一种办公自动化系统文件归档保存方法

摘要

本发明提供了一种办公自动化系统文件归档保存方法，包括：将办公自动化系统中公文流转过程的文件记录，按照公文流转过程中的文件记录中文件的处理信息的顺序，转换成办公自动化系统通用格式文件；将所述通用格式文件，按照所述文件记录中文件处理信息的顺序写入磁盘。本发明打破了办公自动化系统文件归档存储时受应用平台的限制，实现了对办公自动化系统文件的有效归档管理，形成了一种通用的、可长期保存、被广泛查询使用的文件电子化保存方法，对文件档案电子化管理也具有指导意义，该方法最大限度减小对平台或专用阅读软件的依赖，降低办公自动化系统升级或淘汰后对文件的访问影响。

说明书

技术领域

本发明是属于计算机应用软件系统设计实现方法领域，也涉及文件归档 技术领域，尤其涉及一种办公自动化系统文件归档保存方法。

背景技术

随着科学技术的发展，办公自动化系统已成为现在办公文件处理的基本 平台，但现有技术中，各种办公自动化系统，在对各自的公文流转过程中产 生的文件记录进行归档处理，大多是简单的将各自的办公文件流程处理后的 最终文件归档保存起来，公文流转过程信息依然存放在数据库中，只能在各 自的办公自动化系统中进行查询，或者，进一步地，将各自的办公文件文档 流传过程归档存储在对应的原始系统中，并进行加密后归档存储。这种将公 文流传过程和公文文档归档存储的方法，对原始系统的依存度比较高，一旦 系统更新、升级或技术被淘汰等，其所归档存储的办公文件文档流传过程及 文件档案都会面临文件无法访问的风险，不利于文件电子档案的保存和利用。

发明内容

本发明解决的问题在于提供了一种办公自动化系统文件归档保存方法， 打破了办公自动化系统文档归档存储时受应用平台的限制，实现了对办公自 动化系统文件的有效归档管理，形成了一种通用的、可长期保存、被广泛查 询使用的文件档案电子化保存方法。

为了实现上述目的，本发明采用如下技术方案：

本发明提供了一种办公自动化系统文件归档保存实现方法，包括：

将办公自动化系统中公文流转过程的文件记录，按照公文流转过程的文 件记录中文件处理信息的顺序，转换成办公自动化系统通用格式文件；

将所述办公自动化系统通用格式文件，按照所述文件记录中文件处理信 息的顺序写入磁盘。

办公自动化系统接收用户查询公文流转过程的文件记录时输入的查询条 件；

办公自动化系统根据所述查询条件，查询数据库，查询出符合所述查询 条件的公文流转过程的文件记录；

办公自动化系统将所述查询出的公文流转过程的文件记录，按照查询出 的文件记录中文件处理信息的顺序，转换成办公自动化系统通用格式文件；

办公自动化系统将所述办公自动化系统通用格式文件，按照所述文件记 录中文件处理信息的顺序写入磁盘。

所述接收用户输入的查询文件记录的查询条件包括但不限于：

办公自动化系统接收用户查询文件记录时输入的文件名称；或

办公自动化系统接收用户查询文件记录时输入的文件年份、月份；或

办公自动化系统接收用户查询文件记录时输入的文件所属机构种类；或

办公自动化系统接收用户查询文件记录时输入的文件种类。

所述文件记录包括但不限于：处理人在系统中注册的信息、职位信息、 数字证书、计算机IP地址、MAC地址、处理时间或批审意见。

所述的办公自动化系统通用格式文件为标记语言格式文件。

所述标记语言格式文件为可扩展标记语言格式文件。

与现有技术相比，本发明具有以下有益的技术效果：

本发明提供了一种办公自动化系统文件归档保存实现方法，通过将查询 出的公文流转过程的文件记录，转换成办公自动化系统通用格式文件，并将 所述办公自动化系统通用格式文件，按照所述文件记录中文件处理信息的顺 序写入磁盘，来解决现有技术中的将公文流转过程的文件记录存储到原始系 统中，产生的对原始系统依存度较高的情况，该方法实现了将办公自动化系 统中需要归档的文件，从原系统中分离出来，完全不依赖于办公自动化系统， 打破了办公自动化系统文件档案存储时应用平台的限制，实现了对办公自动 化系统文件的有效归档保存管理，形成了一种通用的、可长期保存、被广泛 查询使用的文件电子化保存方法，对文件电子化管理也具有指导意义。

附图说明

图1示出了本发明实施例提供的一种办公自动化系统文件归档保存方法 程序设计框图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行 清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而 不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做 出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

在政府机关、企事业单位产生的文书档案需要对文件形成的过程、修改 内容、会签情况和最终文件进行归档保存，对请示、批复、通知、决议、纪 要等保存期限都是永久期限，由于对办公自动化系统产生的归档保存文件记 录需要做永久性保存，这种永久性的保存，一方面要考虑数据保存的安全性， 另一方面还要考虑数据的可用性，即不依赖于现有系统平台，在任何时间确 保文件能够被访问。所以，本发明提供的系统设计方法和程序框图可有效解 决这些问题。

本发明实施例提供的一种办公自动化系统文件归档保存方法，如图1所 示，包括：

S101、办公自动化系统接收用户查询公文流转过程的文件记录时输入的 查询条件。

其中，所述办公自动化系统接收用户输入的查询文件记录的查询条件包 括：办公自动化系统接收用户查询文件记录时输入的文件名称；或办公自动 化系统接收用户查询文件记录时输入的文件年份；或办公自动化系统接收用 户查询文件记录时输入的文件所属机构种类；或办公自动化系统接收用户查 询文件记录时输入的文件种类。

