网络会议系统和会议文件准备方法以及会议管理服务器和会议文件准备方法

摘要

以一种简单方式准备会议文件。会议管理服务器(11)具有：一个会议文件控制部分(44)，用于准备表示将演示数据输出到投影设备(15)之时间的时间信息，同时准备表示将诸如扫描设备生成的资料数据输出到投影设备(15)之时间的时间信息，以及用于准备与会议有关的会议管理信息；一个数据存储部分(45)，用于存储投影设备(15)展示的演示数据，表示会议文件控制部分(44)生成的演示数据之展示时间的时间信息，扫描设备生成的资料数据，表示资料数据之展示时间的时间信息，和会议管理信息；以及会议文件准备部分(49)，用于根据时间信息，安排会议管理信息，演示数据和资料数据，从而准备会议文件数据。

说明书

技术领域

本发明涉及网络会议系统，该系统用于经由网络连接多个电子设备和会议设备，以便出席者通过操作各自的电子设备参加会议的。更确切地说，本发明涉及网络会议系统和会议文件准备方法，以及适合于准备会议文件以便存储会议内容的会议管理服务器和会议文件准备方法。

背景技术

常规会议系统是众所周知的，在常规会议系统中，经由网络连接用户操作的众多个人计算机。

在该会议系统中，具有出席者终端的会议出席者能够浏览演示者使用演示者终端演示的内容。

然而，在上述会议系统中，尽管主席在场，但是仅与出席者终端和演示者终端相对应的应用程序以所提供的应用程序的形式存在，并且没有提供适合于主席进行处理的应用程序。

此外，在常规会议系统中，通常在演示者终端，管理投影设备演示的内容以及演示引用的资料，而通常在各用户操作的出席者终端，管理利用其他用户操作的个人计算机准备的备忘录之类的备忘录数据。通常利用PCS系统之类的系统管理使用电话会议时的会议内容。

因此，在准备记录会议内容的会议文件时，必须从演示者终端、出席者终端和PCS系统中读出利用PCS系统获取的演示内容、备忘录数据、以及图像数据和音频数据，然后准备会议文件。通常准备会议文件是很麻烦的。

因此，鉴于现有技术的上述情况，本发明的目的在于提供一种网络会议系统和会议文件准备方法以及会议管理服务器和会议文件准备方法，以便在由出席者终端、演示者终端和主席终端组成的网络会议系统中，利用一种简单技术准备会议文件。

本发明的内容

根据本发明，提供一种网络会议系统，其中经由通信网络，连接用于展示演示内容的输出电子设备，用于生成输出电子设备展示的演示内容的生成电子设备，许多出席者电子设备，以及与输出电子设备和出席者电子设备相连以便向输出电子设备发送信息并从出席者电子设备接收信息的会议管理服务器，各出席者电子设备具有：一个信息输入/输出功能，用于经由通信网络从其他出席者电子设备输入信息并向输出电子设备输出信息，一个演示功能，用于通过使用输出电子设备来展示演示内容，一个演示内容浏览功能，用于浏览使用输出电子设备的其他出席者电子设备的演示功能所展示的演示内容，一个认证功能，用于认证到会的其他出席者电子设备的出席者，一个设备管理功能，用于管理与通信网络相连的各电子设备的状态，一个显示功能，用于以图标方式，显示已利用认证功能认证其出席者并利用设备管理功能管理其电子设备的其他出席者电子设备，以及一个会议文件控制功能，用于获取信息，以便通过使用演示功能展示的演示内容，准备会议文件。在该网络会议系统中，会议管理服务器具有：输入/输出装置，用于从出席者电子设备输入使用输出电子设备的演示功能所展示的演示数据，然后向输出电子设备输出演示数据，并准备表示该演示之输出时间的时间信息，该功能还用于输入生成电子设备生成的资料数据，然后向输出电子设备输出该资料数据，并准备表示该资料数据之输出时间的时间信息；会议管理信息准备装置，用于准备与会议有关的会议管理信息；存储装置，用于把输出电子设备展示的演示数据，与输入/输出装置生成的、表示该演示数据之展示时间的时间信息关联起来，从而存储该演示数据和时间信息，而把生成电子设备生成的资料数据与输入/输出装置生成的、表示该资料数据之展示时间的时间信息关联起来时候，从而存储该资料数据和时间信息，该装置还用于存储会议管理信息准备装置准备的会议管理信息；以及会议文件数据准备装置，用于根据时间信息，安排会议管理信息、演示数据和资料数据，从而准备会议文件数据。

借助以上网络会议系统，利用会议管理服务器管理演示数据的展示时间与资料数据的展示时间，并且把存储的演示数据、资料数据和时间联系起来，从而准备会议文件。

根据本发明，还提供一种用于网络会议系统的会议文件准备方法，其中经由通信网络，连接用于展示演示内容的输出电子设备，用于生成输出电子设备展示的演示内容的生成电子设备，许多出席者电子设备，以及与输出电子设备和出席者电子设备相连以便向输出电子设备发送信息并从出席者电子设备接收信息的会议管理服务器，各出席者电子设备具有：一个信息输入/输出功能，用于经由通信网络从其他出席者电子设备输入信息并向输出电子设备输出信息，一个演示功能，用于通过使用输出电子设备来展示演示内容，一个演示内容浏览功能，用于浏览使用输出电子设备的其他出席者电子设备的演示功能所展示的演示内容，一个认证功能，用于认证到会的其他出席者电子设备的出席者，一个设备管理功能，用于管理与通信网络相连的各电子设备的状态，一个显示功能，用于以图标方式，显示已利用认证功能认证其出席者并利用设备管理功能管理其电子设备的其他出席者电子设备，以及一个会议文件控制功能，用于获取信息，以便通过使用演示功能展示的演示内容，准备会议文件。该方法包括以下步骤：在出席者电子设备的演示功能演示期间，从出席者电子设备输入使用输出电子设备的演示功能所展示的演示数据，然后向输出电子设备输出演示数据，并准备表示该演示之输出时间的时间信息，而在输入生成电子设备生成的资料数据时，向输出电子设备输出该资料数据，并准备表示该资料数据之输出时间的时间信息；准备与会议有关的会议管理信息；把输出电子设备展示的演示数据，与表示该演示数据之展示时间的时间信息关联起来，从而存储该演示数据和时间信息，而把生成电子设备生成的资料数据与表示资料数据之展示时间的时间信息关联起来，从而存储该资料数据和时间信息；以及根据时间信息，安排会议管理信息、演示数据和资料数据，从而准备会议文件数据。

借助以上方法，利用会议管理服务器管理演示数据的展示时间与资料数据的展示时间，并且把存储的演示数据、资料数据和时间联系起来，从而准备会议文件。

根据本发明，还提供一台会议管理服务器，其中经由通信网络，连接用于展示演示内容的输出电子设备，用于生成输出电子设备展示的演示内容的生成电子设备，以及许多出席者电子设备，各出席者电子设备具有：一个信息输入/输出功能，用于经由通信网络从其他出席者电子设备输入信息并向输出电子设备输出信息，一个演示功能，用于通过使用输出电子设备来展示演示内容，一个演示内容浏览功能，用于浏览使用输出电子设备的其他出席者电子设备的演示功能所展示的演示内容，一个认证功能，用于认证到会的其他出席者电子设备的出席者，一个设备管理功能，用于管理与通信网络相连的各电子设备的状态，一个显示功能，用于以图标方式，显示已利用认证功能认证其出席者并利用设备管理功能管理其电子设备的其他出席者电子设备，以及一个会议文件控制功能，用于获取信息，以便通过使用演示功能展示的演示内容，准备会议文件。会议管理服务器具有：输入/输出装置，用于从出席者电子设备输入使用输出电子设备的演示功能所展示的演示数据，然后向输出电子设备输出演示数据，并准备表示该演示之输出时间的时间信息，该功能还用于输入生成电子设备生成的资料数据，然后向输出电子设备输出该资料数据，并准备表示该资料数据之输出时间的时间信息；会议管理信息准备装置，用于准备与会议有关的会议管理信息；存储装置，用于把输出电子设备展示的演示数据，与输入/输出装置生成的、表示该演示数据之展示时间的时间信息关联起来，从而存储该演示数据和时间信息，而把生成电子设备生成的资料数据与输入/输出装置生成的、表示该资料数据之展示时间的时间信息关联起来时候，从而存储该资料数据和时间信息，该装置还用于存储会议管理信息准备装置准备的会议管理信息；以及会议文件数据准备装置，用于根据时间信息，安排会议管理信息、演示数据和资料数据，从而准备会议文件数据。

