Desde la creación de las primeras universidades en nuestro país, específicamente la Universidad Central de Venezuela (en adelante UCV), el archivo universitario ha estado adscrito a la Secretaría de esta institución. Así lo reflejan las constituciones de 1698 del Colegio Seminario, de 1727 de la Universidad de Caracas y el Auto rectoral de 1725 (Navas, 2004, pp 43 – 50). Entre otras obligaciones, el secretario de la universidad tenía la tarea de expedir los certificados, asentar en libros los diferentes actos, llevar los libros de cursos, matrícula, claustro, oposición, visitas, entre otros, así como también la conformación de los expedientes de los estudiantes y la custodia del Archivo; hoy día estas funciones permanecen con atribuciones adicionales. En este contexto, la siguiente comunicación tiene como objetivo presentar una propuesta para el desarrollo de un sistema de archivo y gestión de documentos que contribuya a la modernización, eficacia y eficiencia de la gerencia universitaria. La investigación en cuestión, se sustenta en un informe diagnóstico realizado por la Comisión de Archivo de la Institución y teorías relacionadas con el dise?o de sistemas de archivo y gestión de documentos. Entre las principales conclusiones y recomendaciones se destacan el desarrollo de la propuesta en conjunto con los diferentes servicios de archivo de la institución, incluir el proyecto en el Plan Estratégico que lleve a cabo las Autoridades Universitarias de la institución, intervención del archivólogo en todas las fases del proyecto, establecimiento de planes de cooperación con organismos nacionales e internacionales para la consolidación del sistema de archivístico del país, etc.
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