一种电子印章机和用章档案管理系统

摘要

本发明是一种电子印章机和用章档案管理系统，电子印章机的使用受管理系统的管控限制，通过印章机APP赋能使用，能够离开手机和网络，像传统印章一样独立操作，使用电子印章需要有管理系统为使用人授权和设置使用条件限制，限定时间和次数使用，盖章过程可拍摄记录，每一个盖出的章印都有唯一的编号或特征码，有区别、可识别，每次用章记录上传管理系统，有记录、能管理，从章印上的序号能反查用章档案内容，做到可查验可追溯，杜绝像传统模印章和电子印章的仿冒，电子印章机有以下特点：机中无印、一机多印、远程授权、多人操作、多人共用、电子指印、不怕丢失、安全可控、管理高效，适合现代企业管理、多人授权、异地操作，远程管理更严格。

说明书

技术领域

本发明涉及电子技术领域，是一种电子印章机和用章档案管理系统及其使用方法。

背景技术

从古至今，有皇帝的玉玺、单位的公章，有个人章，各式各样的章，印章是权力、身份的象征，是责任、信用的体现，现今社会，每个单位都有公章、财务章、合同章、法人章，每一种印章都是公司处理内外部事务的印鉴，盖了章的文件就具有了法律效力，就有了权力和责任，印章对一个单位的重要性是不言而喻的。因为重要，就会有仿冒，社会上不断出现偷盖公章、私刻公章、伪造公文、伪造证件的现象，给企业和社会带来了巨大的损失，因此，怎样管理好印章，如何能够安全可靠的使用印章成为很多行业人士亟待解决的问题。

针对印章的智能化管理技术有很多，常用的印章大部分是传统的凹凸模雕刻印章，对这种印章的管理技术大多采用各种锁控，但是这种印章如果丢失，被人破坏锁、去掉保护外壳抽出印章模后依然可用，因此这种对凹凸模印章的管控方法起不到杜绝的作用。

随着科技的进步，出现了电子印章：

如CN 103186846 A一种智能电子印章系统及其授权控制方法，将印章图案以电子方式固化保存在只读储存模块中，通过远程授权给用户可使用盖章，其先进性是以电子文件替代了传统物理的章模，并且加入了身份识别功能，但是电子印章的缺点是很容易被人仿冒，使用扫描仪扫描、打印即可得到与可控电子印章打印出来一样的图案，因此其系统和方法虽然增加了对印章的授权控制和身份识别功能，却无法杜绝印章被仿冒，另外，这种印章丢失后被人获取了只读存储器中的电子文件，更可以用正版文件仿冒了。

CN 110228297 B基于云计算防伪的智能印章所提出的智能印章，印章本身不含任何印章信息，使用时由手机连接管理系统获取打印印章，避免了电子文件被盗的问题，但是它的缺点是：所述的智能印章只是一个打印机，必须依赖于手机联网和管理系统互通信息才能使用，离开了手机，或在无网络的情况下，它就只是一个无用的摆设，另外每次都需连接手机这样操作麻烦，对于批量盖章的印章很不方便，也不便于交给其他人使用。它的使用受限太多，效率低，跟现有印章的使用方式、习惯差别太大，难以适应大多数印章使用场合。

传统的模印章容易被人私刻、电子印章容易被仿冒，究其原因，是因为以往的印章管理都没有做到对每一次盖章的记录管理，盖出来的每一个章印都一样，就如同火车票没有座位号一样，难以管控、防伪，要想做到印章的管控就需要做到对每一个章印都有区别、可识别，有记录、能管理，可查验、可追溯。

发明内容

本发明的电子印章机是一个能够独立操作的智能印章，其使用受管理系统的管控限制，电子印章机可离开手机和网络，像传统印章一样使用，每一次盖出的章印都有唯一的编号，每一次用章记录都上传管理系统，可查验可追溯，杜绝了对传统模印章和电子印章图案的仿冒，本发明的电子印章机具有机中无印、一机多印、多人共用、电子指印、章印可询、档案可查、不怕丢失的特点。

