PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI NEGERI : Studi Tentang Proses Penyelenggaraan Sistem Administrasi Akademik di IKIP Bandung dan Universitas Padjadjaran

摘要

Penelitian ini mengetengahkan judul : Studi TentangudPenyalenggaraan Sistem Administrasi Akademik DiudLingkungan Perguruan Tinggi Negeri. Penelitian iniuddfokuskan untuk mencari jawaban atas pertanyaan pokok,udyaitu : apakah sistem administrasi akademik yang dikembangkanudoleh IKIP Bandung dan UNPAD mampu memberikanuddukungan pelayanan bagi terselenggaranya proses pendidiudkan yang dituntut oleh lembaga ini secara efektif danudefisien. Penelitian ini menggunakan metoda deskriptifudanalitik dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan datauddilakukan dengan menggunakan teknik wawancara, observasiuddan studi dokumentasi. Sedangkan pengolahan dan analisisuddata dilakukan selama maupun setelah semua data yanguddiperlukan terkumpul dan bersifat tentatif.udDari hasil data sejak awal hingga setelah peneliudtian ini berakhir mengenai penyelenggaraan sistem adminudistrasi akademik yang dilaksanakan di IKIP Bandung danudUNPAD, kedua lembaga ini telah menyelenggarakan sistemudadministrasi akademik yang mengandung serangkaian kegiatan,udyang dimulai dari kegiatan seleksi mahasiswa baruudsampai dengan wisuda. Hingga penelitian ini berakhirudsistem administrasi akademik yang diselenggarakan padaudkedua lembaga ini tidak ada perubahan, baik yangudmenyangkut isi, urutan kegiatan maupun sistem kerjanya.udPenyelenggaraan sistem administrasi akademik diudIKIP Bandung diatur langsung oleh pusat, tetapi dalamudteknis operasional dibagi - bagi dengan fakultas atauudsatuan kerja lain yang diberikan tugas untuk menyelenggarakanudsistem administrasi akademik ini. , Keadaan iniudmerupakari* implikasi dari sistem kerja yang dikembangkanudoleh IKIP Bandung yang menganut sistem sentralisasi.udSedangkan di UNPAD, dalam pengaturan maupun dalam teknisudoperasional lebih banyak dilirapahkan pada masing-masingudfakultas. Keadaan ini merupakan implikasi dari sistemudkerja yang dikembangkan yaitu sistem desentralisasi.udDikembangkankannya sistem ini sebagai konsekuensi logisuddari makin berkembang dan kompleknya kegiatan adminisudtrasi akademik pada lembaga ini serta makin banyaknyaudjumlah mahasiswa dan dosen yang harus dilayani.udDikebangkannya sistem kerja sentralisasi, sepertiuddi IKIP Bandung dan desentraslisasi di UNPAD tidak lepasuddari berbagai permasalahan. Masalah atau hambatan yangudmuncul dari sistem sentralisasi adalah kemungkinanudjenjang organisasi atau birokrasi menjadi terlalu panjangudsehingga untuk menyelesaikan suatu masalahan atauudpeneylesaian suatu kegiatan membutuhkan waktu yangudrelatif lebih lama, terjadinya kekembaran atau tumpangudtindih dalam pelaksanaan pekerjaan, misalnya antaraudBagian Akademik BAAK dengan Sub Bagian Akademik Fakuludtas, terlalu banyak pejabat yang melapor kepada satuudorang atasan, beban kerja kemungkinan bertumpuk padaudsatu satuan kerja tertentu. Sedangkan dengan menggunakanudsistem desentralisasi tidak terciptanya keseragamanuddalam pengelolaan akademik secara menyeluruh dan secaraudinstitusional.udPenelitian ini juga mengungkap hal yang sangatudpenting bahwa dalam setiap prosedur penyelenggaraanudkegiatan - kegiatan dalam sistem administrasi akademikudditinjau dari segi keterlibatan dan aliran kerja melibatkanudsejumlah unit atau satuan kerja. Untuk itu dalamudsetiap pelaksanaan kegiatan memerlukan koordinasi danudkomunikasi. Koordinasi sebagai upaya menyatukan tindakan,udide, pemikiran, saran ke arah tujuan bersama belumudtercipta dengan baik hal ini sebagai akibat belum ditaatiudatau dipahaminya peraturan, prosedur, rencanaudkerja dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.udKeadaan ini juga disebabkan sebagai akibat adanya rintanganuddalam pelaksanaan komunikasi, yaitu berkenaanuddengan " tecnical problem " atau ketepatan dalam penyampaianudinformasi serta sikap atau perilaku paraudpelaksana yang kurang memperhatikan, membacadenganudcermat, dan mengingat isi pesan yang disampaikan sehinggaudkoordinasi tidak tercipta dengan baik, yang padaudgiliran kekeliruan atau gangguan dalam pelaksanaan tugasudtidak bisa dihindari.udDi samping itu juga dalam penelitian ini ditemukanud.hal-hal yang positif, yaitu bahwa dalam penyelenggaraanudsistem administrasi akademik, baik IKIP Bandung maupunudUNPAD komando datang dari satu orang sehingga akanudmemberikan kejelasan, kepastian bagi para pelaksanauddalam melaksanakan tugasnya. Selain itu juga komunikasiudvertikal tidak hanya terbtas dari atas ke bawah, tetapiudjuga dari bawah ke atas, baik berupa laporan maupunuddalam bentuk saran, ide yang berguna untuk menyempurnaanudpenyelenggaraan kegiatan ini.udBerkenaan dengan pengawasan dalam upaya menjagaudpenyimpangan atau penyelewengan dari rencana sertaudperaturan yang telah ditetapkan belum menunjukkan hasiludyang diharapkan, karena kegiatan pengawasan ini belumuddisertai dengan upaya tindak lanjut sebagai langkahuduntuk memperbaiki penyimpangan. Misalnya saja dalamudpenyelenggaraan sistem administrasi akademik di UNPADudberkaitan dengan pelaksanaan pengisian kartu rencanaudstudi, yaitu banyak mahasiswa yang tidak melakukanudkegiatan tidak sesuai dengan jadwal dan pihak Sub BagianudAkademik yang diberikan tugas untuk melaksanakan kegiaudtan tersebut tetap melayaninya, dosen yang tidak mengajarudsesuai dengan jadwal atau tidak nadir mengajar.udMasalah yang serupa juga terjadi di IKIP Bandung antaraudmenyangkut masalah kehadiran dosen dalam kuliah atauudpelaksanaan bimbingan studi, dimana untuk kasus-kasusudseperti ini belum ditetapkan sanksi-sanksi yang tepat.