图像输入输出装置和方法以及作业境况记录系统

摘要

本发明涉及图像输入输出装置和方法以及作业境况记录系统。该图像输入输出装置能够记录使由输出作业输出的图像数据项的境况被追踪的信息，同时能够抑制网络和服务器上的负载。如果执行的作业是输出作业，则将输出作业的作业境况与输入了输出作业中使用的图像数据的输入作业的作业境况相关联地记录。如果作业境况是输出作业，则将与输出作业的作业境况相关联的输入作业的作业境况随同输出作业的作业境况一起传送给服务器，而如果作业境况是输入作业，并且由输入作业输入的图像数据不在任何其它作业中使用，则不将所述输入作业的作业境况传送给所述服务器。

说明书

技术领域

本发明涉及一种图像输入输出装置、图像输入输出方法以及作业境况(event)记录系统，该图像输入输出装置能够记录关于已执行的作业的作业境况，每个作业境况均包括关于执行作业的用户和作业的执行日期及时间的信息。

背景技术

最近，随着打印机和数字多功能装置(例如图像输入输出装置)的广泛使用，对于任何人来说进行原稿的打印、复印以及传送变得更加容易。这种新出现的输入输出装置在装置的用户友好性方面得到了改进，但是另一方面，产生了对机密文件的打印、复印或者发送而可能使得信息泄露的新问题。

为了防止信息泄露，提出了一种数字多功能装置，其中无论何时执行诸如打印、复印、传真传送或者电子邮件传送的作业时，都在存储(记录)装置中累积地记录作业境况。

作业境况包括关于执行作业的用户的信息、关于作业的执行日期及时间的信息、用于指定执行作业的数字多功能装置的信息(例如装置的IP地址或序列号)以及关于所执行的作业类型的信息等等。而且，作业境况可以包括通过把输入图像转换成数据而生成的图像数据，或者通过缩小图像数据而生成的缩小的图像数据。

作业境况记录系统由多个上述数字多功能装置以及服务器组成。数据库构建在服务器上。在数字多功能装置中记录的作业境况被传输到数据库并且被记录于此。

由于对于这种数字多功能装置或者作业境况记录系统来说需要配置有大的记录区域，因此提出了一种抑制所需记录容量增加的技术(参见日本特开专利公报第2006-330939号)。

而且，为了防止信息泄露，要求只记录指定的作业类型(例如传送到外界的传真传送，或者通过数字多功能装置扫描的图像数据的电子邮件传送)。

假设，监察员预先向满足该要求的作业境况记录系统指定了要被记录的作业类型。只有在执行指定的作业类型的情况下，数字多功能装置才记录作业境况并且将该作业境况传送到服务器。

一些数字多功能装置具有内部提供用于存储图像数据的区域(具有为其提供的名字例如用户盒(user box))，并且具有重用用户盒中存储的图像数据和通过传真或电子邮件发送用户盒中存储的图像数据的功能。

在具有上述功能的数字多功能装置中记录了传真传送或者电子邮件传送的作业境况的情况下，为了追踪图像数据项的境况，要求不仅记录在各个输出时间的作业境况，还要记录在将图像数据项存储到用户盒中时的各个时间的作业境况。

然而，为了追踪图像数据项的境况，除了指定的作业类型的作业之外，还需要在服务器中存储图像数据项被可重用地存储到数字多功能装置中(例如其上述用户盒中)的所有作业的作业境况。由于这个原因，服务器构建数据库所需要的存储容量增加的问题带来了服务器成本提高的问题。

此外，在从数字多功能装置到服务器的传输时刻，网络上存在的负载，或者其中设置有数据库的服务器上的负载会增加。

此外，信息泄露监察员通过搜索所记录的图像数据项或者关于作业境况的信息来进行监察。然而，如果不仅要记录指定作业类型的作业的作业境况，而且还要记录那些引入可重用图像数据的所有输入作业，那么需要作业境况记录系统进行以下处理，这使得搜索处理变得复杂。

也就是说，需要执行例如以下处理：使用关键字对记录在数据库中的作业境况执行全文搜索，确定由所述搜索命中的各个图像数据项是否在指定的作业类型中，如果在指定的作业类型中，则将关于命中的图像数据项的信息添加到结果列表中，而如果不在指定的作业类型中而是输入作业，则对命中的图像数据项确定是否执行了任何指定的作业类型，并且如果对命中的图像数据项执行了任意指定的作业类型，则将关于命中的图像数据项的信息添加到结果列表中。