需要说明的是，本发明实施例的文件记录查询条件还可以为其它，本发 明对此不做限制。

此外，所述办公自动化系统可以为任何系统下安装的办公自动化系统， 例如，可以为windows操作系统下的办公自动化系统、也可以为UNIX操作 系下的办公自动化系统、或者，MAC操作系统下的办公自动化系统、或Linux 操作系统下的办公自动化系统等，本发明对此不作限制。

S102、办公自动化系统根据所述查询条件，查询数据库，查询出符合所 述查询条件的公文流转过程的文件记录。

其中，所述文件记录包括但不限于：处理人在系统中注册的信息、职位 信息、数字证书、计算机IP地址、MAC地址、处理时间、批审意见等。

此外，若办公自动化系统中的文件为政府机关、或企事业单位产生的文 件，则所述文件记录还可以包括：文件形成的过程、修改内容、会签情况和 最终文件；或者，还可以为请示、批复、通知、决议、记要等文件记录。需 要说明的是，该文件记录还可以为其它，本发明对此不作限制。

具体的，当查询条件为查询文件记录时输入的文件名称时，办公自动化 系统根据输入的文件名称，查询数据库，查询出符合用户输入的查询条件的 办公文件记录，即就是根据输入的文件名称查询出所要转换的文件记录，如 该文件的处理过程、修改的内容以及最终修改后的文档等。

需要说明的是，步骤S101~S102在用户不选择某个特定的文件记录进行 转换时，可以省略，即就是办公自动化系统可以不选择将那个办公文件记录 转换成办公自动化系统通用格式文件，而是将系统中存在的办公文件记录全 部转换成办公自动化系统通用格式文件，只是这样增加了操作复杂度，也可 能将一些不需要转换的办公文件记录转换成通用格式，增加了系统的工作量， 因此步骤S101~S102为本发明的优选实施例。

S103、办公自动化系统将所述查询出的公文流转过程的文件记录，按照 查询出的文件记录中文件处理信息的顺序，转换成办公自动化系统通用格式 文件。

办公自动化系统按照查询出的公文流转过程的文件记录中文件处理信息 的顺序，如按照处理人在系统中注册的信息、职位信息、数字证书、计算机 IP地址、MAC地址、处理时间、批审意见等顺序，将查询出的公文流转过 程的文件记录按顺序转换成办公自动化系统通用格式，这样可以在后期的使 用过程，如复制、保存或阅读时，不受系统平台的限制、从而确保了在任何 时候保存的办公自动化系统文件记录可以被访问。

进一步地，所述办公自动化系统通用格式文件为标记语言格式文件。

优选的，所述标记语言格式文件为可扩展标记语言XML格式文件；其 中，可扩展标记语言（eXtensible Markup Language，简称，XML），是一种 标记语言。标记是指计算机所能理解的信息符号，通过此种标记，计算机之 间可以处理包含各种信息的文章等。而如何定义这些标记，既可以选择国际 通用的标记语言，比如HTML，也可以使用像XML这样由相关人士自由决 定的标记语言，本发明对此不做限制。XML是从标准通用标记语言（SGML） 中简化修改出来的。它主要用到的有可扩展标记语言、可扩展样式语言 （XSL）、XBRL和XPath等，XML被广泛用来作为跨平台之间交互数据的 形式，主要针对数据的内容，通过不同的格式化描述手段（XSLT，CSS等） 可以完成最终的形式表达（生成对应的HTML，PDF或者其他的文件格式）。

需要说明的是，本发明实施例只是示例性的指出了办公自动化系统通用 格式文件的部分格式文件，其它通用的格式文件可以应用，本发明对此不作 限制。

S104、办公自动化系统将所述办公自动化系统可扩展标记语言XML格 式文件，按照所述文件记录中文件处理信息的顺序写入磁盘。

具体的，办公自动化系统将所述办公自动化系统通用格式按照处理人在 系统中注册的信息、职位信息、数字证书、计算机IP地址、MAC地址、处 理时间、批审意见等顺序写入磁盘，并将最终文件写入磁盘，从而形成一份 完整静态XML格式文件，通过将转化后文件记录的通用格式写入磁盘，来 打破读取文件记录时的系统平台限制、可方便对这些文件进行复制、转存、 按照档案管理规范进行后期管理。

本发明实施例提供了一种办公自动化系统文件归档保存方法，通过将办 公自动系统公文流转过程的文件记录，转换成办公自动化系统通用格式文件， 并将所述办公自动化系统通用格式按照所述文件记录中文件的顺序写入磁 盘，来实现以下有益效果：

1、将办公自动化系统中需要归档保存的内容，从原系统中分离出来，完 全不依赖于办公自动化系统，打破了办公自动化系统文档存储时应用平台的 限制，实现了对办公自动化系统文件的有效归档管理，形成了一种通用的、 可长期保存、被广泛查询使用的文件电子化保存方法，对文件电子化管理也 具有指导意义。

2、最大限度减小对平台或专用阅读软件的依赖，降低办公自动化系统升 级或淘汰后对文件的访问影响。

3、对产生的电子数据格式使用国际标准的文本格式，如TXT、XML等 格式。

4、以完全脱密方式保存。

5、所关联的附件也应符合目前国际标准通用的文本格式保存。

以上所述，仅为本发明的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限 于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，可轻易 想到变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。因此，本发明的保护 范围应以所述权利要求的保护范围为准。