可以在系统中获得一定水平的时间管理。

文档类型存储部105存储有表示文档类型与存储期之间的对应关系的表。图9示出了这种表的示例。即，以表的形式与文档类型相关联地预先登记原件应该被存储的存储期，诸如法律针对各个文档类型所规定的强制性存储期以及公司规章所规定的存储期。

存储信息获取部106通过基于所获取的时间信息(例如时间戳)以及存储在文档类型存储部105中并且与所涉及文档的类型相对应的存储期，来计算最后存储日期(在该日期之前，应该管理而不销毁原件)，从而获取存储期限。如果存储信息获取部106以集合的形式存储所获取的时间信息(时间戳)和存储期，则不需要管理该存储期限。另选地，如果存储信息获取部106获取了时间信息(所获取的时间戳)和文档类型，则它可以使用文档类型和存储期之间的对应关系来管理与存储期相关的信息。

电子文件管理信息生成部109将文档ID、文件生成信息和存储期信息彼此相关联并将它们作为文档管理信息发送到文档管理装置2。文件生成信息至少包括文件生成日期和时间，并且优选地包括文件生成者信息、用于识别生成该文件的装置的信息、所生成的文档的图像信息等。可以与文档ID、文件生成信息和存储期信息一起登记与所生成或印刷的文档的管理或存储相关的信息，诸如与负责管理所处理的申请文档的人或部门相关的信息，或者与申请文档的原件被保持存储的位置相关的信息。这使得可以以统一的方式来管理与所涉及的文档(诸如申请文档)相关的信息。

图3是示出了文档管理装置2的示例性构造的框图。使用诸如个人计算机或服务器的装置来构成文档管理装置2。文档管理装置2经由网络7连接到其他装置，即：电子文档生成装置1；文档销毁装置3；图像处理装置4，其执行这样的处理，诸如通过对文档进行扫描来读取或复制文档以及传真的发送和接收；其他文档管理装置2；以及计算机终端5，用于生成诸如账簿或账票的文档。文档管理装置2根据来自以上装置的指令，生成文档管理信息，将信息添加至文档管理信息，从文档管理信息中删除信息，搜索文档管理信息，以及对文档管理信息执行其它处理。

管理信息发送/接收部121具有以下功能：从其他装置接收指令，并且根据接收到的指令，发送文档管理信息、文档管理信息的具体项目的细节或者用于销毁处理的许可信息。

管理信息存储部122(其是大容量存储介质，诸如硬盘驱动器)以数据库的形式将与文档相关的信息存储为使它们与文档ID相关联。文档管理装置2将存储在管理信息存储部122中的文档管理信息与文档状态和与销毁处理相关的信息一起管理，使它们与文档ID相关联，所述文档ID是在以电子文件形式生成文档时所设置的。

管理信息搜索部123具有以下功能：当从上述其他装置之一接收到要提取具有特定文档ID的文档的管理信息的指令时，通过以所指示的文档ID作为关键字进行搜索，从存储的文档管理信息中检索所指示的文档的管理信息。

当响应于来自外部装置的指令而执行了诸如销毁文档的特定处理时，管理信息发送/接收部121从外部装置接收指令，并且管理信息搜索部123根据接收到的指令或与所执行的处理相关的信息，在管理信息存储部122中搜索与特定文档ID相对应的管理信息。管理信息搜索部123提取通过所述搜索而找到的与特定文档ID相对应的文档管理信息。管理信息发送/接收部121根据从外部装置接收的指令或信息，将所提取的文档管理信息发送到该外部装置。管理信息更新部124基于由外部装置所执行的处理的详细情况对文档管理信息进行更新。

如果成功地更新了管理信息，则管理信息发送/接收部121在需要时可以将表示对文档管理信息的更新已完成的信息发送到该外部装置。如果对文档管理信息的更新失败，则随后是这样的过程：管理信息搜索部123从与该文档ID相对应的文档管理信息中检索文档管理者或生成者，而管理信息发送/接收部121通知所述文档管理者或生成者接收到了要处理该文档的指令。

图4示意性地示出了手动馈送型销毁装置3的示例性机构。利用粉碎机构成的文档销毁装置3例如配备有文档盘单元17、插入传感器18、条码读取器的读取光学系统19、阻挡物20、成对的馈送辊21和22、通过传感器23、以及粉碎机单元24。