如上所述，在数据库中存储了除了那些指定作业类型的作业的作业境况以外的作业境况的情况下，由于要检索大量的图像数据项和搜索过程的复杂性，所以产生了要花费长时间进行搜索的问题。

发明内容

本发明提供一种图像输入输出装置和作业境况记录系统，其能够记录使由输出作业输出的图像数据项的境况被追踪的信息，同时能够抑制网络和服务器上的负载。此外，本发明提供了一种图像输入输出装置和作业境况记录系统，其使得能够缩减从其中记录有作业境况的数据库中搜索期望的作业境况所需的时间。

在本发明的第一方面中，提供了一种图像输入输出装置，该图像输入输出装置包括：作业执行单元，其适合于能够执行关于图像输入的输入作业以及关于图像输出的输出作业；作业境况记录单元，其适合于记录作业境况，所述作业境况是关于由所述作业执行单元执行的作业的相应信息；以及作业境况传送单元，其适合于将所述作业境况传送给服务器，其中，如果由所述作业执行单元执行的作业是输出作业，则所述作业境况记录单元将所述输出作业的作业境况与输入了所述输出作业中使用的图像数据的输入作业的作业境况相关联地记录，并且其中，如果所述作业境况是输出作业的作业境况，则所述作业境况传送单元将与所述输出作业的所述作业境况相关联的所述输入作业的所述作业境况随同所述输出作业的所述作业境况一起传送给所述服务器，而如果所述作业境况是输入作业的作业境况，并且由所述输入作业输入的图像数据不在任何其它作业中使用，则所述作业境况传送单元不将所述输入作业的所述作业境况传送给所述服务器。

在本发明的第二方面中，提供了一种作业境况记录系统，该作业境况记录系统包括图像输入输出装置，该图像输入输出装置包括：作业执行单元，其适合于能够执行关于图像输入的输入作业以及关于图像输出的输出作业；作业境况记录单元，其适合于记录作业境况，所述作业境况是关于由所述作业执行单元执行的作业的相应信息；以及作业境况传送单元，其适合于传送所述作业境况，其中，如果由所述作业执行单元执行的作业是输出作业，则所述作业境况记录单元将所述输出作业的作业境况与输入了所述输出作业中使用的图像数据的输入作业的作业境况相关联地记录，并且其中，如果所述作业境况是输出作业的作业境况，则所述作业境况传送单元将与所述输出作业的所述作业境况相关联的所述输入作业的所述作业境况随同所述输出作业的所述作业境况一起传送，而如果所述作业境况是输入作业的作业境况，并且由所述输入作业输入的图像数据不在任何其它作业中使用，则所述作业境况传送单元不传送所述输入作业的所述作业境况；以及该作业境况记录系统还包括服务器，该服务器包括适合于接收并且记录由所述图像输入输出装置传送来的作业境况的作业境况记录单元，其中，所述作业境况记录单元将所述输出作业的作业境况以及所述输入作业的作业境况彼此相关联地记录。

在本发明的第三方面中，提供了一种图像输入输出方法，该图像输入输出方法包括如下步骤：执行关于图像输入的输入作业以及关于图像输出的输出作业；记录作业境况，所述作业境况是关于所执行的作业的相应信息；以及将所述作业境况传送给服务器，其中，如果所执行的作业是输出作业，则所述记录步骤包括将所述输出作业的作业境况与输入了所述输出作业中使用的图像数据的输入作业的作业境况相关联地记录，并且其中，如果所述作业境况是输出作业的作业境况，则所述传送步骤包括将与所述输出作业的作业境况相关联的所述输入作业的所述作业境况随同所述输出作业的所述作业境况一起传送给所述服务器，而如果所述作业境况是输入作业的作业境况，并且由所述输入作业输入的图像数据不在任何其它作业中使用，则所述传送步骤不包括将所述输入作业的所述作业境况传送给所述服务器。

根据本发明，能够记录使得能够追踪由输出作业输出的图像数据项的境况的信息，并且同时能够抑制网络和服务器上的负载。而且，能够缩减从其中记录有作业境况的数据库中搜索期望的作业境况所需的时间。