借助以上会议管理服务器，管理演示数据的展示时间与资料数据的展示时间，并且把存储的演示数据、资料数据和时间联系起来，从而准备会议文件。

根据本发明，还提供一种用于会议管理服务器的会议文件准备方法，其中会议管理服务器经由通信网络，连接用于展示演示内容的输出电子设备，用于生成输出电子设备展示的演示内容的生成电子设备，以及许多出席者电子设备，各出席者电子设备具有：一个信息输入/输出功能，用于经由通信网络从其他出席者电子设备输入信息并向输出电子设备输出信息，一个演示功能，用于通过使用输出电子设备来展示演示内容，一个演示内容浏览功能，用于浏览使用输出电子设备的其他出席者电子设备的演示功能所展示的演示内容，一个认证功能，用于认证到会的其他出席者电子设备的出席者，一个设备管理功能，用于管理与通信网络相连的各电子设备的状态，一个显示功能，用于以图标方式，显示已利用认证功能认证其出席者并利用设备管理功能管理其电子设备的其他出席者电子设备，以及一个会议文件控制功能，用于获取信息，以便通过使用演示功能展示的演示内容，准备会议文件。该方法包括以下步骤：在出席者电子设备的演示功能演示期间，从出席者电子设备输入使用输出电子设备的演示功能所展示的演示数据，然后向输出电子设备输出演示数据，并准备表示该演示之输出时间的时间信息，而在输入生成电子设备生成的资料数据时，向输出电子设备输出该资料数据，并准备表示该资料数据之输出时间的时间信息；准备与会议有关的会议管理信息；把输出电子设备展示的演示数据，与表示该演示数据之展示时间的时间信息关联起来，从而存储该演示数据和时间信息，而把生成电子设备生成的资料数据与表示资料数据之展示时间的时间信息关联起来，从而存储该资料数据和时间信息；以及根据时间信息，安排会议管理信息、演示数据和资料数据，从而准备会议文件数据。

借助以上方法，利用会议管理服务器管理演示数据的展示时间与资料数据的展示时间，并且把存储的演示数据、资料数据和时间联系起来，从而准备会议文件。

附图简述

图1是应用本发明的网络会议系统的示意图。

图2是应用本发明的网络会议系统的结构图。

图3说明客户PC的软件环境。

图4A和4B说明出席者图标显示屏幕。

图5说明可用设备显示屏幕。

图6说明应用本发明的网络会议系统中的会议服务器的软件环境。

图7是一个框图，表示应用本发明的网络会议系统中第一会议室中的会议服务器的结构。

图8说明在应用本发明的网络会议系统中的会议文件控制部分中准备的会议文件日志文件的结构。

图9说明在应用本发明的网络会议系统中的会议文件准备部分中准备会议文件数据的处理过程。

图10表示在应用本发明的网络会议系统中显示会议文件数据时的典型显示屏幕。

图11A和11B表示应用本发明的网络会议系统中的第一会议室中存在的客户PC的显示屏幕。

图12表示应用本发明的网络会议系统中的第一会议室中存在的主席终端的显示屏幕。

图13表示应用本发明的网络会议系统中的第一会议室中存在的演示者终端的显示屏幕。

图14表示应用本发明的网络会议系统中的第一会议室中存在的出席者终端的显示屏幕。

图15A和15B表示应用本发明的网络会议系统中的第二会议室中存在的客户PC的显示屏幕。

图16表示应用本发明的网络会议系统中的第二会议室中存在的主席终端的显示屏幕。

图17表示应用本发明的网络会议系统中的第二会议室中存在的演示者终端的显示屏幕。

图18表示应用本发明的网络会议系统中的第二会议室中存在的出席者终端的显示屏幕。

图19是一个流程图，表示出席/离开应用本发明的网络会议系统中的会议时，出席者终端和演示者终端以及客户控制部分和主席终端的处理过程。

图20是一个流程图，表示出席/离开应用本发明的网络会议系统中的会议时，出席者终端和演示者终端以及客户控制部分和主席终端的处理过程。

图21表示出席/离开应用本发明的网络会议系统中的会议时，出席者终端的显示屏幕。

图22表示出席/离开应用本发明的网络会议系统中的会议时，演示者终端的显示屏幕。

图23表示出席/离开应用本发明的网络会议系统中的会议时，主席终端的显示屏幕。

图24是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中展示资料时，演示者终端、客户控制部分、出席者终端和主席终端的处理过程。

图25表示在应用本发明的网络会议系统中展示资料时，出席者终端、演示者终端和主席终端的显示屏幕。

图26是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中展示资料时，演示者终端、客户控制部分和资料传送/接收部分的处理过程。

图27表示在应用本发明的网络会议系统中展示资料时，演示者终端的显示屏幕。

图28是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中演示时，演示者终端、客户控制部分、出席者终端和主席终端的处理过程。

图29表示在应用本发明的网络会议系统中演示时，出席者终端的显示屏幕。

图30表示在应用本发明的网络会议系统中演示时，演示者终端的显示屏幕。

图31表示在应用本发明的网络会议系统中演示时，主席终端的显示屏幕。

图32是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中演示时，演示者终端、客户控制部分和资料传送/接收部分的处理过程。

图33表示在应用本发明的网络会议系统中演示时，演示者终端的显示屏幕。

图34是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中交谈时，出席者终端、客户控制部分和主席终端的处理过程。

图35表示在应用本发明的网络会议系统中交谈时，出席者终端和主席终端的显示屏幕。

图36表示在应用本发明的网络会议系统中交谈时，出席者终端和主席终端的显示屏幕。

图37是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中传送文件时，第一客户PC、客户控制部分和第二客户PC的处理过程。

图38表示在应用本发明的网络会议系统中传送文件时，出席者终端的显示屏幕。

图39表示在应用本发明的网络会议系统中传送文件时，出席者终端和主席终端的显示屏幕。

图40是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中进行设备管理和用户认证时，主席终端、客户控制部分和设备管理部分的处理过程。

图41表示在应用本发明的网络会议系统中进行设备管理和用户认证时，主席终端的显示屏幕。

图42是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中进行用户认证时，出席者终端、客户控制部分和主席终端的处理过程。

图43表示在应用本发明的网络会议系统中进行用户认证时，出席者终端和演示者终端的显示屏幕。

图44表示在应用本发明的网络会议系统中进行用户认证时，主席终端的显示屏幕。

图45是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中控制会议文件时，主席终端、客户控制部分和资料传送/接收部分的处理过程。

图46表示在应用本发明的网络会议系统中控制并准备会议文件时，主席终端的显示屏幕。

图47是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中开始准备会议文件时，主席终端、客户控制部分和演示者终端的处理过程。

图48表示在应用本发明的网络会议系统中控制并准备会议文件时，演示者终端的显示屏幕。

图49是一个流程图，表示在应用本发明的网络会议系统中控制电话会议时，主席终端、客户控制部分和电话会议系统的处理过程。

图50表示在应用本发明的网络会议系统中利用主席终端控制电话会议时的显示屏幕。

本发明的最佳实施方式

以下将参照附图详细说明本发明的最佳实施方式。

图1和图2表示应用本发明的网络会议系统。

该网络会议系统由第一会议室10和第二会议室30组成。经由通信网络1，互连第一会议室10和第二会议室30。在该网络会议系统中，利用通信网络1连接第一会议室10和第二会议室30，以便根据诸如有线LAN协议(如，以太网)，经由信道传送数据和各种类型的信息。

在该网络会议系统中，提供由与会出席者操作的许多客户PC。授予任意客户PC成为主席的授权以及成为演示者的授权，授予其他客户PC成为出席者的授权，从而实现具有主席、演示者和出席者的会议。在以下说明中，具有出席者授权的客户PC称为出席者终端，具有演示者授权的客户PC称为演示者终端，而具有主席授权的客户PC称为主席终端。

第一会议室10具有：一台会议服务器11，经由通信网络1连接到第二会议室30；一个集线器12，用于连接会议服务器11和第一会议室10内的各种设备；以及一个无线通信设备13，构成第一会议室10内的无线网络。

会议服务器11具有：通信功能，用于向第一会议室10和第二会议室30内的各种设备传送图像、声音和字符，并从第一会议室10和第二会议室30内的各种设备接收图像、声音和字符；会议文件准备功能，用于准备记录会议内容的会议文件；以及设备管理功能，用于识别并控制第一会议室10和第二会议室30内的各种设备。