文档盘单元17是将作为销毁对象的文档放置在其上的单元。文档盘单元17相对于水平面倾斜成朝向阻挡物20逐渐下降。文档盘单元17的后侧(下侧)与插入传感器18、读取光学系统19、阻挡物20以及馈送辊21一起被遮盖构件(未示出)所遮盖。

插入传感器18对插入到文档盘单元17的规定读取位置处的文档进行检测。例如，插入传感器18是具有发光元件和光检测器的反射型光学传感器。使插入传感器18在文档位于其检测位置处时处于开启状态而当检测位置处没有文档时处于关闭状态。

按以下方式配置条码读取器的读取光学系统19：将从光源(未示出)发出的光施加到作为销毁对象的文档的条码记录部分，区域传感器25通过检测经过透镜26的反射光来捕捉条码图像。所述条码记录部分是文档表面的记录有条码的部分，条码包含文档ID和其他信息。条码记录部分位于文档的角落位置，并且其尺寸是预先确定的。

阻挡物20例如具有长板状结构，并且被布置在插入传感器18和馈送辊21之间。阻挡物20在由馈送辊21和22的对形成的文档传送通路的入口处打开或关闭该文档传送通路。在关闭状态下，阻挡物20突出以阻断从文档盘单元17到馈送辊21的文档路径。因此，在此状态下，如果用户企图将文档向内插入文档盘单元17，则文档的头部碰撞到阻挡物20。相反地，在打开状态下，阻挡物20从文档盘单元17到馈送辊21的文档路径上缩回。因此，如果用户企图将文档向内插入文档盘单元17，则文档的头部撞入馈送辊21的夹持(nip)部分。

图5是文档盘单元17的俯视图。在文档27沿其手动插入的通路(箭头指示插入方向)的两侧，文档盘单元17配备有插入导件28和29。插入导件28和29分别具有与文档插入方向平行的引导面28A和29A。尽管插入导件28是固定的，但是如果有必要，则插入导件29可以沿文档宽度方向(图5的垂直方向)移动。将作为销毁对象的文档27沿着箭头方向以这样的朝向插入文档盘单元17，即，使条码记录部分30位于头部侧的角落位置。此时，为了在垂直于插入方向的方向上定位文档27，使文档27的一条边线与插入导件28的引导面28A完全接触。

结果，在用户手动插入从而使文档27的头部与阻挡物20相接触的状态下，条码记录部分30位于条码读取器的码读取区E之内。插入传感器18沿着文档插入方向布置在阻挡物20的紧上游。因此，当用户手动插入文档27时，在文档27的头部就要碰撞阻挡物20之前，插入传感器18从关闭状态切换到开启状态。因此，插入传感器18的开启定时指示了文档27的条码记录部分30进入码读取区E的时间点。

馈送辊21在夹住通过打开阻挡物20而引入的文档的同时进行旋转，从而将文档沿着由传送导件(斜道等；未示出)形成的文档传送通路进行传送。馈送辊22在夹住由馈送辊21传送的文档的同时进行旋转，从而将该文档沿着文档传送通路传送到粉碎机单元24。

通过传感器23布置在从馈送辊22到粉碎机单元24的文档传送通路的中途位置(大约在中心处)，并且检测文档的通过。例如，通过传感器23是具有发光元件和光电检测器的反射型光学传感器。使通过传感器23在文档位于检测位置处时处于开启状态而当在检测位置处没有文档时处于关闭状态。因此，通过传感器23在文档的头部通过其检测位置的同时从关闭状态切换到开启状态。当文档的尾部之后通过检测位置时，通过传感器23从开启状态切换到关闭状态。

粉碎机单元24粉碎由馈送辊22馈送的文档，同时将文档沿一个方向(由箭头指示)拖入到自身中。粉碎机单元24可以一起粉碎多张文档(例如一摞大约20张A4大小的普通纸)。此外，粉碎机单元24甚至可以原样粉碎装订的文档纸张(即，在没有去掉钉书钉的状态下)。

图6是示出了文档销毁装置3的示例性构造的框图。个人识别认证部141具有使用IC卡、磁卡等识别试图进行销毁的用户的功能。可以使用除了上面的使用这样的卡来识别用户的技术之外的各种已知的认证技术。这些认证技术的示例是：生物特征认证技术，其利用诸如指纹或虹膜的身体特征；以及这样的技术，管理用户信息的服务器基于通过操作面板输入的用户ID和密码来识别用户。

