一种自动化企业报账管理系统及其管理方法

摘要

本发明公开了一种自动化企业报账管理系统及管理方法，包括客户端及服务器；客户端用于设置用户账号、用户基本信息、用户权限及用户报销权限并上传服务器；用户通过用户账号登陆客户端，上传报销凭证；服务器用于提取报销凭证中的信息及用户基本信息填入电子报销单，并对电子报销单进行审核、验证通过后，调用支付模块进行支付。从而避免了报账手续麻烦，财务人员工作量大，不对原始票据进行真伪验证的问题；方便上司领导或总公司真实了解下属以及分公司的真实账目情况。

说明书

技术领域

本发明设计自动化管理系统，特别设计企业管理系统。

背景技术

会计凭证可以记录经济业务的发生和完成情况，为会计核算提供原始依据；可以检查经济业务的真实性、合法性和合理性，为会计监督提供重要依据；可以明确经济责任，为落实岗位责任制提供重要文件；可以反映相关经济利益关系，为维护合法权益提供法律证据；可以监督经济活动，控制经济运行。

会计凭证按其编制程序和用途的不同，分为原始凭证和记账凭证，前者又称原始票据或者单据，是在经济业务最初发生之时即行填制的原始书面证明，如销货发票、款项收据、差旅发票等。后者又称记账凭单，是以审核无误的原始票据为依据，按照经济业务的事项的内容加以归类，并据以确定会计科目分类后所填制的会计凭证。会计凭证应定期装订成册，防止散失。会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。且需要长时间的保存。这种纸质化的长期保存，不利于环保，也不利于保存，更不利于查找。

随着财务管理软件和办公自动化软件逐渐在企业普及。企业一般在费用报销时，一般通过办公自动化软件填写费用报销单，费用报销单经审核通过后，将费用报销单打印出来和原始票据送给财务人员进行记账、付款。财务管理软件和办公自动化软件不能相互通信，不能数据共享。财务人员在审核费用报销单时都是采用人力审核，财务人员工作量大。准确度也因为巨大的工作量而下降。财务人员不仅需要对每个原始票据逐个进行审核，而且还需要根据原始票据记账、分类，制作记账凭证、打印记账凭证封面，并对记账凭证进行装订。目前，由于工作量大，财务人员一般不会对原始票据真伪进行查询。而原始票据的真伪验证是及其重要的，报账时不对原始票据进行有效验证将造成很大的安全隐患。

同时对于具有多家分公司的企业而言，对于分公司的账目管理只能通过财务人员上报信息来得知。而通过上报信息并不能及时了解各公司的财务状况。容易造成财务数据作假的情况。

综上所述，现有技术中的报账模式存在报账手续麻烦，财务人员工作量大，不对原始票据进行真伪验证，以及上司领导或总公司无法真实了解下属以及分公司的真实账目情况的问题。

发明内容

本发明提供一种自动化企业报账管理系统及其管理方法，实现自动化企业报账功能。

一种自动化企业报账管理系统，包括：客户端及服务器；

所述客户端用于设置用户账号、用户基本信息、用户权限及用户报销权限并上传服务器；用户通过用户账号登陆客户端，上传报销凭证；

所述服务器用于提取报销凭证中的信息及用户基本信息填入电子报销单，并存储报销凭证；所述报销凭证中的信息包括购买方信息、密码区信息、货物或应税劳务/服务名称、价税合计金额以及销售方信息；所述购买方信息包括名称及纳税人识别号，所述销售方信息包括名称、纳税人识别号；所述用户基本信息还包括用户姓名、用户收付款信息以及报销日期；

所述服务器还用于对密码区信息进行真伪验证，若验证不通过，向用户下发凭证验证失败信息；若验证通过，服务器生成电子报销单，并调用该用户报销权限对电子报销单进行审核，用户报销权限包括报销项目以及报销额度；若报销单内容超出用户报销权限，向用户下发超出报销权限通知；若审核通过，下发电子报销单等待用户确认，用户确认后，自动调用支付模块根据用户收付款信息进行报销，并将支付信息下发用户；