会议服务器11经由集线器12连接第一会议室10内的各种设备，从而向第一会议室10内的设备传送信息，并从第一会议室10内的设备接收信息，同时经由通信网络1，从而向第二会议室30内的设备传送信息，并从第二会议室30内的设备接收信息。

将集线器12连接到第一会议室10内诸如投影设备15、GUI(图形用户界面)显示设备16、白板17a和打印设备18之类的输出设备，以及诸如3D图像输入设备17和扫描设备19之类的输入设备，同时与无线通信设备13相连。

经由无线网络，连接无线通信设备13与集线器12，同时连接通过使用网络会议系统参加会议的第一会议室10内的用户操作的客户PC14。无线通信设备13根据诸如IEEE(电气和电子工程师协会)802.11b之类的无线通信协议，向/从各客户PC14传送/接收信息。

第一会议室10还具有客户PC(个人计算机)14a至14f(以下统称为“客户PC 14”)，其中经由无线网络连接客户PC 14和无线通信设备13，并且由网络会议系统中的出席者操作客户PC。

例如，客户PC 14由与会出席者操作的便携信息终端或个人计算机组成。客户PC 14具有诸如用户操作的键盘和鼠标之类的定点设备，以及用于显示演示内容的显示机制。

经由无线网络，连接客户PC 14与无线通信设备13，经由无线通信设备13，连接客户PC 14与第一会议室10内的各种设备。经由无线通信设备13，连接客户PC 14与其他客户PC 14，第二会议室30内的客户PC33，以及第一会议室10和第二会议室30内的各种设备。

第一会议室10具有作为输出设备的投影设备15，数据显示设备16和打印设备18。

投影设备15具有一个内部光学系统，并将内部光源发射的光线投射到显示屏幕15a上。利用电缆连接投影设备15和集线器12，并经由集线器12连接会议服务器11。投影设备15经由会议服务器11和集线器12，从演示者终端接收演示数据，然后将演示内容投射到显示屏幕15a上。

例如，数据显示设备16由PDP(等离子显示板)组成，并向第一会议室10中的会议出席者展示各种内容。利用电缆连接数据显示设备16和集线器12，并且经由集线器12连接该设备与会议服务器11，从而显示主席终端的显示屏幕和各种内容。

打印设备18具有打印机制，以便在诸如打印纸之类的打印介质上打印。利用电缆等连接打印设备18和集线器12，并且经由集线器12，连接该设备与第一会议室10内的各种设备。打印设备18根据要打印的来自会议服务器11的资料数据，完成打印处理，然后输出在其上进行打印的打印介质。

第一会议室10还具有作为输入设备的3D图像输入设备17，白板17a和扫描设备19。例如，扫描设备19具有一个光学读取机制，并利用电缆等与集线器12相连。由会议出席者操作扫描设备19，然后输出静态图像，从而经由集线器12读到会议服务器11。

经由无线网络连接3D图像输入设备17和无线通信设备13，并且经由无线通信设备13，连接该设备与第一会议室10内的各种设备。3D图像输入设备17具有摄相机制，该机制具有一个IEEE 1394接口和一个台架，该设备还能够向会议服务器11传送摄相机制拾取的静态图像数据。

修改白板17a，以便出席者在其上书写各种内容，该设备能够扫描该内容，并经由电缆将扫描的数据输出到会议服务器11。

第一会议室10还具有一个电话会议系统，该系统由摄相设备20，电话会议监视设备21，摄相机控制部件22，音频控制器23和许多麦克风设备24a至24f(以下统称为“麦克风设备24”)组成。在该电话会议系统中，获取第一会议室10中的声音和图像，以便把第一会议室10的状态通知第二会议室30。由会议服务器11获取该电话会议系统获取的图像数据。

例如，摄相设备20用于电话会议。摄相设备20反映第一会议室10中的演示者以及第一会议室10中的现场，从而生成图像数据。利用电缆连接摄相设备20和通信网络，然后将该图像数据输出到第二会议室30的电话会议系统35和会议服务器11。

摄相机控制部件22由控制器组成，控制器用于控制摄相设备20的成像方向和缩放的调整。摄相机控制部件22经由通信网络1，根据来自第一会议室10中的客户PC 14和第二会议室30中的客户PC 33的命令，控制摄相设备20。

电话会议监视设备21由显示设备组成，并连接该设备与摄相设备20，以便显示第二会议室30中的摄相设备35a拾取图像。

麦克风设备24由与客户PC 14a至14f相对应的麦克风设备24a至24f组成。麦克风设备24检测各出席者的话音和声音，然后生成音频数据，并将该音频数据提供给音频控制器23。

音频控制器23能够调整来自麦克风设备24的音频数据。可以将音频控制器23设置为只检测演示者的话音和声音，也可以设置为检测其他出席者与演示者的话音和声音。

第二会议室30具有电话会议系统35，后者由无线通信设备31，便携投影设备32，客户PC 33a至33c(以下统称为“PC 33”)，摄相设备35a和电话会议监视器35b组成。

无线通信设备31与通信网络1相连，并经由无线网络与通过使用网络会议系统参加会议的第二会议室30内的用户操作的客户PC 33相连。无线通信设备31根据诸如IEEE(电气和电子工程师协会)802.11b之类的无线通信协议，向/从各客户PC 33传送/接收信息。

便携投影设备32具有一个内部光学系统，并将内部光源发射的光线投射到显示屏幕32a上。经由无线网络连接便携投影设备32和无线通信设备31，并且经由无线通信设备31，连接第一会议室10和第二会议室30内的各种设备。经由通信网络1和无线通信设备31，向便携投影设备32提供来自演示者终端的演示数据，然后将演示内容投射到显示屏幕32a上。

经由无线网络，客户PC 33a至33c(以下统称为“客户PC 33”)与无线通信设备31相连并由第二会议室30中的出席者进行操作。

例如，客户PC 33由便携信息终端或个人计算机组成，并且由与会出席者操作。客户PC 33具有诸如用户操作的键盘和鼠标之类的指向设备，以及用于显示演示内容的显示装置。

电话会议系统35利用摄相设备35a，反映第二会议室30的状态，并将该图像数据传送到第一会议室10。电话会议系统35还利用电话会议监视器35b，显示基于第一会议室10之摄相设备20的图像数据的图像。

在第一会议室10中提供的客户PC 14和在第二会议室30中提供的客户PC 33(以下统称为“客户PC”)具有图3所示的软件环境。

在图3中，各客户PC中存储有基本软件，诸如IEEE 802.11b之类的无线通信协议，用于经由通信网络1传送/接收信息的网络协议，用于参加网络会议系统的会议程序，以及用于出席会议和显示各种内容的GUI程序。

会议程序包括一个做演示的演示程序，作为与会演示者的可用程序。

会议程序还包括一个用于在客户PC之间传送/接收实时消息的交谈程序，和一个在客户PC之间传送文件的文件传输程序，作为可在演示者终端、出席者终端或主席终端使用的程序。

会议程序还包括：一个电话会议控制程序，用于使用电话会议系统举行电话会议；一个会议文件控制程序，用于控制会议服务器11以便控制会议文件的准备；以及一个用户认证/设备管理程序，用于管理使用该网络会议系统的客户PC和各种设备，作为只能在主席终端使用的程序。

GUI程序适合于根据客户PC所使用的程序，利用该客户PC的显示机制，显示各种内容。具体而言，当客户PC具有演示者授权，并且正在使用演示程序时，GUI程序显示用于执行演示的GUI屏幕。当客户PC具有主席授权时，GUI程序显示与电话会议控制程序、会议文件控制程序和用户认证/设备管理程序相对应的GUI屏幕。

主席终端执行用户认证/设备管理程序，从而提供图4所示的出席者图标显示61，其中以图标方式显示操作其他客户PC的出席者。

如图4A所示，为了显示经过用户认证的会议出席者，分别显示第一会议室10和第二会议室30的出席者图标显示屏幕61a、61b。在此情况中，主席终端显示出席者的图像和姓名，以便主席从视觉上辨认会议出席者。响应选择的出席者的任意图像，主席终端按图4B所示方式显示所选出席者的信息。

