南京市档案馆民国档案数字化之实践

摘要

加速民国档案数字化抢救,是南京市档案馆落实国家、省档案局领导同志的指示,适应网络时代档案馆对外服务的新模式,也是保护珍贵档案原件的根本措施.一、南京市档案馆基本情况南京市档案馆成立于1959年3月.2014年之前,市档案馆先后利用原国民政府考试院(1934年建成的宝章阁)及1986年建成的建筑面积8278平方米作为库房;随着档案事业快速发展,档案库房远远不能适应当前的工作需要;2014年9月启用的新档案馆总建筑面积约4.1万平方米,地上九层约3万平方米,地下两层约1.1万平方米,可满足馆藏200多万卷档案.档案数字化工作作为一项系统工程，流程需要全面论证和精心筹划。当前，部分档案馆在开展历史档案数字化工作的过程中仓促上马、盲目推进，不探讨工作目标和用户需求，不研究工作程序的科学性、工作成果的可用性，缺乏成本估算和绩效评估，这种做法可以概括为“全部扫描、由近及远、先扫再说”。从事历史档案数字化前整理工作人员需具备较强的民国史、古汉语、档案学等相关知识，短期内难以在我馆匹配到专业人员。《纸质档案数字化技术规范》是国家规范，具有比较大的宏观性。这也就决定了具体到每一个部门时，所采用的技术具有较强的灵活性。在历史档案逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由于对数字化档案的管理情况还不太熟悉，数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的有效利用造成一定影响，这就需要对档案保管实行“双套制”，即同一内容但不同载体的两种档案的双套保存(即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案双套保存)。其次，还可以采用“异地备份”的存储方式。