码读取部142用读取光学系统19读取印刷在文档上的用于识别电子文件的识别信息的码，并基于读取结果对附于文档上的码进行解码，以获取由该码所表示的原件信息。存储信息获取部143从由码读取部142获取的原件信息中提取用于识别电子文件的识别信息(即，文档ID)，并将该文档ID与个人识别认证部141所识别的用户的登录用户信息一起发送到文档管理装置2。销毁许可判断部144具有以下功能：从文档管理装置2接收存储期信息和销毁管理信息，所述信息与由存储信息获取部143发送的文档ID相对应，并且基于该文档的存储期信息、该文档的销毁管理信息以及由个人识别认证部141获取的用于识别销毁者的信息，来判断是允许还是禁止销毁该文档。

在判断是允许还是禁止销毁对应文档时使用销毁管理信息。例如，销毁管理信息可包括批准销毁该文档的人的信息、创建该文档的人的信息、收据的数量的信息和/或账单的数量的信息。

如果销毁许可判断部144的判断结果表明允许销毁，则销毁控制部145将用于启动销毁的信号发送到粉碎机驱动部146，以执行销毁。如果销毁许可判断部144的判断结果表明因为禁止销毁该文档或者不允许该用户进行销毁而不应该销毁该文档，则销毁控制部145不将用于启动销毁的信号发送到粉碎机驱动部146，并且进行控制以将表示禁止销毁以及原因的消息显示在操作面板上。如果有必要，则销毁控制部145可以向文档管理装置2发送进行销毁的企图未被许可这一事实，以使其登记为管理信息并被发送到文档管理者、文档生成者等。

粉碎机驱动部146响应于从销毁控制部145发送的驱动启动信号，使粉碎机单元24销毁文档。销毁检测部147监控粉碎机单元24是否成功地执行了销毁处理，并且如果检测到销毁已完成，则将该结果通知文档管理装置2。将处理结果通知给文档管理装置2的完成使文档管理装置2可以将何时、谁进行了销毁工作以及成功地进行了销毁的信息作为与文档ID相关的销毁处理信息进行管理。

除了上述组件之外，该示例性实施例的文档销毁装置3还配备有操作面板(图6中未示出)。该操作面板具有以下功能：提示用户执行与销毁处理相关的操作，并且显示销毁判断结果、与要销毁的文档相关的管理信息、与打算执行销毁的用户相关的信息、以及其他信息。

接下来，将描述使用如上构成的文档管理系统的文档管理方法作为示例性实施例。根据下面的示例性实施例的文档管理方法分为两种处理，即，文档生成处理和文档销毁处理，下面将详细描述每种处理。

该示例性实施例所涉及的文档是指由文档生成处理生成并通过单独向它们分配专用的文档ID而进行管理的电子文档。这种电子文档的示例是通过使要存储的印刷文档(打印在纸张上)数字化而生成的电子文档，以及反过来根据特定文档生成程序而生成的用以打印要存储的文档的电子文档。电子文档专用的文档ID可以仅包括数字或者可以通过对数字、字母、符号等进行组合而形成。下面将参照图7(管理信息生成处理)的流程图来描述根据该示例性实施例的特定文档管理方法，该方法针对的是对用作账务审计、税务审计等的凭证的文档进行处理的情况。

首先，例如，将描述使用凭证生成系统来生成凭证的情况，该凭证生成系统用于通过输入生成凭证所必需的项目根据规定的格式来生成凭证。

在该凭证生成系统中，在步骤S101，通过输入生成凭证所需的项目，生成了申请表文件。生成凭证所需的示例性项目是与凭证生成作业相关的项目，诸如凭证生成处理日期、账单的日期、以及用户自己的用户ID或姓名。当输入了必要的项目时，根据适合于用户打算生成的凭证的格式，生成其中所输入的项目被布置在规定位置的申请表作为电子文档。当打印申请表时，在步骤S102，凭证生成系统生成文档ID，作为用于识别要由该作业生成的文档的ID。在凭证生成系统自身具有将专用的编号(文档ID)分配给作业的编号管理功能的情况下，凭证生成系统为由作业生成的每个文档生成专用的文档ID。