本发明采取的技术方案具体如下：

一种电子印章机和用章档案管理系统，包括电子印章机和用章档案管理系统，其特征在于：所述的电子印章机包括印章控制器、打印头、电池或外接电源，内无印模或电子文件，电子印章机有多种形式，管理系统通过通信模块，用印章机APP来管理电子印章机，为电子印章机赋能添加电子印章模型后能独立盖章，电子印章机盖到纸面上的每个章印都有唯一序号或特征码，管理系统收集用章信息建立管理用章档案。

作为本发明所述一种电子印章机和用章档案管理系统的一种优选方案，其中：所述印章控制器，包括微控制器、通信模块、时钟、计数器电路、存储器、ID编号或二维码，根据需要可设置指纹识别器、显示屏按键或触摸屏、摄像头；所述微控制器综合处理印章使用过程中的各种信息并记录存档；所述通信模块建立电子印章机与手机或管理系统的联系，包括有线或无线通信如蓝牙、WiFi或公众移动通信；所述存储器存储电子印章模型和用章信息；所述时钟、计数器电路为电子印章模型加入时间、序号；所述指纹识别器能够采集手指纹、掌纹，进行个人按指印，指印无需从管理系统下载，而是现场采集按指印后上传存档，指纹识别器也能用于登录控制；所述显示屏按键或触摸屏用于显示和操控，也能用于控制人员登录使用；所述摄像头安装在印章机的顶部朝向下，在盖章时拍摄记录；所述ID编号或二维码是每一个电子印章机的编号或网络管理地址。

作为本发明所述一种电子印章机和用章档案管理系统的一种优选方案，其中：所述打印头是电子印章的打印机，形式包括单色或彩色喷墨、UV、色带、激光打印机或激光雕刻机，打印头与印章控制器连接，印章控制器能够通过有线或无线通信分体式连接打印机。

作为本发明所述一种电子印章机和用章档案管理系统的一种优选方案，其中：所述电子印章机有多种形式：电子印章机的登录和操控模块有多种：1.登录模块包括手机扫二维码登录，按键显示屏、触摸屏账号密码登录或指纹登录；2.操控模块包括手机连接操控、屏幕按键操控；电子印章机的外观能够设计成小型便携式或台式放桌面使用。

作为本发明所述一种电子印章机和用章档案管理系统的一种优选方案，其中：所述章印：每次盖章在纸面上形成的章印来自设置好的电子印章模型，包含电子印章模板和个性化信息：包括时间、序号、电子印章机编号、使用人或其他信息，这些信息能够通过特征码如条形码、二维码保存查询，每一个章印有唯一的序号或特征码，通过序号或特征码能反查用章档案内容。

作为本发明所述一种电子印章机和用章档案管理系统的一种优选方案，其中：所述管理系统包括电子印章模型设置模块、电子印章管理模块、人员授权模块和用章档案与查验管理模块；

所述电子印章管理模块：根据电子印章的重要性设置不同的级别、责任人和用印条件，能够对电子印章的授权停用；

所述人员授权模块：为使用电子印章的人员进行远程申请、用章授权、能够进行双人操作用章授权(两个人都验证授权后才能够盖章)，为使用电子印章机的人员进行用机授权，能够设置限时限次授权，能够禁用授权；

所述用章档案与查验管理模块：包括盖章的文档、申请、审批流程、审批人确认、用章人、用机人、电子印章机编号、盖章时间、序号和其他必要的信息，每一次盖章记录上传形成用章档案供查验，根据查验权限不同看到不同深度的内容；

所述电子印章模型设置模块：电子印章模型就是输出章印的样式，主要包括两部分：一.电子印章模板：印章的主体图案，包括公章、私章、专用章，图案是固定的；二.个性化信息：每次盖出的章印都不一样，个性化信息的方式包括1.设置章印的序号、日期，2.设置防伪方式，如变码、断纹、隐色、变色印刷，3.设置查验方式：保存当前盖章文档的网站名称、条形码或二维码；模型设置完成后保存在服务器上，由印章机APP赋能下载到电子印章机中，电子印章个性化信息的实施由管理系统设置在管理系统完成或在电子印章机中完成。