从结合附图的以下详细描述中，本发明的特征和优点将变得明确。

附图说明

图1是根据本发明实施例的包括作为图像输入输出装置的数字多功能装置的作业境况记录系统的整体框图。

图2是图1中示出的数字多功能装置的框图。

图3是示出了通过图2中示出的数字多功能装置执行的作业的分类和确定图像数据是否被存储的标准的表。

图4A、图4B以及图4C是存储在数字多功能装置中的作业境况的数据格式的示例的图。

图5是存储在数字多功能装置中的作业属性的示例的图。

图6是在数字多功能装置执行作业的同时执行的作业记录处理的流程图。

图7是由数字多功能装置执行的、用于将所记录的作业境况传送给图像处理服务器的作业境况传送处理的流程图。

图8是由数字多功能装置执行的作业境况删除处理的流程图。

图9是示出了用于在传统方法和由数字多功能装置采用的方法之间比较的要记录的对象作业和所存储的数据量的表。

图10是示出了由数字多功能装置执行的输入作业和输出作业与在所述多功能装置中提供的存储区域之间关系的示例的表。

具体实施方式

以下将参照示出了本发明的实施例的附图，对本发明进行详细地说明。

图1是根据本发明实施例的包括作为图像输入输出装置的数字多功能装置的作业境况记录系统的整体框图。

如图1所示，作业境况记录系统通过在网络上互连作为图像输入输出装置的数字多功能装置101、图像处理服务器102、数据库103、管理服务器104以及管理客户端105而构成。

数字多功能装置101设有扫描功能、打印功能、复印功能、电子邮件功能以及传真功能等等。数字多功能装置101具有内部提供用于存储图像数据的、被称作用户盒的区域，并且具有通过传真或电子邮件传送存储在用户盒中的图像数据的功能。

数字多功能装置101具有在执行作业的同时记录作业的作业境况的功能。作业境况由作业的电子图像数据以及包括关于作业的执行的信息(例如作业的执行者、执行日期和时间以及已执行该作业的数字多功能装置)的作业属性组成。

数字多功能装置101具有设定和存储要被记录为作业境况的作业的功能。数字多功能装置101还能够被配置为进行操作以只记录要被记录为作业境况的作业，或者只记录其中输入了可重用图像数据的输入作业(参照图3来定义)。

数字多功能装置101在预设时间将所记录的作业境况传输给图像处理服务器102。以下参照图7对用于传输的操作进行说明。

图像处理服务器102对包括在从数字多功能装置101传输来的作业境况中的图像数据进行OCR处理，由此提取文本信息(文本数据)。之后，将文本数据转换为适于在数据库103中存储的格式并在数据库103中登记该数据。此外，将接收到的作业属性与图像数据相关联地登记。以下，将图像处理服务器102进行的OCR处理以及将文本数据转换为适于在数据库中存储的格式的转换称为数据转换处理。

在数据库103中累积地存储从图像处理服务器102发送来图像数据、相关联的文本数据以及作业属性。

管理服务器104记录并且管理关于设置的信息(例如要由数字多功能装置101记录的作业境况的作业的类型、用于将作业境况传输给图像处理服务器102的传输计划以及由图像处理服务器102采用的图像转换方法)。当设置改变时，管理服务器104将所述改变(即新的设置)通知给数字多功能装置101和图像处理服务器102。该通知可以在管理服务器104从数字多功能装置101或者图像处理服务器102接收到关于设置的查询时进行。

管理客户端105是本作业境况记录系统的管理员使用的终端装置，以用来配置管理服务器104的设置，或者查看或者搜索存储在数据库103中的作业境况。管理客户端105通过通用PC来实现。

尽管在图1中，系统包括数字多功能装置101至管理客户端105作为其构成元件，且包括一个每种构成元件，但是系统可以包括多个每种构成元件。特别地，单个系统通常包含多个数字多功能装置101。图像处理服务器102可能被冗余地配置为主要用于负载分散，数据库103和管理服务器104可以被冗余地配置以使得增强可靠性。

此外，可以在同一服务器内提供一种构成元件和另一构成元件。例如，管理服务器104和图像处理服务102可以包含在同一个服务器中。

图2是图1所示的数字多功能装置的框图。

在图2中，控制器单元233连接于作为图像输入装置的扫描仪部件231以及作为图像输出装置的打印机部件232，并且还连接于用于输入和输出图像数据和装置信息的网络(LAN)240和公共电话线(WAN)250。

在控制器单元233中，CPU 200是控制整个系统的控制器。RAM 201是用于CPU 200的操作的系统工作存储器并且还是用于临时存储输入图像数据的图像存储器(缓冲存储器)。