主席终端提供阴影显示61c，作为未经用户认证但网络会议系统中包括的客户PC的图标显示，并提供正常显示61d，作为经过用户认证的客户PC的图标显示。

主席终端还显示一个参加按钮(参加)62，用于确定是否执行用户认证。当用户选择出席者图标显示并选择参加按钮62时，主席终端提供与该出席者图标显示相对应的客户PC的出席者权限。

另外，主席终端执行用户认证/设备管理程序，从而按图5所示方式显示可用设备显示63，后者表示组成该网络会议系统的各种设备。主席终端分别显示第一会议室10和第二会议室30的设备图标显示屏幕63a、63b。在此情况中，主席终端以图标方式显示代表各设备的图像。

在图5中，对于客户PC，以输入设备显示(输入)64的方式，显示与白板17a、3D图像输入设备17和扫描设备19相对应的图标，而以输出设备显示(输出)65的方式，显示与投影设备15、数据显示设备16和打印设备18相对应的图标。同时，以图标方式显示第一会议室10中的电话会议系统、会议服务器11和客户PC本身。

另外，以图标方式显示第二会议室30中存在的、与通信网络1相连的设备，如便携投影设备32和打印设备18。

会议服务器11具有图6所示的软件环境。在图6中，会议服务器11中存储有网络接口程序，视频获取接口程序，基本程序，会议文件准备程序，设备识别程序，资料传送/接收程序，会议文件控制程序和客户控制程序，其中网络接口程序用于连接诸如因特网之类的通信网络1之外的网络。

会议服务器11执行网络接口程序，从而与诸如因特网之类的外部网络通信。

会议服务器11执行视频获取接口程序，从而获取电话会议系统生成的、在第一会议室10和第二会议室30之间传送/接收的图像数据，然后准备用于准备会议文件的静态图像数据。该会议服务器11还以会议文件的方式，保存电话会议系统拾取的图像和声音。

会议服务器11执行设备识别程序，从而识别网络会议系统中存在的各种设备，然后将这些设备登记到内部设备列表文件中。

会议服务器11执行会议文件准备程序，从而利用与演示内容相关的静态图像数据，由主席终端准备的备忘录数据，以及电话会议系统获得或获取的静态图像数据或动态图像数据，按照时基准备并编辑会议文件数据。

会议服务器11执行资料传送/接收程序，从而从该网络会议系统中存在的各种设备中接收并保存静态图像数据。会议服务器11还执行资料传送/接收程序，从而根据投影设备15、打印设备18、扫描设备19、白板17a和数据显示设备16中定义的协议(Jet Send)，执行处理，以便输出并在打印设备18和数据显示设备16上显示各种数据。

会议服务器11执行客户控制程序，从而控制该网络会议系统中包括的客户PC，同时控制通信，包括客户PC之间的交谈和文件传送。

具有上述功能的会议服务器11具有图7所示的结构。在此情况中，会议服务器11以该服务器的基本软件为基础，执行各种功能，而客户PC以各用户的基本软件为基础，执行各种功能。白板17a能够根据数据传输协议(如，Jet Send协议)，将出席者书写的内容传送到会议服务器。

客户PC具有如上所述的演示程序，交谈程序，文件传输程序，会议文件控制程序，用户认证/设备管理程序和电话会议控制程序。

会议服务器11具有：一个客户控制部分41，用于与具有各种程序的客户PC通信，一个出席者信息存储部分42，一个共享文件存储部分43，一个用于执行会议文件控制程序的会议文件控制部分44，一个数据存储部分45，一个用于执行资料传送/接收程序的资料传送/接收部分46，一个用于执行设备识别程序的设备管理部分47，一个信息文件存储部分48，一个用于执行会议文件准备程序的会议文件准备部分48，以及一个会议文件数据存储部分50。

连接客户控制部分41和第一会议室10中的许多客户PC 14，客户控制部分41管理用户认证、交谈、文件传输和电话会议控制中的各种信息、请求和各种数据。对于除用户认证、交谈、文件传输和电话会议控制之外的其他处理，客户控制部分41转播各种信息和数据，并且从/向组成会议服务器11的各部分执行输入/输出处理。

在演示时，客户控制部分41从演示者终端接收演示数据，并且将该演示数据记录到数据存储部分45。在会议期间，客户控制部分41执行处理，以便将来自主席终端的备忘录数据存储到数据存储部分45。

当主席终端执行用户认证时，客户控制部分41将来自主席终端的有关会议出席者权限的信息，传送到其他客户PC，然后准备出席者信息文件，并将其存储到出席者信息存储部分42。客户控制部分41接收表示操作各客户PC的出席者的姓名、邮件地址和IP地址的个人数据，然后准备包含众多客户信息的出席者信息文件，并将其存储到出席者信息存储部分42。

当交谈时，客户控制部分41将客户PC传输的交谈数据，传送到其他客户PC。

当进行文件传输时，客户控制部分41进行处理，以便接收来自文件发送者的客户PC的文件，将该文件存储到共享文件存储部分43，通知位于文件传输目的的客户PC发生文件传输。响应文件发送者的文件传输请求，客户控制部分41执行处理，以读出共享文件存储部分43中存储的文件，然后将该文件传送到文件发送者。

会议文件控制部分44通过使用来自客户控制部分41的各种信息，按图8所示方式准备会议文件日志文件。会议文件控制部分44在各预定时刻准备会议文件日志文件，并同步与演示内容有关的数据、演示时使用的数据、备忘录数据、获取的数据以及各种信息。

在会议文件控制部分44中，存储用于管理各会议的会议管理信息，用于管理与会出席者的出席者管理信息，用于管理演示用的演示数据的演示数据管理信息，用于管理所用资料的资料管理信息，以及用于管理主席终端准备的备忘录数据的备忘录管理信息。会议文件控制部分44使演示数据管理信息、资料管理信息和备忘录管理信息与时间信息一致，如此准备会议文件日志文件。

例如，会议文件控制部分44使用表示主题、会议日期和会议室名称的信息，作为会议管理信息。

例如，会议文件控制部分44使用操作主席终端的用户名、操作演示者终端的用户名以及操作出席者终端的用户名，作为出席者管理信息。

例如，会议文件控制部分44使用电话会议系统获取的静态图像数据的文件名、输出到输出设备的资料数据的文件名、以及从输入设备输入的资料数据的文件名(如，从第二会议室30输入的资料数据文件的文件名)，作为资料管理信息。会议文件控制部分44准备会议文件日志文件，其中使各文件名与表示以下时间，即向出席者进行演示的时间或输入到客户PC的时间，的时间信息一致。

另外，会议文件控制部分44使用诸如投影设备15输出的演示数据的文件名，作为演示数据管理信息。会议文件控制部分44准备会议文件日志文件，其中使演示数据的文件名与表示以下时间，即向投影设备15提供与演示数据有关的内容的时间，的时间信息一致。

会议文件控制部分44使用主席终端生成的备忘录数据的内容，作为备忘录管理信息。会议文件控制部分44准备会议文件日志文件，其中使备忘录的内容与表示以下时间，即从主席终端向客户控制部分41传送备忘录数据的时间，的时间信息一致。

在准备会议文件日志文件时，会议文件控制部分44按类型区分会议管理信息、出席者管理信息、演示数据管理信息、资料管理信息以及备忘录管理信息。

经由集线器12，连接资料传送/接收部分46与投影设备15和白板17a，该部分控制投影设备15和白板17a。资料传送/接收部分46根据与投影设备15和白板17a相同的数据传输协议(如，Jet Send协议)，传送演示数据和资料数据。

当使投影设备15在显示屏幕15a上显示演示内容时，资料传送/接收部分46读出数据存储部分45中存储的演示数据，然后将该演示数据输出到投影设备15。

当利用显示设备16或打印设备18显示或打印资料时，资料传送/接收部分46读出数据存储部分45中的资料数据，然后输出该资料数据。

资料传送/接收部分46控制白板17a执行处理，以便以预定时间间隔，读出用户在白板17a上书写的内容，然后接收在白板17a上书写的内容，并将其存储到数据存储部分45。

设备管理部分47识别网络会议系统中包括的客户PC和各种设备，然后准备设备信息文件，该文件归档与各设备有关的设备信息，然后将该设备信息文件存储到设备信息文件存储部分48。例如，设备管理部分47获得设备名称、机器类型和IP地址，作为与各设备有关的设备信息，如此准备设备信息文件。客户控制部分41引用该设备信息文件，该文件涉及各客户PC。因此，各客户PC识别网络会议系统中包括的各设备。