作为本发明所述一种电子印章机和用章档案管理系统的一种优选方案，其中：所述印章机APP：是网页、小程序或独立APP程序，印章机APP程序能够设置于手机、电脑或电子印章机中，其作用包括连接管理系统、为电子印章机申请授权、赋能、管控电子印章机使用、为使用人授权，用章申请、文档或拍照上传；印章机APP具有功能模块：电子印章机管理模块、档案处理模块、查询模块；

所述电子印章机管理模块：验证用机授权人的身份信息，包括手机登录、账号密码或指纹，对电子印章机的使用进行计时计数限制，对记录进行查看；

所述档案处理模块：对盖章的文件上传、申请、相关人员审批、拍照、记录；

所述查询模块：对进行中或已完成的文档查询、追溯。

作为本发明所述一种电子印章机和用章档案管理系统的一种优选方案，其中：使用方法：包括以下步骤：第一步，用机授权人登录：有用机授权的人登录启用电子印章机；第二步，使用印章前需用章授权人为电子印章机赋能，所述电子印章机赋能：用章授权人登录管理系统，将电子印章模型文件下载到电子印章机内；第三步，电子印章机可用，次数或时间受管理系统设置限制，盖章时电子印章机内的印章控制器记录人、时间或次数，到限停止，设置摄像头的电子印章机在盖章时对所盖章过程拍摄记录；第四步，盖章完成后用章信息记录在电子印章机存储器内，当电子印章机连接管理系统通信时，记录上传至管理系统形成用章档案，电子印章机内存储的文件销毁去能。

本发明取得的技术效果

本发明所述的电子印章机，提高了用章的安全性：未赋能时，电子印章机中无印、无授权的人拿到也无章可盖，即使印章机丢失也不怕；

本发明所述的电子印章机，电子印章机是多能的：一机能多印，只要获得用章授权，能盖出多种印章图案；一个电子印章机能多人共用：多人凭自己的用章授权登录，盖出各人的电子印章，需要多个部门审批盖章的，一机搞定；

本发明所述的电子印章机，有电子指印模式，可用于签章人签字按指印，即指纹录入和印刷，提高了使用人的责任感；

本发明所述的电子印章机，盖出的章印可追溯：由电子印章机盖出的每个章印均含唯一序号特征码，内容、过程有档案可查；

本发明所述的电子印章机，实现了高效管理：传统的印章一个单位只有一个，使用管理严格，审批流程长，效率低下，本发明的电子印章，不管在任何时间地点，只要是获得授权的人，都能够完成签字盖章，大大提高了工作效率，被授权人在外地签约现场就能拍板盖章，体现权威性和高效率，无需再回公司盖章，适合异地操作，远程管理，并且管理有痕迹、控制更严格。

附图说明：

图1为电子印章机与管理系统整体结构图

图2为电子印章机构成图

图3为管理系统构成图

图4为印章机APP结构图

图5为电子印章模型或章印示意图

具体实施方式：

为了使本发明的目的及优点更加清楚明白，以下结合实施例对本发明进行具体说明。应当理解，以下文字仅仅用以描述本发明的一种或几种具体的实施方式，并不对本发明具体请求的保护范围进行严格限定。

参阅图1和图2，本发明提供了一种电子印章机和用章档案管理系统，本实例说明电子印章机和用章档案管理系统的设备构成和使用方法、过程。

实例1执行以下目标任务：签约群众代言赠送本公司100张代金券，由两位操作员在两个地点各发行50张，使用便携式电子印章机1为发行方与签约人现场签约盖章按手印，签约合同上传管理系统2保存可查。

参阅图1、图2，便携式电子印章机：

一款小型便携式电子印章机有印章控制器4，打印头5，电池7；

印章控制器包括微控制器41、蓝牙通信模块42、时钟、计数器电路45、存储器46，指纹识别器43、触摸屏44、ID编号或二维码6；

打印头使用小型专用彩色喷墨打印机与印章控制器有线连接；

参阅图3，管理系统设置：

登录管理系统2设置电子印章模型21：管理员du在管理系统操作，将代言合同、代金券拍照存档，设置合同专用章为印章模板、设置个性化信息为日期+序号+电子印章机编号，两台电子印章机编号为A和B，设置登录方式为账号密码登录；