在与上面的对由作业生成的文档专用的ID进行管理的凭证生成系统不同的系统使用诸如通用文档生成应用程序的软件来生成文档的情况下，可以赋予文档管理装置2对用于识别文档的ID进行管理的功能。在该情况下，可以后随以下过程：文档管理装置2在与电子文档生成装置1进行信息交换之后发放已经在其中注册的文档ID之外的文档ID，电子文档生成装置1获取所发放的文档ID并利用其作为用于正在处理的申请或文档生成的文档ID。该文档ID是分配给完成的申请处理作业的ID，并且用来使申请处理作业和申请表相互关联。

在步骤S103，作为凭证生成作业的一部分或者独立于凭证生成作业，所生成的申请表文件在与经编码版本的文档ID进行组合之后被打印。

下面将参照图8描述在步骤S103打印的示例性申请表。凭证生成系统生成或获取文档ID，并且打印具有QR码的申请表，如图8A所示，在该申请表中在规定位置处(例如在角落位置处)包括有包含文档ID和其他信息的QR码161。该QR码至少包含与文档ID相关的信息，还可以包含例如所生成的申请文档的文档类型、收据或账单的款额、以及与文档类型或款额相对应的存储期。

为了将与文档类型或款额相对应的存储期嵌入QR码中，可以使用如图9所示的表，在该表中，文档类型和原件应该存储的存储期彼此关联。原件应该存储的存储期可以是法律根据文档类型所规定的强制性存储期。另选地，原件应该存储的时长可以是如下地获得的时长：根据公司规章预先以表的形式登记存储期，并且基于文档类型选择结果或凭证生成系统中的输入结果，根据所述表确定的存储期。作为另一另选例，可以通过使打算生成文档的用户选择文档类型或通过字符识别来判断文档是否包括特定字符串，而根据表自动地设置原件应该存储的存储期。

申请表具有粘贴收据的区域162。如图8B所示，申请人可以将收据163粘到申请表的区域162，并且如果有必要，就例如向其添加声明并且将他或她的印章盖在其上。这样，通过粘贴收据163，生成了申请文档的原件。

在按以上方式生成了粘贴有收据163的支付申请文档之后，申请人将该支付申请文档放置在电子文档生成装置1的文档台上，并使图像读取部101读取该支付申请文档(步骤S104)。从而生成了粘贴有收据163的申请文档的电子文件。另一方面，QR码打印在申请文档上的角落位置处(QR码是在步骤S103打印申请表时打印的)。电子文档生成装置1的条码提取部107从读出的申请文档的图像数据中提取位于规定角落位置处的QR码。条码解码部108通过对所提取的QR码(经编码的信息)进行解码来提取文档ID。

另一方面，在通过扫描生成了支付申请文档的电子文件之后，在步骤S105，电子文档生成装置1从时间戳站6获取生成该电子文件的日期和时间。为此，图像特征量计算部102计算所读出的图像的特征量。例如，特征量可以是通过基于所读出的图像数据对预定公式进行计算而获得的所读出的图像数据专用的值，诸如所读出的图像数据的散列值。

时间戳获取部103向时间戳站6发送由图像特征量计算部102计算出的并且所读出的图像数据专用的散列值。从而，时间戳获取部103可以从时间戳站6获得生成该图像文件的日期和时间，作为可靠的日期和时间。

另选地，在日期和时间不需要与公共时间戳站6所给出的日期和时间一样精确的情况下，可以按以下方式构成文档管理系统：时间戳获取部103从时间管理服务器获取时间信息，系统中的多个电子文档生成装置1、图像处理装置4、以及文档销毁装置可以访问该时间管理服务器。即使在此情况下，也可以在系统中获得一定水平的时间管理。

在步骤S106，存储信息获取部106基于这样获取的文件生成日期和时间以及与根据申请文档的类型而预先确定的存储期相关的信息，来计算应该存储而不销毁申请文档的时期。

例如，如果在该示例性实施例中要处理的文档是国税相关文档(诸如收据文档)，则电子文档法使得有义务将该文档保持存储七年。根据收据的款额，有义务粘贴印花税票，在这种情况下不能销毁原件。此外，可以根据公司规章取决于文档类型来设置原件存储期，例如用于主管的报告的材料的原件存储期以及技术报告的原件存储期。