在数据存储部分45中，存储会议文件日志文件，后者包括会议文件控制部分44准备的各会议的会议文件数据，并且在准备会议文件数据时，由会议文件准备部分49读出会议文件日志文件。

在数据存储部分45中，存储包括演示数据的演示文件，经由演示者终端输入来自演示者终端的演示数据，并将该数据添加到演示文件中。当进行演示或准备会议文件数据时，由会议文件准备部分49读出数据存储部分45中的演示文件。

另外，在数据存储部分45中，存储扫描设备19和白板17a获得的、包括资料数据的资料文件，经由资料传送/接收部分46输入静态图像数据，并添加到资料文件中。在准备会议文件数据或展示资料时，读出数据存储部分45中的资料文件。

另外，在数据存储部分45中，存储电话会议系统获得、获取的包括静态图像数据或动态图像数据的会议文件视频文件，经由资料传送/接收部分46输入获取的视频数据和音频数据，并添加到会议文件视频文件中。在展示该资料时或者在准备会议文件时，读出数据存储部分45中的会议文件视频文件。

会议文件准备部分49分析会议文件控制部分44准备的会议文件日志文件，然后按照时基模式，通过编辑演示数据、资料数据、静态图像数据或动态图像数据、音频数据和备忘录数据，准备会议文件数据，并将该会议文件数据存储到会议文件数据存储部分50。

如图9所示，在此情况中，会议文件准备部分49读出会议文件日志文件71，演示文件(PPT文件)72，存储扫描设备19和白板17a上显示的资料的资料文件73，以及电话会议系统拾取的会议文件视频文件74，然后以会议文件日志文件71的内容为基础，识别各数据的联系，并根据相同的时基显示该数据。会议文件准备部分49准备各会议文件日志文件的会议文件数据，其中根据时基同步各种数据。

当允许其他设备浏览时，会议文件准备部分49准备不同显示模式的会议文件数据。如图10所示，会议文件准备部分49准备会议文件数据(web会议文件)，以致在通过划分一个屏幕而获得的分割显示区域中，按照时基显示会议内容，显示区域如会议名称、演示者名称、演示数据显示区域81，演示者视频显示区域82，用于白板17a的显示区域83，用于显示数据显示设备16所显示的内容的显示区域84，以及备忘录显示区域85。

会议文件准备部分49还准备表单会议文件数据(Index.html)，以便以草图方式显示演示内容的静态图像文件，演示者的图像，白板17a的显示内容和备忘录数据，从而允许浏览用户从视觉上辨认会议大纲。

以下说明利用上述网络会议系统中的许多客户PC举行会议时，与授权相应的显示屏幕。

首先，网络会议系统中的各客户PC按图11A所示方式开始会议日程，然后显示用于选择会议服务器11所在的会议室(第一会议室10，远程)或没有会议服务器11的会议室(第二会议室30，本地)的显示屏幕。接着，客户PC选择第一会议室10，并转到下一显示屏幕。

接着，客户PC选择图11B所示显示屏幕的上部显示的选项卡91，用于获取成为主席、演示者和出席者的授权，从而执行处理以获取授权，然后转到图12、13和14所示的屏幕。

如图12所示，当客户PC 14获得主席授权后，客户PC 14成为主席终端，并显示用于显示演示内容的视图按钮(视图)92，用于与其他客户PC进行交谈的交谈按钮(交谈)93，用于传输文件的文件传输按钮(文件传输)94，以及用于生成控制命令以控制会议服务器11的控制按钮(控制)。主席终端还显示可用设备显示63和出席者图标显示屏幕61。

如图13所示，当客户PC 14获得演示者授权后，客户PC 14成为演示者终端，并提供用于显示正在进行演示的投影设备15显示之内容的视图显示96，以及用于显示演示数据的存储位置目录和指定文件的视图的文件选择显示97。演示者终端还显示可用设备显示63。

如图14所示，当客户PC 14获得出席者授权后，客户PC14成为出席者终端，并提供用于显示正在进行演示的投影设备15显示之内容的视图显示98，以及供该用户书写个人备忘录的个人备忘录显示99。出席者终端还显示用于交谈的交谈按钮100，用于文件传输的文件传输按钮101，以及出席者图标显示屏幕61。

另一方面，如图15A所示，其中没有会议服务器11的第二会议室30中的客户PC 33首先启动举行会议的应用程序，并显示一个显示屏幕，以便选择会议服务器11所在的会议室(第一会议室10，远程)或没有会议服务器11的会议室(第二会议室30，本地)。接着，客户PC 33选择第二会议室30，并转到图15B所示的下一显示屏幕。

接着，客户PC 33选择图15B所示显示屏幕的上部显示的选项卡91，用于获取成为主席、演示者和出席者的授权，从而执行处理以获取授权，然后转到图16、17和18所示的屏幕。

如图16所示，当第二会议室30中的客户PC 33获得主席授权后，客户PC 33成为主席终端，以图标方式显示设备显示屏幕102，该屏幕用于显示第二会议室30中无线网络上的可用设备，并且以图标方式显示出席者图标显示屏幕103，该屏幕用于显示第二会议室30中的出席者。主席终端还显示用于显示演示内容的视图按钮(视图)104，用于与其他客户PC进行交谈的交谈按钮(交谈)105，用于生成控制命令以控制会议服务器11的控制按钮(控制)106，以及用于传输文件的文件传输按钮(文件传输)107。主席终端还显示用于执行用户认证的参加按钮108，和指定所有出席者的所有出席者指定按钮92。

如图17所示，当第二会议室30中的客户PC 33获得演示者授权后，客户PC 33成为演示者终端，并提供设备显示屏幕102，文件选择显示110和视图显示111。

如图18所示，当第二会议室30中的客户PC 33获得出席者授权后，客户PC 33成为出席者终端，并提供所有出席者指定按钮112，交谈按钮113，文件传输按钮114和视图显示115，以及出席者图标显示屏幕103，其中视图显示115具有用于描述演示内容和个人备忘录的区域。

以下参照图19和20的流程图，说明出席或离开上述网络会议系统中的会议时，出席者终端和演示者终端的处理过程，以及主席终端的处理过程和客户控制部分41中的处理过程。

首先，会议服务器11的设备管理部分47启动设备识别程序，进行处理，以获得该网络会议系统中包括的各种设备的设备信息，并且在开会前，将该设备信息作为设备信息文件存储到设备信息文件存储部分48中。

接着，设备管理部分47进入以下状态，即根据设备识别程序，监视所准备的设备信息文件中包括的设备的可用性。资料传送/接收部分46进入以下状态，即等待要在投影设备15和数据显示设备16上显示的数据以及客户PC的请求，同时等待从打印设备18和扫描设备19输入的数据。客户控制部分41进入以下状态，即等待客户PC的请求。

另一方面，出席者终端、演示者终端和主席终端启动GUI程序，以分别显示图21 A1-1、图22 P1-1和图23 C1-1所示的内容(步骤ST1，步骤ST21)。客户PC选择第一会议室10(步骤ST2，步骤ST22)。

客户PC显示图21 A1-2、图22 P1-2和图23 C1-2所示的屏幕，并且向客户控制部分41传送包括个人数据在内的会议出席者请求(步骤ST3，步骤ST23)。

接着，客户控制部分41通过使用会议出席者请求中包括的个人数据，准备出席者信息文件(步骤ST11)，并通知存在作为新出席者的其他客户PC。

客户控制部分41确定是否存在主席终端(步骤ST12)。当主席终端不存在时，客户控制部分41向所有客户PC传送主席不存在通知(步骤ST13)。

响应来自客户控制部分41的主席不存在通知，其他客户PC使图21A1-2、图22 P1-2和图23 C1-2中的主席选项卡可选，从而能够作为主席终端出席会议(步骤ST4，步骤ST24)。

接着，正如图21 A1-2、图22 P1-2和图23 C1-2中箭头所示的那样，当根据用户的操作选择用于获取出席者授权、演示者授权和主席授权的选项卡时，由主席操作的客户PC向客户控制部分41传送主席出席请求，请求作为主席终端出席会议(步骤ST25)。作为响应，将主席终端的显示屏幕切换为图23 C1-3所示的主席显示屏幕。

当接收到主席出席请求时，客户控制部分41使传送主席出席请求的客户PC进行处理，以启动电话会议控制程序，会议文件控制程序和用户认证/设备管理程序，从而给主席终端授权。