所述服务器还用于采集报销信息并列表存储，所述报销信息包括货物或应税劳务/服务名称、报销人以及报销金额；

所述服务器还包括领导审核模块，并预设特别报销信息；服务器对电子报销单进行审核后，若发现该笔报销属于特别报销，则向领导审核模块下发该电子报销单，待领导进行确认签章后再进行报销；所述预设的特别报销信息包括特殊用户信息、特殊报销项目信息以及报销额度信息。

具体的，还包括用户分组模块；

所述用户分组模块用于将用户按照部门、组别或分公司进行分组管理，对应用户权限的用户通过客户端查看所有部门、组别或分公司的报账情况，所述报账情况包括报销信息列表。

进一步的，所述客户端还用于当出现多人出差时，有用户权限的用户设置临时出差用户账号，所述临时出差用户账号包括基本账号登陆信息、出差小组人员信息及预支权限信息；用户根据该账号登陆后，提出出差费用预支请求；服务器根据预支权限审批预支请求，通过审批后，调用支付模块向用户指定的出差组内成员支付预支款；

出差结束后，用户登陆临时出差用户账号上传报销凭证，服务器提取报销凭证信息，生成电子报销单；服务器对出差小组内成员的报销项目进行合并，对报销额度进行累加生成出差小组报销权限，使用该出差小组报销权限对电子报销单进行审核，若报销单内容超出出差小组报销权限，向用户下发超出报销权限通知；若审核通过，下发电子报销单等待用户确认，用户确认报销金额后，向出差小组内成员分配报销金额，形成支付报表，上传至服务器；服务器调用支付模块根据支付报表支付报销金额。

具体的，还包括第三方软件对接模块；

所属第三方软件对接模块，用于对接第三方应用软件，在权限范围内从第三方应用软件获取用户所需信息。

一种自动化企业报账管理系统的管理方法，包括以下步骤：

步骤1，管理员用户通过客户端设置用户账号、用户基本信息、用户权限及用户报销权限并上传服务器；

步骤2，用户通过用户账号登陆客户端，上传报销凭证；服务器提取报销凭证中的信息及用户基本信息填入电子报销单，并存储报销凭证；所述报销凭证中的信息包括购买方信息、密码区信息、货物或应税劳务/服务名称、价税合计金额以及销售方信息；所述购买方信息包括名称及纳税人识别号，所述销售方信息包括名称、纳税人识别号；所述用户基本信息还包括用户姓名、用户收付款信息以及报销日期；

步骤3，服务器对密码区信息进行真伪验证，若验证通过进入步骤4，否则，向用户下发凭证验证失败信息；

步骤4，服务器生成电子报销单，调用该用户对应的用户报销权限对电子报销单进行审核，用户报销权限包括报销项目以及报销额度；若审核通过，下发电子报销单等待用户确认，用户确认后，自动调用支付模块根据用户收付款信息进行报销，并将支付信息下发用户；否则，向用户下发超出报销权限通知；

步骤5，服务器采集报销信息并列表存储，所述报销信息包括货物或应税劳务/服务名称、报销人以及报销金额。

具体的，所述步骤3中，密码区信息验证通过后，服务器对电子报销单进行审核，若该笔报销属于预设的特别报销，则向领导审核模块下发该电子报销单，待领导进行确认签章后再进行报销；所述预设的特别报销包括预设特殊用户信息、预设特殊报销项目信息以及报销额度信息。

具体的，所述步骤1中，管理员将用户按照部门、组别或分公司进行分组管理，对应用户权限的用户通过客户端查看所有部门、组别或分公司的报账情况，所述报账情况包括报销信息列表。