如上所述，针对各个文档类型(申请文档类型)设置原件管理的不同存储期。例如，在显示对应关系的表中设置存储期，表的示例在图9中示出。根据其中针对各个文档类型设置了原始纸质文档的存储期的表来确定与所读出的纸质文档的类型相对应的存储期，并且存储信息获取部106计算存储期的尽头。

例如，可以通过用字符识别，从所读出的图像数据中提取可用于确定文档类型的字符串(诸如“收据”或“定单”)来确定所读出的纸质文档的类型。另选地，可以将文档类型与文档ID和存储期一起预先嵌入QR码中，并且根据如图9所例示的其中文档类型与存储期相关联的表来确定存储期。作为另一另选例，如果在生成QR码之前，通过根据其中文档类型与存储期相关联的表确定了存储期，而将存储期信息嵌入了QR码中，则除了文档ID之外，还可以对存储期信息进行解码，并基于这样获得的存储期来计算存储期限。

在该示例性实施例中，基于依据文档类型设置的存储期和在步骤S105获取的文档生成日期，生成存储期信息。存储期信息可以仅仅是作为存储期的年数。然而，优选地，存储期信息为需要保存至其的结束日期、可以进行销毁的日期、或者作为与存储和销毁相关的条件的改变点的日期。

在步骤S107，电子文件管理信息生成部109将文档ID、文件生成信息和存储期信息彼此关联起来，并将它们作为文档管理信息发送到文档管理装置2。文件生成信息至少包括文件生成日期和时间，并且优选地包括文件生成者的信息、用于识别生成文件的装置的信息、所生成的文档的图像信息等。可以与文档ID、文件生成信息和存储期信息一起登记与所生成或印刷的文档的管理或存储相关的信息，诸如与负责管理所处理的申请文档的人或部门相关的信息、或者与申请文档的原件保持存储的位置相关的信息。这使得可以以统一的方式来管理与所涉及的文档(诸如申请文档)相关的信息。

接下来，将参照图10的处理流程图描述文档管理装置2在接收到文档管理信息时所执行的文档管理信息登记、存储和更新处理。

在文档管理装置2中，管理信息发送/接收部121在步骤S201接收文档管理信息，并在步骤S202从该管理信息中提取文档ID。管理信息搜索部123在管理信息存储部122中搜索与所提取的文档ID相对应的文档管理信息。如果这种文档管理信息已登记(步骤S203：是)，则在步骤S204，管理信息搜索部123获取该信息。在步骤S205，管理信息更新部124对所登记的文档管理信息的一部分进行更新。另一方面，如果没有登记与所提取的文档ID相对应的文档管理信息(步骤S203：否)，则在步骤S206，管理信息更新部124对由管理信息发送/接收部121接收的文件生成信息、存储期信息、与存储或管理相关的信息、以及其他信息进行登记，作为新的文档管理信息。

将参照图11来描述由文档管理装置2管理的示例性文档管理表。如图11所示，在该文档管理表中将“文档ID”、“文档生成日期”、“文档存储期”、以及“文档销毁日期”登记为彼此相互关联。“文档ID”可以是通过对QR码进行解码而获得的文档ID或者是当文档管理装置2自身或分立的服务器生成带有条码的文档数据时由其分配给该文档的文档ID(上面已提及)。“文档生成日期”是生成文档的日期。在该示例性实施例中，将通过用文档生成装置1读取文档(诸如支付申请文档)而生成的图像数据被发送到文档管理装置2的日期登记为“文档生成日期”。

“文档存储期”是指示文档应该存储的时期的日期。在该示例性实施例中，将文档应该存储的时期的最后日期登记为文档存储期的尽头，所述最后日期是根据“文档生成日期”和取决于文档类型的存储期而确定的。应该将其文档ID登记在文档管理表中的每个文档保存直至“文档存储期”过期为止。如果登记的“文档存储期”为“未指定”，则可以在任何时间销毁该文档。如果登记的“文档存储期”为“永久”，则一直禁止销毁该文档。

例如，如果在打印在支付申请文档的表上的QR码中除了文档ID之外还包含用于设置“文档存储期”的信息，则可以基于该QR码的解码信息自动设置“文档存储期”。更具体地，如果在该QR码中包含了表示应该将支付申请文档的文档存储期设置为7年的信息，则可以将该支付申请文档的生成日期7年后的日期自动设置为“文档存储期”。