接着，客户控制部分41向出席者终端和演示者终端传送主席出席通知(步骤ST14)。

响应主席出席终端，出席者终端和演示者终端识别主席终端的出席(步骤ST5)，并且分别向客户控制部分41传送出席者出席请求和演示者出席请求(步骤ST6)，其中前一请求请求作为出席者终端出席会议，而后一请求请求作为演示者终端出席会议。

作为响应，客户控制部分41从出席者信息存储部分42中，取出在步骤ST11中接收的个人数据，然后将个人数据传送到主席终端(图20，步骤ST15)。

接着，主席终端参照向其传送的个人数据，执行用户认证，然后向客户控制部分41传送允许出席的出席许可信息(图20，步骤ST26)。在此情况中，当显示图23 C1-4所示的显示屏幕时，正如图23 C1-4中的箭头所示，主席操作主席终端，以选择与作为出席许可的目标的客户PC相对应的图标，并选择参加按钮61a。因此，主席终端生成出席许可信息，并将出席许可信息传送到客户控制部分41。

客户控制部分41将来自主席终端的出席许可信息传送到出席者终端或演示者终端(步骤ST16)。

当接收到出席许可信息时(图20，步骤ST7)，出席者终端将显示改变为图21 A1-3所示的出席者显示屏幕(步骤ST8)。当接收到出席许可信息时(步骤ST7)，演示者终端将显示改变为图22 P1-3所示的演示者显示屏幕(步骤ST8)。

这样，利用主席终端、演示者终端和出席者终端举行使用网络会议系统的会议。

当会议结束时，或者在会议期间出席者终端或演示者终端离开时，出席者终端或演示者终端响应图21 A1-4或图22 P1-4箭头所示的退出按钮(退出)91a，生成会议离开请求，并将会议离开请求传送到客户控制部分41(步骤ST9)。

当接收到会议离开请求时(步骤ST17)，客户控制部分41向主席终端发送会议离开通知(步骤ST18)，并更新出席者信息存储部分42中的出席者信息文件的内容(步骤ST19)。

当接收到会议离开通知时(步骤ST15)，主席终端更新显示出席者的显示屏幕，以便按图23 C1-5中的箭头所示，屏蔽显示的离开出席者。

以下参照图24，说明在指定输入设备并指定投影设备15作为用于演示的输出设备处理中，演示者终端的处理过程，客户控制部分41的处理过程，以及出席者终端和主席终端的处理过程。

首先，演示者终端从图25 P2-1所示的可用设备显示63显示的当前可用输入设备中，选择某个输入设备，以取出要演示的数据(步骤ST31)。亦即，演示者终端选择准备演示所用资料的输入设备以及该输入设备准备的资料。

在选择输入设备后，演示者终端提供用于选择输入设备接收并存储在数据存储部分45中的资料文件的文件选择显示97，以及预览显示96，并向演示者展示演示所用的资料数据。当选择投影设备15作为输出设备时，演示者终端向客户控制部分41传送资料演示请求。

接着，当接收到指定资料数据和作为输出设备的投影设备15的资料演示请求时(步骤ST41)，客户控制部分41从数据存储部分45中读出指定的资料数据，并使资料传送/接收部分46执行处理，以利用投影设备15显示资料数据(步骤ST42)。客户控制部分41还向出席者终端和主席终端传送投影设备15将要展示的资料。

出席者终端和主席终端执行处理，以显示客户控制部分41传送的资料数据的内容，从而执行处理，以便按图25 A2-1、C2-1所示方式展示资料(步骤ST51)。

这样，演示者终端能够执行处理，以利用投影设备15进行投影，并且能够进行演示，同时在出席者终端和主席终端的显示屏幕上展示资料。

以下参照图26，说明在指定输入设备并指定数据显示设备16和打印设备18作为输出设备以便在网络会议系统中演示时，演示者终端的处理过程，客户控制部分41的处理过程，以及资料传送/接收部分46的处理过程。

首先，演示者终端从图27 P2-2所示的当前可用输入设备中，选择某个输入设备，以取出要演示的资料数据(步骤ST61)。

在选择输入设备后，演示者终端提供用于选择输入设备接收并存储在数据存储部分45中的资料文件和资料数据的文件选择显示97，以及预览显示96，并向演示者展示演示所用的资料数据。当选定演示所用的资料文件和资料数据并使用数据显示设备16和打印设备18作为输出设备后，演示者终端向客户控制部分41传送资料演示请求。

接着，当接收到指定资料文件以及数据显示设备16和打印设备18作为输出设备的资料演示请求时(步骤ST71)，客户控制部分41从数据存储部分45中读出指定的资料文件，并使资料传送/接收部分46执行处理，以利用数据显示设备16显示资料数据，利用打印设备18打印资料数据(步骤ST72)。在该情况中，资料传送/接收部分46根据Jet Send协议，向数据显示设备16和打印设备18传送资料数据。

通过利用数据显示设备16显示资料数据以及利用打印设备18打印资料数据，演示者终端能够进行演示，同时向出席者和主席展示该资料。

以下参照图28，说明在选择数据存储部分45中预先存储的演示文件以进行演示时，演示者终端的处理过程，客户控制部分41的处理过程，以及出席者终端和主席终端的处理过程。

参照图28，正如图30 P3-1所示，演示者终端提供文件选择显示97，同时提供用于显示可用输出设备的可用设备显示63和预览显示96。正如图30 P3-1中的箭头所示，演示者终端从文件选择显示97中的文件显示中，选择演示用的演示文件，然后将演示文件拖放到输出设备(例如，投影设备15)，以便输出演示内容。这样，演示者终端向客户控制部分41传送指定演示文件和输出设备的资料演示请求(步骤ST91)。

接着，客户控制部分41接受资料演示请求(步骤ST101)，并控制资料传送/接收部分46，以利用投影设备15显示演示内容(步骤ST102)。客户控制部分41还执行处理，以便从数据存储部分45中读出投影设备15显示的演示内容，并将演示内容传送到出席者终端和主席终端。

正如图29 A3-1和图31 C3-1所示，出席者终端和主席终端通过使用来自客户控制部分41的演示文件，提供与投影设备15所显示内容相同的演示内容的视图显示(步骤ST111)。

如图30 P3-2所示，在步骤ST91之后，演示者终端提供资料演示请求指定的演示文件的视图显示96。在该情况中，演示者终端在预览显示96内显示一个提示显示屏幕96c，以补充在预览演示内容时预览的内容。这样，演示者能够进行演示，同时显示参考备忘录，以便只在演示者终端进行演示。这进一步方便了演示者。

接着，当响应演示者的操作，选择图30 P3-3中箭头所示的页面弹出按钮96a时，演示者终端向客户控制部分41传送页面弹出请求(步骤ST93)。

然后，客户控制部分41执行处理，以便根据接收到的页面弹出请求，从数据存储部分45中读出表示下一页或上一页的演示文件，并通过资料传送/接收部分46，切换投影设备15显示的资料(步骤ST103)。同时，客户控制部分41将与输出到投影设备15的演示文件相同的文件，传送到出席者终端和主席终端。

如图29 A3-2和图31 C3-2所示，出席者终端和主席终端执行处理，以便通过显示表示客户控制部分41输入的下一页或上一页的演示文件的内容，进行换页(步骤ST112)。

当选择图30 P3-4中箭头所示的查看结束按钮96b时，演示者终端终止预览显示96，并向客户控制部分41传送演示结束请求(步骤ST94)。

接着，客户控制部分41控制投影设备15终止演示，并执行处理，以便向出席者终端和主席终端输出演示结束请求(步骤ST104)。

出席者终端和主席终端执行处理，以将视图显示98和视图显示116设置为图29 A3-3和图31 C3-3所示的初始屏幕。

这样，通过使用由许多准备好的页面组成的演示文件，演示者终端能够向投影设备15、出席者终端和主席终端展示演示内容，并且能够在换页时进行演示。

以下参照图32，说明在数据存储部分45中选择预先准备好的演示文件以便利用数据显示设备16进行演示时，演示者终端的处理过程，客户控制部分41的处理过程，以及资料传送/接收部分46的处理过程。

参照图32，如图33 P3-5所示，演示者终端显示文件选择显示图像97以及可用设备显示图像63。响应演示者的操作，演示者终端选择演示用的演示文件，然后将演示文件拖放到输出演示内容的数据显示设备16。这样，演示者终端向客户控制部分41传送指定演示文件以及指定数据显示设备16作为输出设备的资料演示请求(步骤ST121)。