进一步的，还包括以下步骤：当出现多人出差时，管理员用户设置出差用户账号，所述临时出差用户账号包括基本账号登陆信息、出差小组人员信息及预支权限信息；

用户登陆临时出差用户账号后，提出出差费用预支请求；服务器根据预支权限审批预支请求，通过审批后，调用支付模块向用户指定的出差组内成员支付预支款；

出差结束后，用户登陆临时出差用户账号上传报销凭证，服务器提取报销凭证信息，生成电子报销单；服务器对出差小组内成员的报销项目进行合并，对报销额度进行累加生成出差小组报销权限，使用该出差小组报销权限对电子报销单进行审核，若报销单内容超出出差小组报销权限，向用户下发超出报销权限通知；若审核通过，下发电子报销单等待用户确认，用户确认报销金额后，向出差小组内成员分配报销金额，形成支付报表，上传至服务器；服务器调用支付模块根据支付报表支付报销金额。

进一步的，所述步骤2中用户通过第三方软件对接模块调用第三方软件，获取第三方软件中的电子报销凭证，上传本系统。

附图说明

过阅读下文优选实施方式的详细描述，各种其他的优点和益处对于本领域普通技术人员将变得清楚明了。附图仅用于示出优选实施方式的目的，而并不认为是对本发明的限制。而且在整个附图中，用相同的参考符号表示相同的部件。在附图中：

图1为本发明实施例中自动化企业报账管理方法的方法流程图。

具体实施方式

实施例1

本例中的自动化企业报账管理系统，包括：客户端及服务器。用户通过客户端设置用户账号、用户基本信息、用户权限及用户报销权限，并上传服务器。其中，用户账号可以根据公司成员具体信息进行设立，保证一人一个专属账号，可有管理员设置；为保证安全，在管理员设置用户账号时，可以设置初始密码。管理员设置的不同的账号中，根据账号实际使用者设立不同的用户基本信息，例如姓名，所属部门，职位等等。每个账号根据实际使用者的实际情况对应不同的用户权限，例如：财务部门工作人员的用户权限与行政部门、开发部门等所涉及到的用户权限是不同的，财务部门可以根据公司实际运行状况可以设置其具有查看全公司员工的工资及奖金情况的权限，而其他部门工作人员不享有此权限。

为了方便用户，用户权限的设置可以根据部门对应权限设置，不同部门成员对应不同权限组；例如财务部门所有成员队员权限组1，权限组1包括权限1、权限2……权限n等；其中权限1、权限2……权限n均为独立的权限，如权限1为查看用户基本信息，权限2为修改基本信息，权限3为修改用户密码等等，具体权限内容可以根据实际使用情况由管理员设置。同上，也可以根据职位设置权限，不同职位对应不同的权限组，设置方法与上述权限组1设置方法一致，此处不赘述。为了更方便的使用，亦可以给任意一个用户分别设立不少于一个的独立的权限。为提升用户体验，在系统中，预设有不同的独立权限以及权限组，管理员赋予权限时，可以通过勾选预设的权限选项赋予使用权限，也可以根据自身需求自行设置所需用户权限。

众所周知，每个企业中的工作人员根据其岗位，职位会对应不同的报销等级。如经理级别的员工出差住宿可以报销五星级宾馆的住宿费用、飞机商务舱的费用；而普通员工只能报销三星级宾馆的费用，经济舱费用等。在现有的报账系统以及人工报账方式中，都需要财务人员对报销员工的报销权限进行人工审核后才能正确报账。在人员众多，职位纷杂的大型企业中，这一工作步骤较为繁杂，即占用大量人力又非常容易出错。而使用本例中的自动化报账系统可以完全解决这一问题。管理人员可以预设用户的报销权限，报销权限设置的方式类似于用户权限的设置。系统中可以预设不同的报销权限，例如：总经理报销权限组，部门负责人报销权限组，普通员工报销权限组等等。每个权限组中的独立权限可以根据需求进行增减以及另行设置。独立权限包括但不限于住宿报销权限，交通报销权限，餐饮报销权限，培训报销权限等等。管理员即可以给每个用户设置对应的报销组，亦可以根据具体需求赋予独立的报销权限。