ROM 202是存储系统引导程序的引导ROM。硬盘驱动器(HDD)203存储(记录)系统软件、作业境况以及用户盒中的图像数据等等。

操作部件接口204是到操作部件234的接口部件并且将要显示在操作部件234上的画面数据输出给操作部件234。操作部件接口204具有将操作者经由操作部件234输入的信息传送给CPU 200的功能。

网络部件205连接于用于输入和输出信息的网络(LAN)240。调制解调器206连接于用于输入和输出图像数据的公共电话线(WAN)250。在系统总线207上设置上述设备。

图像总线接口208是连接系统总线207以及图像总线209的总线桥，图像总线209以高速将图像数据传输给各个部件并且实现数据结构的转换。

在图像总线209上设置以下设备。

光栅图像处理器(RIP)210将PDL代码扩展为位图图像。设备接口部件211分别经由图像输入部件接口212和打印部件接口213将作为图像输入输出设备的扫描仪231和打印机232连接到控制器233，并且进行图像数据转换。

扫描仪图像处理部件214校正、处理和编辑输入图像数据。再者，扫描仪图像处理部件214具有根据输入图像数据的色度信号(饱和度信号)确定输入图像数据是彩色原稿还是黑白原稿并且存储确定结果的功能。打印机图像处理部件215校正、处理和编辑输出图像数据。

当从扫描仪部件231中读出图像数据时，图像旋转部件216协同扫描仪图像处理部件214同时地旋转图像数据并且将该图像数据存储在存储器(RAM 201)中。此外，图像旋转部件216旋转存储在存储器中的图像数据并且将该图像数据存储在存储器中，或者当协同打印机图像处理部件215旋转存储在存储器中的图像数据时，打印/输出该图像数据。

图像压缩部件217通过JPEG对多值图像数据以及通过JBIG、MMR、MR或者MH对二值图像数据执行扩展和压缩处理。分辨率转换部件218转换存储在存储器中的图像数据的分辨率并且将转换后的图像数据存储在存储器中。

色彩空间转换部件219执行矩阵计算以将例如存储在存储器中的YUV图像数据转换成Lab图像数据并且将转换后的图像数据存储在存储器中。灰度转换部件220例如使用误差扩散方法等将存储在存储器中的8比特256灰度级的图像数据转换成1比特2灰度级的图像数据并且将转换后的图像数据存储在存储器中。

图像旋转部件216、图像压缩部件217、分辨率转换部件218、色彩空间转换部件219以及灰度转换部件220可以彼此协作地执行处理。例如，在对存储在存储器中的图像数据执行图像旋转和分辨率转换的情况下，可以不用经由存储器来执行这两种处理。

图3示出了由图2所示的数字多功能装置执行的作业的分类和用来确定图像数据是否要被存储的标准的表。

更具体地说，所述表示出了输入作业和输出作业的分类、当作业是输入作业时图像数据是否可被重用以及当记录作业境况时关于包含在各个作业境况中的图像数据的信息的类型。

输入作业是当执行作业时输入图像的作业。例如，复印作业是输入了由扫描仪231读取的原稿作为输入图像的输入作业。关于输入作业，输入图像数据被记录在各个作业境况中。

输入作业被分类为其中生成的图像数据被临时存储在数字多功能装置101的HDD 203中的诸如用户盒的区域然后被输出的作业类型，以及除了上述类型以外的其它作业类型。图3中的“作为输出作业中使用的图像数据”的项，表明作业是上述类型的作业。尽管在复印作业中，通过扫描原稿获得的图像数据被临时存储在HDD 203中，但是在为了进行打印输出而从HDD 203中读出图像数据之后，删除该图像数据并且不在任何其它作业中使用该数据。另一方面，在盒存储作业(box storing job)中，在将通过扫描原稿得到的数据存储在HDD 203中之后，该数据能够在其它作业(例如传真传送或者打印输出)中使用。对于使用在其它作业中可重用的输入图像数据的作业，即使是不满足作业境况记录条件的作业类型也有必要记录各个作业境况以追踪输出作业境况。

输出作业是输出预先输入的图像数据的作业。例如，在盒打印作业中，输出预先通过盒存储作业存储在HDD 203中的用户盒区域中的图像数据。对于输出作业，与输出作业相关的信息被记录为各个作业境况的作业属性。另一个方面，对于在输出作业中使用的图像数据，在本作业境况中记录关于在输入了图像数据的作业境况中记录的图像数据的参考信息。由于在各个输出作业中使用的图像数据没有被记录在其作业境况中，所以可缩小作业境况的数据大小。

