企业科技档案管理的改革与创新——基于前端控制的现代科技档案管理体系研究

摘要

目前，企业科技档案管理存在管理分散，利用困难，数字化程度低的现状，随着社会的发展和技术的进步以及公众档案意识的逐步增强，数字化、信息化已成为不可逆转的大趋势，数字化档案随之激增。在电子文件的管理环境下，电子文件的真实性、完整性、长久可读性受到了巨大的挑战，面对数字化文档的易逝性、异变性、信息及其载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点，要保证数字文件的真实完整和准确有效，档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理工作中，从文档生成的源头上进行控制，保证电子文件归档后档案的真实有效和凭证价值，使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。科技档案的前端控制就是将原来档案管理的“后控制”手段提到了最前端，主张在“文件尚未形成之前采取行动”，其实质就是档案部门介入管理的时机问题。主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制，尽可能地把电子文件全程管理的所有要求设计在系统之中，从而把设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。前端控制是对整个管理过程中的目标和规划进行系统分析、科学整合，并需要将可能在文件形成阶段实现的管理功能尽量在这个阶段实现。