档案数字化前整理中分卷环节问题的研究——以整理馆藏国民政府交通部全宗为例

摘要

分卷是档案整理立卷中的重要方面,也是案卷组织合理、文件排列有序、标题客观准确、封面整洁、厚薄适度、包扎(装订)整齐的重要基础.为民国档案实体保管、档案利用提供基本保障.本文试从档案分卷的细节入手,以馆藏国民政府"交通部"全宗数字化前整理为例,分析其分卷环节需要注意的几点问题.分卷时必须牢记，分卷的直接目的是为准确、充分、合理地揭示案卷内文件的主要内容并拟写案卷标题提供便捷。分卷的根本目的还是为了建立、维护和完善民国档案实体管理系统，为了馆藏民国档案能更好地被保管和利用，保证档案实体与信息的完整、安全。所以在分卷过程中不可为了分卷而分卷，机械地将厚卷分离成厚度相同的案卷，分卷时应充分考虑到案卷内容的有机联系，如若案卷本身就是阐述的就是一个完整的事件，则不可将之盲目分离，切忌将一份文件分到两个案卷中。