各个输出作业境况与输入作业境况相关联地记录在数据库103中。也就是说，当图像处理服务器102从数字多功能装置101接收到输出作业境况时，图像处理服务器102接连地接收与该输出作业境况相关联的输入作业境况，并且将输入作业与输出作业记录在数据库103中。

记录在数据库103中的作业境况包括文档ID，所述文档ID是用于指定作业境况或者作业境况中的图像数据项的标识符。当输出由输入作业生成的图像数据项时，输入作业的作业境况以及输出作业的作业境况具有相同的文档ID。

图4A、图4B以及图4C是存储在图2所示的数字多功能装置中的作业境况的数据格式的示例的图。

在所示的示例中，作为输入作业的作业境况，如图4A所示连续地记录作业属性400以及关于各个页的图像数据项401和402，并且作为输出作业的作业境况，如图4B和图4C所示记录作业属性403以及404。

将由格式版本和数据大小组成的报头信息添加到作业属性和页属性中来进行记录。图像数据代表作业的内容。尽管通常记录具有图像格式的图像数据，但是也可以记录非图像格式的文本数据或者二值数据。将图像数据形式和在图像格式情况下的图像大小和分辨率等与图像数据相关联地记录在页属性中。

图5是示出存储在图2所示的数字多功能装置中的作业属性的示例的表。

这里，作业属性以XML格式记录。在所示的示例中，在根位置的表示作业属性的日志信息(logInformation)元素包括以下提到的元素。

也就是说，所述logInformation元素包括表示设备信息(例如设备名以及序列号)的设备信息(deviceInformation)元素，和表示用户信息(例如部门ID以及用户名)的用户信息(userInformation)元素。此外，它还包括表示作业信息(例如作业类型、作业名称和作业开始的日期及时间)的作业信息(jobInformation)元素。

在此，文档ID元素表示文档ID，并且是表示由输入作业输入的图像数据的唯一值。而且，文档标志(documentFlag)元素表示图像数据标志，并且如果包括图像数据，则记录“是”，而如果没有包括图像数据，则记录“否”。在输出作业的作业属性中，图像数据标志为“否”并且在这种情况下，文档ID代表表示输入作业(而非输出作业)的图像数据的参考信息。

图6是在图2所示的数字多功能装置中在执行作业的同时执行的作业境况记录处理的流程图。

本作业境况记录处理是在数字多功能装置101的CPU 200的控制下执行的。

在执行本作业境况记录处理之前，数字多功能装置101接收用于执行作业的指令，然后执行所述作业，同时数字多功能装置101执行图6中的作业境况记录处理。在步骤S601中，确定要执行的作业是否是要被记录为作业境况的作业。如果是要被记录为作业境况的作业，则处理进入到步骤S604。如果不是要被记录为作业境况的作业，则处理进入到步骤S602。

通过用户的输入或者来自服务器的通信预先在数字多功能装置101中设置用于确定作业作为要被记录为作业境况的对象作业的条件，并且将所述条件存储(记录)在HDD 203等中。通过参考所述条件的设置，CPU 200确定要执行的作业是否是要被记录为作业境况的对象作业。

请注意，用于确定作业作为对象作业的条件可以被设置为作业类型(该作业类型被定义为例如“传真传送作业”)或者被设置为诸如作业的目的地的作业属性，该目的地被定义为例如“用电子邮件传送作业到除某公司之外的其它公司(即某公司的范围以外)”。此外，可以指定作业的执行时间作为条件，所述作业的执行时间被定义为例如“在22:00之后8:00之前执行作业”。如果要执行的作业是对象作业，则处理进入到步骤S604，而如果否，则处理进入到步骤S602。

在步骤S602中，确定要执行的作业是否是生成可重用图像数据的输入作业。如果生成可重用图像数据，则稍后能够重用并输出所生成的图像数据，因此处理进入到步骤S603。如果作业不是生成可重用图像数据的输入作业，则结束针对该作业的作业境况记录处理。

在步骤S603中，确定输出作业是否包含在预先指定为对象作业的作业中。如果输出作业包含在指定的对象作业中，则需要记录可重用作业的作业境况，因此处理进入到步骤S604，而如果否，则结束针对该作业的作业境况记录处理。