通常，对于收据，根据所接收的款额来确定存储期。因此，如果在该QR码中包含了指示要粘贴到支付申请文档的表上的收据的所接收款额的信息，则可以根据该信息自动确定该收据的存储期并将其作为“文档存储期”登记在文档管理表中。还可以将作为文档存储期的年数在文档管理表中存储为与文档ID相互关联，而不是将其包括在QR码中。此外，用户可以使用文档管理装置2的用户界面(操作面板)手动地改变或设置已登记或待登记在文档管理表中的“文档存储期”。

“文档销毁日期”是实际销毁文档的日期。由文档销毁装置3销毁文档。因此，将文档销毁装置3向文档管理装置2发送文档销毁完成的通知(此后也称为销毁完成通知)的日期登记在文档管理表中作为“文档销毁日期”，所述通知指定了被销毁文档的文档ID。

可以以日期和时间的形式登记文档管理表的登记项目中的“文档生成日期”、“文档存储期”和“文档销毁日期”中的每一个。优选地，将使用电子文档生成装置1生成了文档的用户的用户ID登记在文档管理表中作为“文档生成者”，或者将使用文档销毁装置3销毁了文档的用户的用户ID登记在文档管理表中作为“文档销毁者”。在这种情况下，可以利用现有的用户认证技术(例如利用IC卡的技术)来获取生成或销毁了文档的用户的ID信息。

使用根据该实施例的电子文档生成装置1和文档管理装置2来管理电子文档，使得可以按使各种电子文档文件和打印在纸张上的各种印刷文档彼此相互关联的方式来管理它们，这进而使得可以按使申请文档的生成日期的电子数据与申请作业相互关联的方式来管理申请文档的生成日期的电子数据。

根据该实施例的上述电子文件生成处理是使用凭证生成系统来生成需要粘贴收据的凭证的示例性处理。现在假定另一种不需要粘贴收据等的情况，基于输入到凭证生成系统的必要项目，生成作为电子文件的申请文档，将所生成的申请文档(电子文件)自动发送到申请文档管理服务器或申请文档管理器。在此情况下，当在输入了必要的项目之后生成了作为电子文件的申请文档时，则可以后随以下过程：在该时间点从时间戳站6获取时间戳并将其嵌入该电子文件，然后将文档ID、电子文件生成日期和时间、存储期、以及与管理相关的信息发送到文档管理装置2并将其作为管理信息登记在其中。这使得即使在通过生成电子文件而不输出印刷文档而以电子文档的形式进行申请的情况下，也可以存储准确的文档生成日期和时间。此外，即使从申请日期(即，生成电子文档的日期)起经过了一定天数之后才输出印刷文档，因为记录了生成该文档(电子文件)的日期和时间，所以仍可以登记用于申请等的处理的准确日期并且可以将电子文件生成日期(文档生成日期)作为文档管理的起点进行管理。

接下来，将参照图12和13的流程图来描述该系统中执行的文档销毁处理，所述系统使用文档管理信息从文档的生成开始对文档进行管理。

首先，在步骤S301，打算销毁文档的文档销毁者将作为销毁对象的文档放置在文档销毁装置3的文档盘单元17上。在根据该实施例的文档销毁装置3中，执行用户认证处理来识别打算销毁文档的操作者，以通过识别该操作者来启用销毁管理，例如，所述销毁管理仅当操作者具有销毁权力时才允许他或她进行销毁工作，或者如果操作者打算销毁的文档不满足销毁条件，则存储他或她的记录。为此，在步骤S302，打算进行销毁工作的人将其中存储有他或她的个人信息的IC卡放入文档销毁装置3的个人识别认证部141中，并登录到文档销毁装置3。

在步骤S303，码读取部142对打印在放置在文档盘单元17上的待销毁文档的头部侧部分的QR码进行读取。在步骤S304，码读取部142通过对读出的QR码(经编码的信息)进行解码来获取文档ID。在步骤S305，存储信息获取部143将在步骤S304获取的文档ID和与登录的已认证用户相关的信息一起发送到文档管理装置2。