接着，客户控制部分41接受资料演示请求(步骤ST131)，然后从数据存储部分45中取出指定的演示文件，并控制资料传送/接收部分46，已利用数据显示设备16显示演示内容(步骤ST132)。这样，资料传送/接收部分46根据预定协议，向数据显示设备16传送按上述方式取出的演示文件，并控制数据显示设备16显示演示内容(步骤ST141)。在该情况中，由于不采用投影设备15显示演示内容，所以客户控制部分41无需在出席者终端和主席终端显示演示内容。

在步骤ST121之后，演示者终端在图33 P3-6所示的预览显示部分96中，提供演示内容的视图显示(步骤ST122)。

接着，当响应演示者的操作，选择图33 P3-7中箭头所示的页面弹出按钮96a时，演示者终端向客户控制部分41传送页面弹出请求(步骤ST123)。

客户控制部分41执行处理，以便根据接收到的页面弹出请求，从数据存储部分45中读出表示下一页或上一页的演示数据，并通过资料传送/接收部分46，切换投影设备15显示的演示内容(步骤ST133)。

资料传送/接收部分46执行处理，以便将演示数据输出到数据显示设备16，并换页(步骤ST142)。

当选择图33 P3-8中箭头所示的查看结束按钮96b时，演示者终端终止显示视图显示图像96，并向客户控制部分46传送演示结束请求(步骤ST124)。

客户控制部分41控制数据显示设备16终止显示，并执行处理，以便向资料传送/接收部分46输出演示结束请求(步骤ST134)。

资料传送/接收部分46执行处理，以将数据显示设备16设置为初始屏幕(步骤ST143)。

这样，通过使用由许多准备好的页面组成的演示文件，演示者终端能够控制资料传送/接收部分46提供给数据显示设备16的演示内容，并且能够在换页时进行演示。

以下参照图34，说明在利用网络会议系统举行会议期间，各客户PC之间交谈时，位于交谈信息传送方的第一客户PC的处理过程，以及位于交谈信息接收方的客户控制部分41和第二客户PC的处理过程。在以下说明中，第一客户PC为出席者终端，而第二客户PC为出席者终端或主席终端。

参照图34，首先，当响应用户的操作，指定图35 A4-1中箭头所示的交谈按钮(交谈)100时，第一客户PC显示交谈显示屏幕(图35 A4-2)(步骤ST152)，其中以上屏幕包括一个交谈信息准备屏幕123和一个交谈信息接收屏幕124。

接着，第一客户PC从图35 A4-3中箭头所示的出席者图标显示屏幕61中，选择表示交谈信息传送目的的第二客户PC的图标，然后向客户控制部分41传送交谈开始请求(步骤ST153)。

当接收到交谈开始请求时(步骤ST161)，客户控制部分41向出席会议的所有客户PC传送交谈开始通知(步骤ST162)。

当接收到交谈开始通知时，第二客户PC开始交谈(步骤ST171)，并显示交谈显示屏幕(步骤ST172)。

接着，第一客户PC使用图35 A4-4中箭头所示的交谈信息准备屏幕123，准备交谈信息(步骤ST154)。在准备好交谈信息后，第一客户PC选择图35 A4-5中箭头所示的交谈信息准备屏幕123中的发送按钮(发送)125，如此向客户控制部分41传送交谈信息(步骤ST155)。在该情况中，第一客户PC在交谈信息中添加附加信息，如第二客户PC的地址。

当接收到第一客户PC的交谈信息时(步骤ST163)，客户控制部分41根据交谈信息识别第二客户PC的传送目的，并将交谈信息传送到第二客户PC(步骤ST164)。

第二客户PC在图36 A4-7所示的交谈信息接收屏幕124上，显示来自第一客户PC的交谈信息(步骤ST173)。

当回复第一客户PC的交谈信息时，第二客户PC向客户控制部分41发送描述回复内容的交谈信息。作为响应，客户控制部分41执行处理，以便向第一客户PC传送交谈信息。

这样，在网络会议系统中，由于利用客户控制部分41转播交谈信息，所以能够在第一客户PC和第二客户PC之间传送/接收交谈信息。

在该情况中，即使会议服务器11处于会议文件准备模式，也不在数据存储部分45中存储客户PC之间传送/接收的交谈信息。

以下参照图37，说明在利用网络会议系统举行会议期间，从第一客户PC向第二客户PC传送文件的处理过程。

参照图37，首先，当响应用户的操作，指定图38 A5-1中箭头所示的文件传输按钮(文件传输)101时，第一客户PC向客户控制部分41传送文件传输开始请求(步骤ST181)。

接着，第一客户PC显示图38 A5-2所示的文件选择显示屏幕97(步骤ST182)，该显示屏幕用于从内部HDD上存储的文件中选择要传输的文件。

第一客户PC执行处理，从文件选择显示屏幕97中选择图38 A5-3中箭头所示的传输文件(步骤ST183)。

接着，正如图38 A5-4中箭头所示，第一客户PC从出席者图标显示屏幕61中，选择表示交谈信息传送目的的第二客户PC的图标(步骤ST184)。

第一客户PC向客户控制部分41传送文件传输请求(步骤ST185)，该请求指定向在步骤ST184中选择的出席者操作的第二客户PC，传送在步骤ST183中选择的文件。

客户控制部分41将文件传输请求中包括的文件，存储到共享文件存储部分43中，然后向第二客户PC传送文件传输请求通知(步骤ST191)，其中在通知中添加文件传输请求中包括的第二客户PC的地址。

当接收到来自客户控制部分41的文件传输请求通知时，第二客户PC执行处理，以显示图39 A5-5所示的传输请求信息(步骤ST201)。

当用户根据传输请求信息保存文件传输时，亦即，当用户选择“是”时，第二客户PC显示图39 A5-6所示的用于指定文件复制目的的屏幕(步骤ST202)，以便指定保存位置，如内部HDD。

接着，第二客户PC复制在共享文件存储部分43中保存的传输文件，从而在步骤ST202中指定的保存位置保存该文件(步骤ST203)。

通过按上述方式在共享文件存储部分43中临时保存客户控制部分41传送的文件，即使在网络会议系统的会议期间，第一客户PC也能向第二客户PC传输文件。

以下参照图40，说明网络会议系统中的用户认证处理和设备管理处理。

当启动会议服务器11时，设备管理部分47根据设备识别程序运行。会议管理部分47准备一个设备信息文件，该文件包括与会议中的可用设备有关的信息，并将设备信息文件存储到设备信息文件存储部分48中。

当启动会议服务器11时，客户控制部分41准备一个出席者信息文件，该文件包括与各客户PC相对应的许多客户的信息，并将出席者信息文件存储到出席者信息存储部分42中。

当在开会前启动主席终端时，主席终端进行处理，以便向客户控制部分41询问可用设备(步骤ST231)。作为响应，客户控制部分41读出设备信息文件存储部分48中存储的设备信息文件，检索与可用设备有关的信息，然后向主席终端传送与可用设备有关的信息(步骤ST221)。

当在开会前启动主席终端时，主席终端还进行处理，以便向客户控制部分41询问与会议出席者有关的信息(步骤ST232)。作为响应，客户控制部分41读出出席者信息存储部分42中存储的出席者信息文件，检索个人数据，然后向主席终端传送与出席会议的客户PC有关的个人数据(步骤ST222)。当接收到与客户PC有关的信息时，主席终端显示出席者图标显示屏幕61(步骤ST233)。

此时，在会议期间，会议服务器11的设备管理部分47监视网络会议系统中包括的各种设备的电源开/关状态。当检测到电源的开/关操作时(步骤ST211)，设备管理部分47向客户控制部分41传送功率变化通知(步骤ST212)，该通知包括各种设备的ID和电源开/关状态。

当接收到功率变化通知时，客户控制部分41执行处理，以便向主席终端传送功率变化通知(步骤ST223)。当接收到功率变化通知时(步骤ST234)，主席终端相对于功率变化通知中包括的设备，改变可用设备显示屏幕63(步骤ST235)。主席终端提供电源关闭设备的图标的阴影显示，以及电源打开设备的图标的正常显示。

因此，在开会前，主席终端以图41 C6-1所示的方式，显示可用设备显示屏幕63和出席者图标显示屏幕61，其中屏幕63以图标方式显示可用设备，而屏幕61以图标方式显示出席会议的客户PC。

