浅谈核电文档一体化管理中的前端控制

摘要

透过秦山三核坎杜主工程及配套项目档案管理的经历和经验，笔者尝试从文档工作的架构控制、文档管理的流程控制和文档业务的内容控制这三个层面，谈一谈白己的认识和体会，指出文档一体化的管理方式，打破了原来文件和档案工作相互隔离的状况，使文件管理转化为档案管理的过程自然、顺畅，实现了“无缝”衔接。在一般传统档案工作中，会经常碰到“文件材料收集不全”的情况，这曾是困扰档案立卷工作的一个比较大的难点问题。但文档一体化的管理方式，特别是通过强化前端控制，可使这一问题最大限度地得以化解和克服，不仅如此，而且档案管理中其他很大一部分工作如档案分类、划分保管期限、价值鉴定等还可直接借用文件管理阶段的工作成果，这样就大大简化了档案管理本身的工作，避免了重复劳动，提高了工作效率，并从源头上确保了档案案卷的齐全、完整和准确。当然，强化文档一体化的前端控制，还应注意避免走入另一个极端，即文档控制措施过多过严，这样会把所有的“猴子”都背在文档部门自己的肩上，而造成整个文档处理过程效率降低，乃至疲于应付的局面。