管理员设置好用户账号后分配好用户使用权限以及报账权限后，分派给对应用户使用。在使用时，用户通过用户账号登陆客户端，并在管理员已赋有的使用权限中合理使用本系统。当用户需要进行报账时，填写电子报账单。关于电子报账单的填写，用户有报销凭证的，上传报销凭证，系统提取报销凭证中的信息及用户基本信息填入电子报销单，并存储报销凭证。报销凭证中的信息包括购买方信息、密码区信息、货物或应税劳务/服务名称、价税合计金额以及销售方信息；所述购买方信息包括名称及纳税人识别号，所述销售方信息包括名称、纳税人识别号；所述用户基本信息还包括用户姓名、用户收付款信息以及报销日期。电子报账单即可自动生成，无需像目前报销费用时，需要手动填写大量信息，手动粘贴报销凭证。而在粘贴凭证时，因为格式不符合要求，很难修改，浪费时间浪费人力。而本例中系统自动生成的电子报账单，快速便捷，准确无误，具有高效率、高准确率的优点。由于报账要求不同，本发明对电子报账单的格式与内容不作限制，可以根据公司报销要求自行设置所需内容。当报销凭证不止一张时，逐个处理后，整合总报销金额。同时对报销凭证的验证保证了财务安全。

同时，在现实生活中，员工进行报销时，财务并未对报销凭证进行真伪验证，导致了一定的财务漏洞，为财务安全带来了隐患。为了解决这一问题，本例中，系统会对密码区信息进行真伪验证，若验证不通过，向用户下发凭证验证失败信息，告知报销凭证存疑，终止报销。只有在报销凭证通过验证后，系统才生成电子报销单。

生成电子报销单后，系统自动调用该用户报销权限对电子报销单进行审核。例如员工A上传了住宿报销凭证、交通报销凭证以及餐饮报销凭证，系统分别生成电子报销单后，可以将三个电子报销单进行整合后再验证用户报销权限，也可以分别验证。系统验证方式包括但不限于提取电子报销单中的报销项目以及报销额度。如：报销权限中A员工无餐饮报销权限，系统进行对比验证后，通知A员工，餐饮报销不被通过。报销权限中A员工有交通报销权限，且额度为200元，而员工A上传的报销凭证中要求报销400元，系统下发通知告知A员工只能报销200元，则A员工可以根据系统提示，修改电子报销单中的报销凭证以及报销金额。具体修改方式可以根据法律强制性规定在系统中进行预先设置。若审核通过，下发电子报销单等待用户确认，待用户确认后，自动调用支付模块根据用户收付款信息进行报销，并将支付信息下发用户。无需用户等待，无需用户多次与财会人员询问、接触。减少了财务人员大量的人力工作，让用户报销更加简单、直观、快速。无需用户去向财务人员了解报销情况，可以在系统上直观的了解报销进度。无需自行检验用户自身是否有报销权限，极大的减少了报销错误的发生。

为了方便管理，系统可以采集报销信息并列表存储，所述报销信息包括货物或应税劳务/服务名称、报销人以及报销金额。方便管理者查看，一目了然，也并不另外占用人力节约人力成本，用户体验佳。具体列表方式可以由管理员在系统中按照实际需求进行预设。如按照时间线，按照部门管理等等。

每个公司对于一些特殊的报销都有特别的报销流程，如一些特殊项目需要经过多位领导进行签字后才能报销，如董事长报销无权限设置，如超出一定额度的报销需要多重审核等等。这些报销方式复杂，且，普通员工对特殊的报销环节并不了解，会导致报销程序出错，需要多次进行修改对接，浪费人力，影响报销进度。针对这一问题，本例中，系统还设置领导审核模块，并预设特别报销信息；服务器对电子报销单进行审核后，若发现该笔报销属于特别报销，则向领导审核模块下发该电子报销单，待对应领导进行确认签章后再进行报销；所述预设的特别报销信息包括特殊用户信息、特殊报销项目信息以及报销额度信息。具体的特殊报销流程可以根据公司组成的现状，由管理员用户自行设定，系统中也可以预设一些常用的特殊报销方式，以便供用户进行勾选设置，提高用户体验。