在文档管理装置2中，管理信息发送/接收部121接收文档ID和登录用户信息，在步骤S306，管理信息搜索部123进行搜索以确定与该文档ID相对应的管理信息是否存储在管理信息存储部122中。管理信息搜索部123从检索到的与该文档ID相对应的管理信息中提取与存储期相关的信息以及销毁权力信息，并且管理信息发送/接收部121将这些信息发送到文档销毁装置3(步骤S307)。

在文档销毁装置3中，在步骤S308，销毁许可判断部144基于从文档管理装置2发送的存储期信息，判断与所述文档ID相对应的文档的原件存储期的尽头是否已经超过。如果判断出已超过原件存储期的尽头(步骤S308：是)，则在步骤S309，销毁许可判断部144基于从文档管理装置2发送的销毁权力信息，判断对于与所述文档ID相对应的文档是否设置了销毁权力(即，是允许还是禁止要销毁文档的人进行销毁)。如果设置了销毁权力(步骤S309：是)，则在步骤S310，销毁许可判断部144判断通过个人识别认证部141登录并且实际打算销毁文档的操作者是否被给予了销毁权力。如果给予了正在进行销毁工作的用户销毁权力(步骤S310：是)，则在步骤S311，销毁控制部145在操作面板的显示板上显示表示已完成销毁准备的消息，从而提示销毁操作者输入销毁开始指令。

另一方面，如果对于待销毁文档没有设置销毁权力(步骤S309：否)，因为这意味着在已超过存储期的尽头的情况下不管进行销毁工作的人是谁都允许销毁，所以在步骤S311，销毁控制部145提示销毁操作者输入销毁开始指令。

如果销毁操作者没有输入销毁开始指令(步骤S312：否)，则销毁控制部145等待销毁开始指令的输入。如果检测到销毁开始指令(步骤S312：是)，则在步骤S313，销毁控制部145通过控制阻挡物20、馈送辊21和22、以及粉碎机驱动部146，而开始销毁处理。

被通知了销毁处理的开始后，在步骤S314，销毁检测部147检测销毁处理是否完成。如果检测到销毁处理已完成，则在步骤S315，销毁检测部147向文档管理装置2发送已销毁文档的文档ID、与完成销毁工作的操作者相关的信息、以及完成销毁处理的日期和时间，作为与销毁处理相关的信息。

在文档管理装置2中，在步骤S316，使管理信息存储部122的文档管理信息反映由文档信息发送/接收部121接收的与销毁处理相关的信息(即，对文档管理信息进行更新)。在步骤S317，当完成了对文档管理信息的更新时，文档信息发送/接收部121通过电子邮件之类的手段向所涉及的文档的管理者通知该文档的销毁已完成。

另一方面，如果判断出还没有超过存储期的尽头(步骤S308：否)或者销毁操作者没有权力销毁所涉及的文档(步骤S310：否)，则处理移动到步骤S320，在步骤S320，将表示无法执行该销毁处理的消息显示在显示板上。如果除了该消息之外还显示了原因，则可以向进行销毁工作的用户通知为什么无法执行该销毁处理，即，之所以无法执行该销毁处理是因为用户没有销毁权力还是因为还没有超过该文档的存储期的尽头。

因为没有销毁权力的操作者企图销毁文档，所以存在操作者企图非法销毁文档的可能。因此，在步骤S321，文档销毁装置3将文档ID、销毁操作者的用户ID以及销毁失败时间信息发送到文档管理装置2。在文档管理装置2中，在步骤S322，使管理信息存储部122的文档管理信息反映所接收的与销毁失败相关的信息(即，对文档管理信息进行更新)。

考虑到销毁失败可能是由非法行为所引起的这一事实，如果对于所涉及的文档设置了文档管理者，则在步骤S323，通过电子邮件之类的手段向该文档管理者发送没有销毁权力的用户企图销毁文档的信息、或者用户企图在存储期结束之前就销毁文档的信息。

在上面的实施例中，一个特定示例是这样的：使用凭证生成系统生成并打印申请表文件，并且通过对将收据粘贴到该申请表上而生成的文档进行读取而生成电子文件。然而，本发明的电子文件生成处理不限于这种情况。例如，在不同于以上实施例，在使用诸如凭证生成系统的处理系统时不需要将证明材料(诸如收据或账单)粘贴到申请表上的情况下，由文档生成处理系统生成申请文件，以反映该处理的细节。