现在，将给出对上述作业境况记录处理的示例的说明。假设指定盒打印作业和复印作业为对象作业。在这种情况下，如果执行盒存储作业，则在步骤S601中确定盒存储作业不是对象作业，因此处理进入到步骤S602。

在步骤S602中确定盒存储作业是输入可重用文档的作业分类中的输出作业，因此处理进入到步骤S603。

在步骤S603中，对作为对象作业的盒打印作业和复印作业的作业分类进行核查。盒打印作业被分类为输出作业，而复印作业被分类为输入作业。由于对象作业包括输出作业，则对步骤S603的问题的答案为“是”，因此处理进入到步骤S604。

在步骤S604中，将作业境况记录在HDD 203中。所记录的信息取决于作业类型而不同。根据图3所示的图像数据的类型，针对各个输入作业将图像数据与作业属性一起记录。

此时，分配唯一的文档ID，并且使其包含在作业属性中来进行记录。对于输出作业，只记录作业属性。输出作业的作业属性包括参考目的地(要参照的文档)的文档ID，作为关于输出图像数据的参考信息。输入作业和输出作业通过文档ID彼此相关联。

在本实施例中，步骤S604对应本发明中的、适合于记录作业境况的作业境况记录单元。如果作业是输出作业，则作业境况记录单元记录与其中输入了输出图像数据的输入作业的作业境况相关联的作业境况。

图7是由图2所示的数字多功能装置执行的、用于将所记录的作业境况传送给图像处理服务器的作业境况传送处理的流程图。

本作业境况传送处理在数字多功能装置101的CPU 200的控制下执行。

在管理服务器104预设的时间开始该作业境况传送处理。或者，可通过作业境况记录系统的使用者或者管理者对操作部件234进行操作来执行作业境况传送处理。

在图7的步骤S701中，从数字多功能装置101中记录的作业境况中选择一个作业境况。按照某种信息对数字多功能装置101中记录的作业境况排序。在本实施例中，以作业的执行顺序对作业境况排序，并且只要执行步骤S701，就从最早的日期及时间执行的作业境况开始顺序地选择作业境况中的一个作业境况。

在步骤S702中，确定作业境况是否是对象作业。如果是对象作业，则处理进入到步骤S703。如果不是对象作业，则记录作业境况以允许以后重用，但是没有必要单独地将作业境况传送到图像处理服务器102。处理进入到用于选择下一作业境况的步骤S709。

在步骤S703中，确定关于记录在作业境况中的图像数据的信息的类型。如果作业境况包括图像数据本身，则处理进入到步骤S707，其中将图像数据以及作业属性传送给图像处理服务器102。如果作业境况不包括图像数据，即如果作业境况包括关于图像数据的参考信息，则处理进入到步骤S704。

在步骤S707中，将在步骤S701中选择的作业境况传送给图像处理服务器102。此时，如果图像数据包含在步骤S701中选择的作业境况中，则将图像数据和作业属性传送。如果图像数据没有包含在步骤S701中选择的作业境况中，则只传送作业属性。

在本实施例中，步骤S707对应于本发明中的、适合于将作业境况传送给服务器并且将该作业境况删除的作业境况传送单元。如果作业境况是输出作业，则作业境况传送单元还将其中输入了输出图像数据的输入作业的作业境况传送给服务器。

在本实施例，HDD 203对应于本发明中的、适合于记录作业境况记录条件的作业条件记录单元，所述作业境况记录条件用于确定要被记录为作业境况的对象作业。

如果作业满足在作业境况记录单元中记录的作业境况记录条件，或者如果作业是生成输出作业可用的图像数据的输入作业，则作业境况记录单元记录作业境况，而如果否，则停止记录作业境况。

可选地，作业境况传送单元仅将关于满足在作业条件记录单元中记录的作业境况记录条件的作业的作业境况传送给服务器。

在步骤S708中，从数字多功能装置101的HDD 203中删除在步骤S701中选择的作业境况。

在步骤S709，确定是否存在尚未传送的并且未在步骤S701中选择的作业境况。如果存在这种作业境况，则处理返回到步骤S701以重复上述处理。如果不存在这种作业境况，则结束本作业境况传送处理。