以下参照图42，说明新客户PC作为出席者终端出席会议时，客户PC、客户控制部分41以及主席终端的处理。

当启动新近出席会议的客户PC时，该客户PC首先显示图43 A6-1所示的服务器选择显示屏幕(步骤ST241)，然后根据用户的操作进行选择(步骤ST242)，例如，通过指定“远程”和“第一”，选择第一会议室10。

当根据用户的操作，选择图43 A6-2中箭头所示的出席者选项卡时，该客户PC向客户控制部分41传送会议出席请求(步骤ST243)，请求作为出席者终端出席会议。此时，客户PC执行处理，以便向会议出席请求添加个人数据。

当接收到会议出席请求时，客户控制部分41向出席会议的所有其他客户PC和主席终端，传送包括个人数据的会议出席请求通知(步骤ST251)。

当接收到会议出席请求时，客户控制部分41参照出席者信息文件确定是否存在主席终端(步骤ST252)。当确定存在主席终端时，客户控制部分41向客户PC传送主席到场通知(步骤ST253)。

当接收到会议出席请求通知时(步骤ST261)，主席终端显示图44 C6-2所示的出席者图标显示屏幕61(步骤ST262)，其中在屏幕61中添加名为“Amy”的图标。

接着，当允许名为“Amy”的用户操作的客户PC出席会议时，主席终端选择图44 C6-3中箭头所示的名为“Amy”的图标，然后响应选择参加按钮62的操作，准备该客户PC的出席许可通知，并向客户控制部分41传送出席许可通知(步骤ST263)。根据提供的该客户PC的出席许可，主席终端将名为“Amy”的图标从阴影显示，改变为图44 C6-4所示的正常显示(步骤ST264)。

当接收到会议出席许可通知时(步骤ST254)，客户控制部分41执行处理，以便向包括主席终端的所有客户PC传送会议出席许可通知(步骤ST255)。

当向客户控制部分41传送会议出席请求的客户PC，接收到客户控制部分41的会议出席许可通知时(步骤ST244)，该客户PC将该客户PC的图标显示，改变为图43 A6-3中箭头所示的正常显示。同样，出席会议的其他客户PC也改变该客户PC的图标显示。

经过上述处理，即使在会议期间，新客户PC也能出席会议，并且其他客户PC能够识别网络会议系统中的新的出席者。

以下参照图45，说明在利用网络会议系统举行会议期间，进行会议文件控制以准备会议文件时，主席终端、客户控制部分41以及资料传送/接收部分46的处理过程。

参照图45，首先，响应主席选择图46 C7-1中箭头所示的会议文件控制开始按钮(记录)119的操作，主席终端向客户控制部分41传送会议文件控制开始请求(步骤ST271)，以启动用于准备会议文件的会议文件控制模式，其中在会议文件中记录演示用的演示文件、资料文件以及资料文件中的图像和声音。

客户控制部分41通过接受会议文件控制开始请求而进入会议文件控制模式(步骤ST281)，并且开始获取电话会议系统获得的第一会议室10中的视频数据和音频数据(步骤ST282)。客户控制部分41还向资料传送/接收部分46输出会议文件控制开始通知。

当接收到来自客户控制部分41的会议文件控制开始通知时，资料传送/接收部分46进入会议文件控制模式(步骤ST291)，然后改变处理，以便向数据存储部分45中的会议文件日志文件，登记从数据存储部分45读出的、传送到投影设备15的演示数据的名称，以及该演示数据的演示时间(步骤ST292)。

在演示期间，当在图46 C7-2中箭头所示的主席备忘录显示屏幕118中书写备忘录时，主席终端向客户控制部分41传送备忘录数据(步骤ST272)。

当接收到备忘录数据时，客户控制部分41执行处理，以便将备忘录数据存储到数据存储部分45中，并控制会议文件控制部分44，以登记收到备忘录数据的时间，作为会议文件日志文件(步骤ST283)。

在演示期间，当选择图46 C7-3中箭头所示的会议文件结束按钮(停止)120时，主席终端向客户控制部分41传送会议文件结束请求(步骤ST273)。

当接收到会议文件结束请求时(步骤ST284)，客户控制部分41取消会议文件控制模式，然后执行处理，以停止接收电话会议系统获得的视频数据和音频数据(步骤ST285)，然后向资料传送/接收部分46传送会议文件结束通知。

当接收到会议文件结束通知时(步骤ST293)，资料传送/接收部分46执行处理，以停止将演示数据写入数据存储部分45。

在执行上述处理的网络会议系统中，可以将演示内容以及其名称、电话会议系统获得的图像和声音、以及备忘录数据存储到数据存储部分45中，作为会议文件，也能够将资料的演示时间以及收到备忘录数据的时间，存储到数据存储部分45中，作为会议文件日志文件。因此，会议文件控制部分44能够准备图8所示的会议文件日志文件。

另外，在该网络会议系统中，会议文件当然可以包括会议期间利用扫描设备19读取的内容，数据显示设备16或3D图像输入设备17获取的内容，而会议文件日志文件也可以包括会议期间利用扫描设备19读取内容的时间，数据显示设备16或3D图像输入设备17获取内容的时间。

以下参照图47，说明在准备会议文件日志文件以及会议文件以便开始准备会议时，主席终端、客户控制部分41和演示者终端的处理。

参照图47，首先，如图48 P7-1所示，主席终端和客户控制部分41将演示文件拖放到投影设备15，以便进行演示(步骤ST321)。然后，主席终端和客户控制部分41执行与上述步骤ST271到ST285类似的处理(步骤ST301到ST315)，然后结束会议文件控制。此时，如果根据用户的操作选择图48 P7-2中箭头所示的出席者选项卡，以将演示者终端转变为出席者终端，或者如果关闭视图显示以结束用于演示的应用程序，则演示者终端成为出席者终端。演示者终端向客户控制部分41传送表示该演示者终端已成为出席者终端的信息(步骤ST322)。

在步骤ST316之后，客户控制部分41执行处理，以便通过使用数据存储部分45中存储的会议文件中包括的演示数据、视频数据、音频数据和备忘录数据，参照会议文件日志文件，准备会议文件数据。

在以上网络会议系统中，当演示者终端结束演示时，通过使用演示内容、获取的视频数据、音频数据和备忘录数据，以及各种设备展示的内容，能够准备会议文件数据。

以下参照图49，说明在网络会议系统中演示期间进行电话会议控制时，主席终端、客户控制部分41和电话会议系统的处理。

参照图49，首先，当选择图50中箭头所示的电话会议系统的图标显示时，主席终端启动电话会议操作(步骤ST331)。

接着，当启动电话会议时，主席终端选择电话会议系统之间的连接处理(步骤ST332)，并选择第二会议室30中的电话会议系统35作为连接目的(步骤ST333)。然后，主席终端向客户控制部分41传送连接请求，以连接第一会议室10中的电话会议系统和电话会议系统35。

当接收到主席终端的连接请求时，客户控制部分41向第一会议室10中的电话会议系统和电话会议系统35传送连接请求，以便进行电话会议连接处理(步骤ST341)。

响应来自客户控制部分41的连接请求，第一会议室10中的电话会议系统和电话会议系统35执行连接处理，以传送、接收视频数据和音频数据，然后向客户控制部分41和主席终端输出连接完成通知(步骤ST351)。

接着，主席终端执行处理，选择并断开图36中箭头所示的电话会议系统，从而向客户控制部分41输出断开请求(步骤ST334)。

客户控制部分41向第一会议室10中的电话会议系统和电话会议系统35输出断开请求(步骤ST342)。

第一会议室10中的电话会议系统和电话会议系统35执行断开处理。在完成断开处理后，第一会议室10中的电话会议系统和电话会议系统35向客户控制部分41和主席终端输出断开完成通知(步骤ST352)。

这样，在该网络会议系统中，可以在主席终端的控制下，控制电话会议的设置、启动和断开。

在上述实施方式中，会议服务器11存在，并且利用会议服务器执行各种控制。然而，也可以在客户PC中提供会议服务器11的各种功能。亦即，可以利用相同的硬件实现会议出席者操作的客户PC和会议服务器11。因此，经由无线通信设备13，具有会议服务器11的功能的客户PC，可直接向投影设备15和数据显示设备16传送内部存储介质中存储的数据。

工业实用性

根据本发明，可以利用会议管理服务器管理演示数据的展示时间亦即资料数据的展示时间，并且把存储的演示数据和资料数据与时间联系起来。因此，在会议结束后，能够以简单方式准备会议文件。