在此情况下，可以产生(发出)处理系统要执行的作业专用的识别信息并以这样的方式对其进行管理，即，使该信息与文档专用的识别信息相互关联或者将该信息用作文档专用的识别信息。文档产生处理系统可以按以下方式产生电子文件：将作业或文档专用的识别信息编码，通过将包含经编码的识别信息的QR码、条码等与反映处理细节的图像数据进行组合而产生图像数据，并且产生该图像数据的电子文件。可以使用QR码或条码来管理电子文件和基于该电子文件印刷的文档之间的对应关系。    

在此情况下，可以后随以下处理。将处理系统生成的电子文件而不是通过对印刷文档进行光学读取而生成的电子文件视为作为管理对象的文档的电子文件。从时间戳站6获取处理系统登记作业的日期和时间，作为生成电子文档的日期和时间，并且基于设置在处理系统中的与文档类型相对应的存储期来设置文档存储期的尽头。文档管理装置2管理电子文件和基于该电子文件打印的账票之间的对应关系。

同样地，考虑这样的示例性情况：使用用于文档生成的通用应用软件来生成报告、会议记录、技术报告、用于内部管理的专利申请信息等，并且管理所生成的文档。在此情况下，例如，生成(完成)文档意味着电子文件的提交或者管理的形式的确定，并且可被视为生成了要管理的文档。即，根据来自创建者的指示而获取时间戳至少可以验证在该时间点存在所完成的文档的电子文件。在此情况下，可以分配多个编号中的一个，作为该文档专用的识别信息，所述多个编号被管理为对各文档生成者不重复。另选地，可以按以下方式获取文档识别信息：指示或请求文档管理装置2获取未使用的编号作为该文档专用的信息，并且作为响应，文档管理装置2向请求源返回未被由其自身管理的文档使用的未使用识别信息中的合适的一条。

生成了文档的装置可以对所生成的文档的识别信息进行编码并将其与该文档的图像数据进行组合。另选地，文档管理装置2可以将文档的识别信息与该文档的图像数据进行组合并对其进行管理。

在上面的示例中，根据来自文档生成者的指示来获取文档生成日期和时间。然而，在通过将所生成的文档的电子文件上传到特定服务器等来对其进行登记的系统中，可以使该服务器分配文档专用的识别信息，将通过对该识别信息进行编码而生成的QR码与该文档的数据进行组合，并管理生成日期和时间(时间戳等)。在此情况下，可能出现这样的情况，即，优选地考虑向服务器进行的上传已正式完成文档的登记并且使用上传的文档登记日期和时间来管理该文档。在此情况下，从时间戳站6获取上传时间，并将其作为生成电子文档的时间信息进行管理。获取了时间戳的服务器可以计算文档存储期的最后日期，并将该信息作为管理信息发送到文档管理装置2。

在上述实施例中，电子文档生成装置1的图像读取部101对文档进行光学读取。另选地，例如，通过使用附于文档上的使得能够通过无线电写入和读取信息的手段(诸如IC标签)来读取包含在该文档中的信息，可以生成该文档的电子版本。在这种情况下，可以通过构造如下形式的图像读取部101来实现本发明，即，信息读取部不仅能够光学地而且能够通过无线电来读取信息。

在上述实施例中，将文档ID嵌入作为二维条码的QR码中。然而，本发明不限于使用条码的情况。例如，可以将至少包括文档ID的信息嵌入一芯片(例如IC标签)，该芯片使得能够通过无线电写入和读取数据。本发明可以适应这种情况，即，通过用IC标签读取部和IC标签信息解码部分别代替条码提取部107和条码解码部108来使得能够通过无线电写入和读取信息的使用芯片(例如IC标签)的情况。

出于例示和说明的目的，提供了对本发明的示例性实施例的以上描述。该描述不是穷举的并且并不意在把本发明限制为所公开的精确形式。显而易见地，对于本领域的从业技术人员而言，许多修改和变型将是显见的。选择并描述这些示例性实施例是为了最好地解释本发明的原理及其实际应用，从而使本领域的其他技术人员能够理解用于适于所设想的具体用途的各种实施例和各种变型例的本发明。本发明的范围旨在由后面的权利要求及其等同物所限定。