步骤S704到S706是用于当要传送的作业境况不包括实际图像数据(即作业境况为输出作业)时将相关或者相关联的输入作业境况传送给图像处理服务器102的处理。

在步骤S704中，确定是否将由在步骤S701中选择的作业的参考信息表示的图像数据传送给了图像服务器102。

根据本实施例的数字多功能装置101将包括已经传送给图像处理服务器102的图像数据的作业境况删除(步骤S708)。因此，步骤S704中的确定与用于确定图像数据(尚未被传送并且由在步骤S701中选择的作业境况中的参考信息来表示)是否包括在尚未被传送的任何作业境况中的处理等同。如果还未传送参考目的地的图像数据，则处理进入到步骤S705。如果图像数据已传送，则处理进入到步骤S707。

在步骤S705中，将参考目的地的作业境况传送给图像处理服务器102。

在步骤S706中，从数字多功能装置101的HDD 203中删除参考目的地的作业境况。然后，处理进入到步骤S707。

只有在与在步骤S701中选择的输出作业的作业境况相关联的输入作业的作业境况尚未被传送的情况下，才传送与在步骤S701中选择的输出作业的作业境况相关联的输入作业的作业境况。这使得能够防止重复地传送同一输入作业，从而能够降低网络上的负载并且在短时间内完成作业境况的传送处理。

根据在图6中的作业境况记录处理和在图7中的作业境况传送处理，并没有将所有的涉及输入作业的作业境况传送给图像处理服务器102(或者数据库103)。当执行使用由输入作业生成的图像数据的输出作业时，将输入作业的作业境况传送给图像处理服务器102(或者数据库103)。这使得能够防止传送不必要的作业境况，由此能够降低网络上的负载。而且，能够降低图像处理服务器102上的负载，并且抑制数据库103的存储容量的增加。

接下来，将给出根据可重用图像数据的删除来执行的输入作业境况删除处理的说明。

即使作业没有被指定为要被记录的对象作业，如果作业的类型是其中输入图像数据是可重用的作业类型(如图3所示)，则根据本实施例的数字多功能装置101记录该作业的作业境况。

但是，如果从数字多功能装置101的HDD 203中形成的用户盒中删除了图像数据，则此后不会再输出该图像数据。因此，如果作业没有被指定为对象作业，则可以删除图像数据的输入作业境况。

为了实现这些，当记录在用户盒等中的图像数据被删除时，将图像数据的文档ID添加到删除图像数据列表中。周期性地执行与包含在删除图像数据列表中的文档ID相关联的作业境况的删除处理。

图8是由图2所示的数字多功能装置执行的作业境况删除处理的流程图。

本作业境况删除处理在数字多功能装置101的CPU 200的控制下执行。

尽管本实施例中，该处理在图7所示的作业境况传送处理之后立即执行，但是并不限于此。例如，只要从用户盒中删除图像数据就可以执行作业境况删除处理。

如果存储在装置(例如其用户盒)中的图像数据被删除，则数字多功能装置101记录已删除的文档的ID。在步骤S801中，从删除文档ID列表中选择一个文档ID。

请注意，按照某种信息对删除文档ID列表中的文档ID进行排序。在本实施例中，以删除顺序对已删除的文档ID排序，并且只要执行步骤S801，就从在最早的日期及时间删除的文档开始顺序地选择文档ID中的一个文档ID。

在步骤S802中，确定在尚未传送的作业境况中是否存在包括所述文档ID的任何作业境况。如果存在一个或者更多个包括所述文档ID的作业境况，则处理进入到步骤S803，而如果否，则已经将包括具有所述文档ID的图像数据的作业境况传送给了图像服务器102，因此已经从HDD 203中删除了该作业境况。这意味着不需要对该作业境况执行传送处理或者删除处理，处理进入到步骤S806。

在步骤S803中，确定在步骤S802中找到的、尚未传送的作业境况是否只是输入作业。如果作业境况包括图像数据，则作业境况是输入作业。如果作业境况不包括图像数据，而包括作为参考信息的文档ID，则作业境况是输出作业。

如果在步骤S802中找到的、尚未传送的作业境况只是输入作业，则处理进入到步骤S804。如果在步骤S802中找到的、尚未传送的作业境况包括至少一个输出作业，则处理进入到步骤S807。

这意味着将尚未传送的输出作业境况传送给图像处理服务器102的过程中，与输出作业境况相关联的输入作业境况也被传送给了图像处理服务器102，因此输入作业境况没有被删除。

在步骤S804中，确定输入作业是否是要被记录的对象作业。如果输入作业是对象作业，则处理进入到步骤S806而不删除作业境况。如果输入作业不是对象作业，则处理进入到步骤S805。