具体的，使用报账系统后，不再需要财务人员直接对接每一笔报销账目，那么财务人员如何把控整个公司的报销情况呢？为了解决这一问题，本系统中设置了用户分组模块；管理员用户可以在这一模块中将用户按照部门、组别或分公司进行分组管理；这样做的好处是一方面便于按部门、按组别的管理。比如，将公司人员分为多个部门组，每一个部门组有一个负责人，那么对于这一负责人的用户使用权限可以根据管理需求进行多项赋予，方便该管理人管理部门成员。系统在采集报销信息并列表存储制作报销信息列表，即可以按照时间线统一列表，也可以根据实际需求，根据预设的列表需求进行列表；还可以按照分组管理的信息进行分组列表；在不增加人力成本的情况下就可以方便分组中的部门负责人统一查看。而报销信息列表可以根据实际情况，对相应有权限的用户开放。

在集团用户中，这一分组管理方式至关重要，总公司与分公司之间的账目情况可以通过本系统实时、直接的查看。总公司财务人员无需等待分公司的财务上报即可实时掌握分公司财会情况。本系统也不仅仅只用于报账，还可以用于其他类型的财务管理。

现实生活中，存在报销难度的往往在于多人出差的时候，此时，报销凭证往往有重合，一起出差的人员的报销权限也不一致。针对这一问题，本例中提供的系统，当出现多人出差时，有用户权限的用户设置临时出差用户账号。临时出差用户账号的设置方式可以由管理用户根据公司实际需求进行设置，也可以在系统中预先设置供用户勾选设置。

具体的，临时出差用户账号包括基本账号登陆信息、出差小组人员信息及预支权限信息。当出差实时发生后，设置好临时出差用户账号，用户根据该账号登陆后，可以根据公司实际管理情况提出出差费用预支请求。针对预支请求的审核，系统中预设预支权限，当系统接受到预支请求后，根据预支权限审批预支请求，通过审批后，调用支付模块向用户指定的出差组内成员支付预支款。即出差小组内成员可以推选一人进行出差预支与报销的手续办理。

出差结束后，出差小组指定的成员登陆账号上传报销凭证，服务器提取报销凭证信息，生成电子报销单；服务器对出差小组内成员报销权限中的报销项目进行合并，对报销额度进行累加生成出差小组报销权限，使用该出差小组报销权限对电子报销单进行审核，若报销单内容超出出差小组报销权限，向用户下发超出报销权限通知，用户根据实际情况对报销凭证进行修改。若审核通过，下发电子报销单等待用户确认，用户确认报销金额后，可以根据出差中的实际情况，向出差小组内成员分配报销金额，形成支付报表，上传至服务器。服务器调用支付模块根据支付报表支付报销金额。若小组内成员报销权限一致，则可以不对报销金额进行实际分配，系统直接将报销金额进行平均分配给每一个成员用户。为了进一步提高用户体验，在下发电子报销单等待用户确认，用户确认报销金额后，可以根据小组内用户的报销金额权限进行比例划分报销金额，并将该金额信息下发用户确认，确认无误后直接根据该划分信息，调用支付模块报销金额。这样，无特殊情况，用户可以不自行对报销金额进行组内划分。当然，在特殊的情况下，小组的报销权限可以由管理员根据实际情况自行预设。例如，临时提高报销额度，临时给予更多的报销项目权限等等，自行设置小组权限更加人性化，方便化。无论小组成员之间的报销权限如何复杂、如何变化，只需要一个成员的简单操作，报账系统即可以向每个出差人员下发其应得的报销金额。不需要每一个成员都去报销，也无需报销后小组成员相互之间互相转账来获取自己的报销金额，简单快捷。

如今，网络科技高速发展，人们无需出门即可办理很多事项，如在携程、美团等等APP上定机票、订酒店并获取电子发票。这种情况下，如何更便捷的获取电子报销凭证，是系统要解决的问题。本发明系统中配置第三方软件对接模块，方便用户在使用时权限范围内调用第三方软件中的信息，例如：预定的机票信息、预定的酒店信息、预定的餐饮信息等等，以及他们所对应的电子报销凭证。无需用户自行申请得到报销凭证后，再次上传本系统，进一步的减少了工作量，更加方便快捷。