设置人员授权模块23，操作员编号设为ma和su，批量授权给ma和su各50次；

进入电子印章管理模块22，设置电子印章管理使用条件为ma和su二人三天内登录使用；

参阅图1或图4，系统使用方法：

登录：ma、su二人通过手机扫电子印章机二维码，进入登录页面，输入用户名密码登录；

电子印章机显示屏显示登录成功，可用；

为电子印章机赋能：登录后查询到可用电子印章为合同专用章，将其下载到电子印章机，下载完成，电子印章机显示有合同专用章可用；

通过屏幕按键操控电子印章机实施盖章，按启动键，盖章一个；

参阅图5，章印8：纸面上章印样式为：***公司合同专用章+20221002-001-A，其中包含“***公司合同专用章”为电子印章模板81，“20221002-001-A”为个性化信息82，其中20221002为日期、001为合同序号、A为电子印章机序号；

签约群众按指印：操作员在屏幕上点击指印模式，签约人签名、手指按在指纹识别器上，指印打印到纸面，按指印完成、操作员ma、su和签约人签名信息保存在电子印章机；

计数盖章，操作员ma操作50次后，到限停用，无法再盖章；

操作员ma扫码登录管理系统，连接后，操作记录上传到管理系统，电子印章机中记录清除。操作员ma归还电子印章机。

参阅图3用章档案与查验管理：

登录管理系统网站后，进入查验管理模块24，输入章印上的序列号：***公司合同专用章+20221002-001-A，查询到此盖章合同为签约代言赠送代金券合同，可看到由ma于20221002签约的，内容包含签约代言文档、合同文档照片、签约人姓名、操作员编号和合同专用章使用记录，同样可查询到ma和su各自签约的各50份合同的详细信息。

在该实施例中，使用两台电子印章机，在两地同时进行合同签约，盖同样的合同专用章，提高了管理效率，通过网络授权管理、签约文档编号上传，合同可查，责任人可追溯，提高了签约合同的安全性。

实例2执行以下目标任务：集团公司的销售市场划分了6大区，每个销售大区归集团公司销售部总管，以前用传统模印章，签署合同时先盖章需要将合同文件上传到公司总部，由销售部总监审批后交总经理审批，批准后交由总经办盖章寄回到大区，这样完成合同签署至少需要4-5天时间，合同交给对方盖章又需要4-5天，整个合同签署完成需要10天以上的时间。

集团公司引入了电子印章机系统后，大区分配一台电子印章机，日常的工作使用区分公司公章，由总公司在管理系统中授权给大区经理有权使用，大区经理登录后即可盖章，使用盖章的文件全部回传总公司；当签署合同需要用到总公司印章时，合同内容在网上传回公司走流程审批，最后总经理批准后，管理系统为大区经理和财务总管双人按合同份数进行次数授权，两人使用电子印章机双人认证盖总公司公章，在销售地就完成了合同的签署，大大提高了效率。

实例3执行以下目标任务：某公司参加海外项目投标，评标现场，针对几家投标商的方案评审，甲方要求修改项目内容，投标方重新报价，评标专家要求1小时内提交方案和报价，盖公章有效。

公司投标代表立马安排技术方案和报价，可是由于海外时差的原因，此时公司总部正是夜里2点钟，公司无法安排人盖章，投标代表在电话联系总经理网上批准之后，获得了使用电子印章机盖章的授权，1小时内完成了新方案的盖章、提交，顺利完成了投标任务。

基于上述的方法，可管控电子印章机的使用，能够针对性的授权使用印章、能记录和查询每一份签章的合同文档，跟普通的印章相比，有较大的先进性。

以上仅是本发明的一种实施例，应当指出，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理的前提下，还可以作出若干改进，这些改进也应视为本发明的保护范围。本发明中未具体描述和解释说明的结构、装置以及操作方法，如无特别说明和限定，均是按照本领域的常规手段进行实施。