在步骤S805中，将输入了文档ID的输入作业境况删除。由于已经删除了通过输入作业输入的图像数据，并且之后没有再通过输出作业输出，则可以删除该输入作业境况。

在本实施例中，步骤S805对应于在本发明的作业境况删除单元。在通过输入作业在数字多功能装置101中记录的图像数据被删除的情况下，如果存在与该图像数据的输入作业相关联的输出作业的作业境况，则该输出作业的作业境况已被记录。因此，确定是否已经将输出作业的作业境况传送给了服务器。如果满足这个条件，则作业境况删除单元删除输入了图像数据的输入作业的作业境况。

在步骤S806中，从删除文档ID列表中删除该文档ID。

在步骤S807中，确定在步骤S801中尚未被选择的任意文档ID是否保留在删除文档ID列表中。如果这样的文档ID存在，则处理返回到步骤S801以重复以上描述的步骤。如果这样的文档ID不存在，则结束输入作业境况删除处理。

通过执行作业境况删除处理，能够适当地删除不再被参考的输入作业的作业境况，由此抑制数字多功能装置101的HDD 203的存储空间的使用。

图9是示出了根据本实施例的用于在传统方法和由作为图像输入输出装置的数字多功能装置采用的方法之间比较的要记录的对象作业和存储数据量的表。

更具体地说，图9示出了要通过日本特开专利第2006-330939号公报中公开的传统方法记录的对象作业，以及要通过图2中的数字多功能装置101采用的方法记录的对象作业，以及通过这两种方法使得在网络上流动并且在数据库103中记录为各个作业境况的数据量。

不同于传统的方法，在上述的实施例中，监察者指定的对象作业和仅具有对象作业中输出的输入图像的输入作业被在网络上传输并且被记录在图像处理服务器102和数据库103中。这能够抑制网络上、图像处理服务器102以及数据库103上的负载。

图10是示出了由图2中的数字多功能装置执行的输入作业和输出作业与在所述多功能装置中提供的存储区域之间关系的示例的表。

将对数字多功能装置101具有多个存储图像数据的区域并且不同类型的输出作业被存储在各个不同的区域中的情况进行说明。

对于具有在与其相关联的、用于表示存储区域的格中输入“没有区域”的作业类型，输入图像数据在其它作业中不可重用。

也就是说，本数字多功能装置101包括用于临时存储图像数据项的被称作用户盒和传真盒的区域。由扫描作业或者盒存储作业生成的各个图像数据项存储在用户盒中，并且通过盒打印作业输出。由传真接收作业生成的各个图像数据项存储在传真盒中，并且通过接收打印作业输出。

为了通过将盒打印作业设置为要被监视的对象来追踪数字多功能装置101上的作业境况，需要记录如下作业境况。也就是说，需要记录盒打印作业的作业境况以及记录用于输入到由盒打印作业参考的用户盒的输入作业(图10所示的示例中的扫描作业以及盒存储作业)。

在这种情况，作业境况记录处理中的步骤S603由以下处理替代：通过参考包含在对象作业中的各个输出作业的存储区域，获得与所述存储区域相关联的输入作业的集合。然后，确定要被执行的作业是否包含在所述集合中，如果作业包含在该集合中，则处理进入步骤S604，而如果否，则结束作业境况记录处理。

在这种情况下，步骤S603对应于在本发明中的有关/无关确定单元，该单元适合于确定由预定的输入作业生成的图像是否具有被预定的输出作业输出的可能性。

作业境况记录单元记录满足在作业条件记录单元中记录的作业境况记录条件的作业的作业境况。此外，在通过有关/无关确定单元确定由输入作业生成的图像具有在满足作业境况记录条件的输出作业中被输出的可能性的情况下，作业境况记录单元记录由有关/无关确定单元确定的输入作业的作业境况。

根据本实施例子，通过防止记录未被作为要记录为作业境况的对象的任何输出作业参考的输入作业的作业境况，来抑制数字多功能装置的HDD203的存储空间的使用。而且，由于不对上述输入作业执行所述作业境况记录处理，由此可减少由于输入作业的执行带来的负载。

虽然参照示例性实施例对本发明进行了描述，然而应理解，本发明并不局限于所公开的示例性实施例。应对所附权利要求的范围给予最宽泛的解释，以涵盖所有的变型、等同结构和功能。

本申请要求2008年3月17日提交的日本专利申请No.2008-067878的优先权，该申请的全部内容通过参考援引于此。