Arealforvaltningssystem eller space management system blir ofte regnet som selve kjernen imoderne CAFM-system. Dette er dataverktøy som baserer seg på en kobling mellomplantegninger og en romdatabase. Systemet er godt egnet til å holde oversikten overleietakerfordelingen i en eiendomsportefølje. Leverandørene av slike verktøy tilbyr som oftesttilleggsfunksjoner som f. eks branndokumentasjon og renholdsplanlegging. Hovedfokuset idenne undersøkelse ligger på grunndataene, dvs. plantegningene for bygg.Hovedmålet for undersøkelsen er å identifisere kritiske suksessfaktorer i prosessen medinnsamling og digitalisering av plantegninger og andre grunndata til bruk i etarealforvaltningssystem.I oppgaven har CAFM-systemer og funksjonalitet som vanligvis ligger i slike system blittbelyst. Vanlige funksjoner i CAFM-system er blant annet arealforvaltning, drift ogvedlikehold, eiendomsdatabase, leietakerinformasjon, energioppfølging, renholdsplanleggingmed mer. Typiske prosesser knyttet til innføringen av CAFM-system har også blitt beskrevet,prosessene som i hovedsak har blitt belyst er: behovsanalyse, økonomisk vurdering,anskaffelsesprosess og implementering av data i systemene.Arealforvaltningssystem har også blitt nærmere beskrevet, innledningsvis med en generellbeskrivelse av arealforvaltningssystem og hvilken funksjonalitet som vanligvis ligger i slikesystemer. Videre har prosesser knyttet til datafangst i arealforvaltningssystem blitt noegrundigere belyst, ved å beskrive de vanligste prosessene knyttet til digitalisering ogimplementering av plantegninger i slike system. Hvilken metode man velger for datafangst tilarealforvaltningssystemet avhenger blant annet av størrelsen på organisasjonen og mengdenav tegninger som skal implementeres.For å danne et grunnlag for problemstillinger og utfordringer knyttet til datafangst ogimplementering av plantegninger i arealforvaltningssystem har det blitt arbeidet frem flerekritiske suksessfaktorer forbundet med slike prosesser. Disse faktorene har blitt knyttet oppmot spørsmålene som har blitt brukt i intervjuundersøkelsen.Eiendomsforvaltere fra ulike organisasjoner har blitt intervjuet, i tillegg har et utvalgrepresentanter fra ulike systemleverandører blitt intervjuet. Halvparten av intervjuene erbasert på personlige intervju mens den andre halvdelen er basert på intervju svart via telefon.Intervjuene var basert på semi-strukturert metodikk, dette vil si at intervjuet var basert på etskjema med standard spørsmål i tillegg til å ha en åpen intervjudel med basis ihovedspørsmålene i undersøkelsen.Med bakgrunn i intervjuene og teoristudiet i denne undersøkelsen kan kritiske suksessfaktorerknyttet til prosessen med innsamling og digitalisering av plantegninger og andre grunndata tilbruk i et arealforvaltningssystem: oppsummeres med følgende:- Ved anskaffelse av et arealforvaltningssystem må man ta en avgjørelse om hvilkenfunksjonalitet man vil ha for tegningsdatabasen i systemet. Ønsker man tegninger som det ermulig å knytte til informasjon på romnivå og muligheten for å hente informasjon ut frategningen på romnivå eller nøyer man seg med et bilde av plantegningen for bygget. Dette eravgjørende faktorer for arbeidsomfanget og kostnaden i det videre arbeidet medimplementering av tegninger i systemet.- For arealforvaltningssystemet er det viktig å legge seg på riktig nivå for hvilke tegningersom skal overføres i systemet(eksempelvis plantegninger for bygget), dette for atdatamengden skal være overkommelig. Intervjuene viser at det stort sett er tatt utgangspunkt ias-built tegninger for byggene når dataene har blitt samlet inn i systemet. Noen har tatt medytterligere tegninger som elektro, ventilasjon osv, men disse tegningene er vanskelig å holdeàjour i forhold til endringer- Dersom en organisasjon ikke har tilfredsstillende system på digitale tegninger og ønsker å fåpå plass et system for dette bør datainnsamlingen/ digitaliseringen skje som et større prosjekt,slik at arbeidet ikke blir for oppstykket. Det er i tillegg viktig at det settes av tilstrekkeligøkonomiske ressurser til arbeidet med CAFM- / Arealforvaltningssystem.- Eiendomsforvaltere bør ha egne ressurspersoner i sin organisasjon med ansvar for CAFMsystemog tegninger. Det er i tillegg viktig å gi tilstrekkelig opplæring til de ansatte for atsystemet skal bli brukt.- Organisasjonen bør ha rutiner for oppdatering og endringer i tegninger. Det er viktig at allebygningsmessige endringer blir meldt inn til den som har ansvar for oppdatering avtegningene. I tillegg bør man sette inn nok ressurser til å følge opp alle oppdateringer.Som en oppsummering av kritiske suksessfaktorer ble det konkludert med følgende bestepraksis for innføring og bruk av arealforvaltingssystem:Innføring av arealforvaltningssystem skjer stort sett i sammenheng med anskaffelse av etCAFM-system. Ved anskaffelse av systemene bør man først kartlegge hvilke oppgaver mantrenger system for i organisasjonen, dette for å få den funksjonaliteten man ønsker i systemet.Videre når man har fått på plass systemet og skal legge inn tegninger må man avgjøre hvasom skal legges inn og kompleksiteten i det som skal legges inn.Når grunndataene er på plass i systemet og det er klart for å brukes må brukerne få nødvendigopplæring. Organisasjonen bør ha en systemansvarlig som følger opp brukerne og som itillegg har kontakt opp mot systemleverandøren. Organisasjonen bør også sørge for å harutiner for å holde tegningene oppdatert i arealforvaltningssystemet.
展开▼