实施例2

为了进一步说明本发明，参照实施例1，本例将结合图1具体描述自动化企业报账管理系统的管理方法。

步骤1，在系统使用初始阶段，企业用户中负责管理系统的员工作为管理员用户，通过客户端设置用户账号、用户基本信息、用户权限及用户报销权限并上传服务器。其中，为了方便企业管理，所设置的用户账号、用户基本信息应与企业员工一一对应，包括但不限于姓名，所属部门，职位等等。为了使用安全，可以预设密码。待下发用户使用后，用户可以根据自身习惯修改密码。为了方便管理，管理员用户可以将用户按照部门、组别或分公司进行分组管理，这样可以方便对应用户权限的用户通过客户端查看所有部门、组别或分公司的报账情况，方便管理。

步骤2，下发用户使用后，用户通过用户账号登陆客户端使用本系统。需要报销时，向系统上传报销凭证。其中，上传报销凭证可以通过上传电子发票，也可以通过上传纸质发票的照片来完成。而现在，网络科技高速发展，人们无需出门即可办理很多事项，如在携程、美团等等APP上定机票、订酒店并获取电子发票。这种情况下，用户可以在权限范围内调用第三方软件获取信息，例如：预定的机票信息、预定的酒店信息、预定的餐饮信息等等，以及他们所对应的电子报销凭证。无需用户自行申请得到报销凭证后，再次上传本系统，进一步的减少了工作量，更加方便快捷。步骤3，服务器接收到报销凭证后，提取报销凭证中的信息及用户基本信息填入电子报销单，并存储报销凭证。并对密码区信息进行真伪验证，若验证通过进入步骤4，否则，向用户下发凭证验证失败信息；密码区信息验证通过后，服务器对电子报销单进行审核，若该笔报销属于预设的特别报销，则向领导审核模块下发该电子报销单，待领导进行确认签章后再进行报销；所述预设的特别报销包括预设特殊用户信息、预设特殊报销项目信息以及报销额度信息。

步骤4，服务器生成电子报销单，调用该用户对应的用户报销权限对电子报销单进行审核，用户报销权限包括报销项目以及报销额度；若审核通过，下发电子报销单等待用户确认，用户确认后，自动调用支付模块根据用户收付款信息进行报销，并将支付信息下发用户；否则，向用户下发超出报销权限通知，进入步骤5。

步骤5，服务器采集报销信息并列表存储，所述报销信息包括货物或应税劳务/服务名称、报销人以及报销金额。

特别的是，当出现多人出差时，管理员用户设置出差用户账号，所述临时出差用户账号包括基本账号登陆信息、出差小组人员信息及预支权限信息；用户根据该账号登陆后，提出出差费用预支请求；服务器根据预支权限审批预支请求，通过审批后，调用支付模块向用户指定的出差组内成员支付预支款；出差结束后，用户登陆账号上传报销凭证，服务器提取报销凭证信息，生成电子报销单；服务器对出差小组内成员的报销项目进行合并，对报销额度进行累加生成出差小组报销权限，使用该出差小组报销权限对电子报销单进行审核，若报销单内容超出出差小组报销权限，向用户下发超出报销权限通知；若审核通过，下发电子报销单等待用户确认，用户确认报销金额后，向出差小组内成员分配报销金额，形成支付报表，上传至服务器；服务器调用支付模块根据支付报表支付报销金额。对于出差小组的账号设置规则与权限设置规则参考实施例1。这样可以保证，无论小组成员之间的报销权限如何复杂、如何变化，只需要一个成员的简单操作，报账系统即可以向每个出差人员下发其应得的报销金额。不需要每一个成员都去报销，也无需报销后小组成员相互之间互相转账来获取自己的报销金额，简单快捷。

以上已经描述了本发明的各实施例，上述说明是示例性的，并非穷尽性的，并且也不限于所披露的各实施例。在不偏离所说明的各实施例的范围和精神的情况下，对于本技术领域的普通技术人员来说许多修改和变更都是显而易见的。本文中所用术语的选择，旨在最好地解释各实施例的原理、实际应用或对市场中的技术改进，或者使本技术领域的其它普通技术人员能理解本文披露的各实施例。